#033 – Narzędziówka w pracy zwinnej

Narzędzia w pracy zwinnej – które rozwiązania fizyczne i elektroniczne przydadzą się Scrum Masterowi, Agile Coachowi i całemu zespołowi zwinnemu? Poznaj pięć aspektów, które uznaliśmy za najbardziej istotne w tym temacie.

Zobacz wersję wideo:

Dyskusje o narzędziówce:

Pięć najważniejszych elementów narzędziówki w pracy zwinnej:

  • 02:02 – Uporządkowane środowisko pracy w zespole.
  • 08:58 – efektywne zarządzanie czasem.
  • 15:50 – wizualne zarządzanie spotkaniem.
  • 24:26 – wykorzystanie najnowszych trendów w narzędziach.
  • 31:17 – użycie narzędzi elektronicznych w poprawny sposób.

Daj nam znać co sądzisz o tym odcinku

Transkrypcja odcinka

Kuba: Dzisiejszy odcinek będzie trochę inny, bo po raz pierwszy nagrywamy z Jackiem ze swoich domów, a nie z samochodu, natomiast zajmiemy się tematem narzędzi – czy też narzędziówki – w pracy zwinnej. Często w pracy zwinnej duży aspekt kładzie się na tematy międzyludzkie, na tematy dużych struktur, skalowania, pewnych technik pracy – my chcemy trochę teraz zejść na poziom bardzo przyziemny, konkretnych narzędzi, konkretnych fizycznych narzędzi, narzędzi elektronicznych, które mogą być przydatne w pracy Scrum Mastera, Agile Coacha czy w pracy całego zespołu zwinnego.

Jacek: Jak myśleliśmy sobie o tym odcinku, to wyobraziliśmy sobie taką sytuację, że wchodzimy do firmy, wchodzimy do jakiegoś konkretnego pomieszczenia i widzimy w akcji jakąś osobę, która pracuje w środowisku zwinnym – to może być jakiś lider, to może być Scrum Master, to może być Agile Coach i zgodziliśmy się co do tego, że jesteśmy w stanie na pierwszy rzut oka zobaczyć, czy ktoś dysponuje – nazwaliśmy to sobie – „narzędziówką”, czy tych narzędzi i tej takiej płynności w pełnieniu swojej roli mu brakuje. No i wyodrębniliśmy pięć takich podstawowych aspektów, które uznaliśmy po prostu za istotne i po tych aspektach dzisiaj przejdziemy.

Kuba: Te pięć aspektów, które będą osią tego odcinka, to: uporządkowane środowisko pracy zespołu, efektywne zarządzanie czasem, wizualne zarządzanie czy też zmoderowanie spotkania, wykorzystywanie najnowszych trendów w narzędziach i użycie narzędzi elektronicznych w poprawny, optymalny sposób.

Jacek: Pierwszym punktem jest uporządkowane środowisko pracy w zespole. Kiedy definiowaliśmy ten punkt, mieliśmy na myśli w szczególności zapewnienie pewnego rodzaju porządku i przejrzystości – jeśli chodzi o wszelkiego rodzaju artefakty, które wytwarza i kolekcjonuje zespół. Takim pierwszym przykładem takiego artefaktu to jest na przykład sensownie zebrana i w sensowny sposób przedstawiona wizja produktu. Narzędzi do uchwycenia wizji produktu jest cała masa, to może być forma bardziej opisowa, to może być forma bardziej wizualna, natomiast samo zapewnienie, że ta wizja została stworzona i że ta wizja jest dostępna w przestrzeni zespołu, jest takim pierwszym pozytywnym sygnałem, że te rzeczy, które dla zespołu są istotne, one faktycznie po prostu są przygotowane i są dostępne dla zespołu.

Kuba: I ja powtórzę czy wzmocnię ten akcent na tą dostępność dla zespołu, bo to jest dosyć oczywiste, że te rzeczy powinny powstawać – jak nie powstają, to jest oddzielny problem, ale nawet jeśli już powstają, to to często staje się pułkownikiem, czyli przygotowaliśmy wizję produktu, Product Owner ją zapisał u siebie na dysku, koniec. Albo zrobiliśmy zdjęcie i mamy ją w pamięci telefonu – nic z tym dalej się nie dzieje. Natomiast takie rzeczy, zwłaszcza jak wizja produktu, to są świetne takie materiały czy takie artefakty, które powinny z zespołem cały czas być, żeby móc się do nich odwołać, wrócić do nich na kolejnych planowaniach, być może mieć ze sobą na review, żeby to był jakiś punkt odniesienia, to był jakiś taki plakat, który opisuje to, co robimy, to, jak funkcjonujemy, po co w ogóle istniejemy jako zespół, bo mamy za zadanie zrealizować tą wizję, którą sobie kiedyś tam ustaliliśmy. I im bardziej ta wizja jest gdzieś schowana – właśnie na jakimś folderze, na jakimś dysku, w jakiejś pamięci narzędzia elektronicznego, tym bardziej jest niedostępna i zespół w ogóle nawet nie ma szansy do tego wrócić, a zwłaszcza tak wrócić spontanicznie, w toku normalnej, zwykłej pracy.

Jacek: I to de facto może zarówno występować to uporządkowanie w takiej formie fizycznej, czyli w sytuacji, w której zespół pracuje na wspólnej przestrzeni, większość zespołu w tej przestrzeni po prostu przebywa, ale takie samo uporządkowanie też może występować w narzędziach online’owych. Czyli, znów, poukładanie tych wszystkich rzeczy, o których już dotychczas powiedzieliśmy (zaraz damy jeszcze parę innych przykładów), no, też jest taką oznaką, że ktoś nad tym panuje i tu chyba warto dodać też, że to niekoniecznie musi oznaczać, że to ta osoba musi swoimi rękoma to zrobić, natomiast bardziej to jest kwestia wciągnięcia zespołu w to, żeby taki porządek i przejrzystość utrzymywać.

Kuba: No, to powiedziałeś, to jest w sumie zastrzeżenie, w zasadzie, które powinno nam towarzyszyć przez cały ten odcinek, że wcale nie propagujemy tutaj postawy sekretarki czy asystentki zespołu – czy to jest Scrum Master, czy to jest Agile Coach, któryś z liderów czy deweloperów, który się do tego poczuwa, tylko bardziej propagowanie pewnej idei, że fajnie jest mieć w zespole takie rzeczy uporządkowane, fajnie jest mieć te rzeczy spisane. I wizja produktu jest jedną z takich rzeczy, z, jakby, drugiej flanki, bardzo podobny materiał to umowa czy jakaś… jakieś reguły pracy zespołowej, czy na przykład Definition of Done – to są dwa mocne przykłady na jakieś takie dokumenty czy takie materiały, które powinny być z zespołem, jeśli zespół jest kolokowany fizycznie, to w przestrzeni zespołu, być bardzo czytelne, być cały czas aktualne – zwłaszcza, jeśli mówimy tutaj o DoD, które może się w czasie zmieniać, to żeby to DoD było też aktualizowane na takim dokumencie.

Jacek: Inny przykład też takiej przejrzystości, to są wszelkiego rodzaju harmonogramy, gdzie zespół umawia się na rotacyjne pełnienie pewnych ról – to może być rotacyjne prowadzenie jakiegoś konkretnego spotkania, to może być rotacyjna rola bycia skrybą podczas spotkań, to może być też rotacyjne podejście do rozwiązywania jakichś błędów czy wrzutek, czy jakichkolwiek innego typu zadań, który pojawia się w zespole, tak więc też taka ta jasność: „Dzisiaj ja w tym tygodniu, a w kolejnym tygodniu ty”, no to też jest przykład dobrego zarządzania przejrzystością pewnych zasad, tak naprawdę, które funkcjonują w zespole.

Kuba: I ostatni z przykładów takich większych, które chcemy powiedzieć, à propos tego uporządkowanego środowiska, to zbieranie i dobre uporządkowanie czy dobre porozkładanie w przestrzeni zespołu wszystkich takich wytworów w toku pracy zespołu nad produktem czy nad Backlogiem, to najmocniej nam przychodzi do głowy przede wszystkim Story Mapa. Jeśli tworzymy tą Story Mapę, to to nie jest tak, że po zakończonym Story Mappingu po prostu ją składamy, wrzucamy do śmieci albo wrzucamy do szafy, albo okładamy gdzieś tam w kącie w pokoju – tylko to jest żywy dokument, czy żywy jakiś materiał, który może cały czas z nami funkcjonować dalej. Być może w toku kolejnych Sprintów będzie nam coś tam się radykalnie zmieniać, no i wtedy fajnie, jeśli mamy to cały czas pod ręką. Czyli nie traktujmy – na przykład Story Mapy – jako też taki materiał na ćwiczenie, na jakiś Refinement – i później do kosza. Tylko miejmy go ze sobą, on nam też bardzo mocno może towarzyszyć w czasie dalszej pracy i dalszego rozwoju naszego produktu.

Takie podsumowanie bym rzucił, à propos tego uporządkowanego środowiska, w klimacie o którym ty mówisz, że mamy… na pierwszy rzut oka widzimy dobrze uporządkowany zespół i taką charakterystyką czy oznaką, dla mnie, bardzo mocno i dobrze funkcjonującego zespołu, bardzo mocno współpracującego, to jest właśnie to, że jeśli trafię to biurka takiego zespołu, to jest wręcz obklejony dookoła tego typu materiałami, które wspominamy. Jest DoD, jest jakieś ważne ustalenia zespołowe, są być może notatki z Retro – mnóstwo takich rzeczy, które są realnie zespołowi potrzebne, one są aktualne, one są sensowne, zespół wykorzystuje tą przestrzeń wokół siebie.

Przerąbane, tak powiem trochę przekąsem, mają zespoły, które siedzą na środku open space’a, bo nie mają gdzie tego zawiesić, ale wtedy nawet również prawdopodobnie znajdzie się jakaś szafa albo ściana w okolicy, być może można coś przykleić do okna – tak, żeby ta nasza przestrzeń wokół nas nam służyła, a nie gdzieś tam te wszystkie rzeczy mamy pochowane po kątach.

I przejdźmy do zarządzania czasem.

Jacek: Drugi taki punkt, który uznaliśmy za istotny, to jest efektywne zarządzanie czasem. I tutaj – zanim w ogóle przejdziemy do tej takiej „narzędziówki” tytułowej, to ważny aspekt jest taki, żeby wchodząc już na samo spotkanie – żeby pojawiła się jakakolwiek struktura tego spotkania, jakikolwiek plan na to, co chcemy osiągnąć, jakimi narzędziami, w jaki sposób, przy zaangażowaniu jakich konkretnych członków teamu i jakiś konkretny cel na spotkanie – z czym wchodzimy, jeżeli trzeba się do spotkania przygotować z wyprzedzeniem, to to też jest istotny aspekt, ale też jak konkretnie przepracujemy spotkanie, no i z czym chcemy wyjść. No i to generalnie, można powiedzieć, że to jest taka absolutna podstawa, jeśli chodzi o to, jak zaprojektować dowolne spotkanie. No, ale uznaliśmy, że warto o tym  aspekcie też powiedzieć, ponieważ po tym też jesteśmy w stanie od razu zobaczyć, czy ktoś tą narzędziówkę ma i widać, że  po prostu ma zaplanowane i przemyślane spotkanie, czy to jest coś bardziej na zasadzie: „Wszedłem na spotkaniem, usiądę i zobaczę, co się będzie działo”. No, jednak tutaj bym oczekiwał od osoby doświadczonej – albo nawet niedoświadczonej – po prostu pewnego przygotowania i takiego poważnego potraktowania każdego spotkania.

Kuba: I dobra struktura spotkania w niejednym zespole jest realizowana o wiele krócej niż ty ją wyjaśniałeś, w sensie: to może być naprawdę kilka prostych haseł, to może nawet już jest napisane na flipcharcie na początku: „Jesteśmy tu po to, robimy to, chcemy osiągnąć to, agenda jest taka”, pach-pach-pach, pierwsze pół, drugie pół i mamy to. Czyli to nie musi być nie wiadomo jak rozwlekły moment – i to też jest pewnie coś, co przychodzi z doświadczeniem – jak to zrobić supersprawnie, superzwiewnie, ale żeby wszyscy byli, no, mieli to poczucie, że jesteśmy na jakimś sensownym spotkaniu. Spotkaniu, które ma cel, spotkanie, które też ma pewne ramy już zakreślone.

Jacek: Oprócz samej struktury – to, co też jest taką sensowną narzędziówką, no to jest przestrzeganie pewnych ram czasowych, pewnych ograniczeń, w których się poruszamy. W podejściu zwinnym bardzo często pada tutaj określenie timebox’ów, no i też warto sobie w spotkaniu z takiego narzędzia skorzystać, czyli zaplanować, ile czasu poświęcimy na konkretne części spotkania, ile przeznaczymy na jakąś burzę mózgów, ile przeznaczymy na zbieranie danych od zespołu – i tak dalej. Wszystko zależy od tego, co jest przedmiotem spotkania, natomiast to jest też coś, co wyróżnia – nazwałbym to – profesjonalistę od osoby, która jeszcze profesjonalista nie jest – no, żeby świadomie do tego zarządzania czasem podchodzić. I to po prostu widać na pierwszy rzut oka, że padają stwierdzenia w stylu: „Słuchajcie, mamy godzinę na to i to” albo: „Słuchajcie, piętnaście minut za nami”, albo: „Słuchajcie, połowa czasu już upłynęła”, albo: „Dajmy sobie na to pięć minut” – czyli takie bardzo świadome wracanie do tego, że czas nie jest z gumy i nie mamy nie wiadomo ile czasu, tylko po prostu świadomie chcemy, to my chcemy zarządzać sobą w czasie, a nie że upłynie godzina i stwierdzimy: „No, czas się skończył i trzeba się rozejść” [śmiech].

Kuba: I też te timeboxy mają służyć też pewnej dynamice spotkania – jeśli damy komuś dziesięć minut na wymyślenie pomysłów, no to będzie wymyślał dziesięć minut. Jak damy komuś pięć minut, no to musi się spiąć i teraz w te pięć minut może wymyślimy 80% pomysłów, które wymyślilibyśmy w dziesięć minut – tak lub nie, nie wiem, ale może po pięciu minutach sprawdźmy, gdzie jesteśmy. Zawsze może można dać trochę więcej czasu, jeśli jest on jeszcze potrzebny, a może już w tym agresywnym takim limicie czasowym osiągnęliśmy wystarczająco, żeby iść ze spotkaniem dalej i, jakby, przejść do kolejnych punktów. I w zarządzaniu timeboxami, o których powiedziałeś, Jacek, ty, też bardzo pomagają narzędzia do mierzenia czasu. To jest w sumie banalne, ale wcale aż tak bardzo banalne nie jest już później w praktyce – fajnie, jeśli cały zespół widzi, że ten czas upływa, więc to może być albo jakiś – to nie jest polskie słowo, i tutaj pozdrawiam Zuzę – „timer” albo to może być jakiś zegar widoczny dla całego zespołu, może to jest coś, co jest widoczne na ekranie i odlicza nam czas (jakiś stoper albo minutnik). Może to też może być zegar na telefonie, tylko wtedy już trochę gubimy ten efekt, że wszyscy widzimy, że ten czas upływa i bez pytania widzimy, ile tego czasu jeszcze nam zostało.

Jacek: No i tu powiedziałeś, myślę, z mojej perspektywy najważniejszą rzecz, żeby to było widoczne dla zespołu. Chyba to – tak bym powiedział – jest taki najbardziej optymalny wariant, tylko można użyć zarówno timera takiego online’owego, są strony, jak na przykład stronka https://e.ggtimer.com/, czyli tak jak „egg”, od jajka, gdzie można sobie bardzo konkretną ilość czasu wyznaczyć i ten czas zarówno w formie cyfrowej widzimy, jak upływa, ale też w formie takiego paska postępu. Można też użyć timera takiego, który każdy ma w zegarku, czy… nie w zegarku, tylko w telefonie. Można też użyć narzędzie, które są fizyczne, czyli takie dedykowane timery, które odmierzają czas – jest spory wybór na rynku, chociaż mam wrażenie, że większość osób, które korzysta z takich fizycznych odmierzaczy czasu, korzysta z Time Timera – wydaje mi się, że ta firma produkuje takie najbardziej popularne i sensowne narzędzia.

Kuba: I jeśli już jesteśmy przy Time Timerze, to podzielimy się z Tobą takim naszym własnym trikiem na efektywne zarządzenie czasem spotkania. To jak już korzystamy z Time Timera, to nasz trik polega na tym, że mamy dwa Time Timery – nie mówię, że tak trzeba, ale nam to widzę, że się fajnie sprawdza, gdy razem z Jackiem prowadzimy jakiś warsztat czy szkolenie. Jeden Time Timer ustawiamy na całe spotkanie albo na jakiś taki większy moduł. Jeśli mówimy o szkoleniu, to na przykład czas między jedną a drugą przerwą. A drugi Time Timer oddziela, odmierza nam te krótkie czasy, na przykład pięć minut na ćwiczenie czy pięć minut na wybranie jakichś tematów, co powoduje, że z jednej strony odmierzamy ten „duży” czas, na przykład, ile nam zostało do końca całego spotkania, na przykład całej Retrospektywy, ale też mamy dodatkowe odmierzenie czasu – również widoczne dla całej drużyny, dla całej ekipy – że mamy jeszcze na przykład pięć minut na generowanie pomysłów.

Jacek: Kolejnym blokiem, takim narzędziowym, na który chcieliśmy zwrócić uwagę, to jest cała wiedza i umiejętność dotycząca tego, jak wizualnie zarządzać spotkaniem. I tutaj chcieliśmy zacząć od takiego absolutnego BHP, które wielokrotnie w naszych anegdotach, które sobie opowiadamy, powraca, czyli taką absolutną podstawą uważamy, że jest to, żeby posiadać działające pisaki, w sensie, „działające”, to znaczy piszące w sposób taki, że jak się coś napisze, to widać.

Kuba: [śmiech]

Jacek: [śmiech] I nie trzeba patrzeć przez szkło powiększające. Druga sprawa – również wcale nie taka oczywista – to jest: jeżeli mamy flipchart, to kartki, które na tym flipcharcie mamy, dobrze żeby były niezapisane. I dobrze żeby były niezapisane też z dwóch stron, bo to też nie jest oczywista sprawa. No i trzecia rzecz – jeśli mamy whiteboard, no dobrze, żeby on nie był brudny, umazany, czy też – co jest bardzo popularne – popisany permanentnym pisakiem, czyli: chcemy zmazać i te ruchy gąbką wcale nie powodują, że whiteboard staje się bardziej biały. Dlatego po prostu ktoś już permanentnie go zapisał pisakiem niezmazywalnym, no i, jakby, nikt nic z tym nie robi. No, efekt jest taki, że jak nie mamy ani pisaków, ani na czym pisać, no to… tracimy tą naprawdę bardzo przydatną możliwość tego, żeby uchwycić najważniejsze elementy konkretnego spotkania czy wydarzenia w sposób wizualny.

Kuba: I mówimy na to „BHP”, brzmi to trochę, jak anegdota, i obaj się w myślach, a nawet nie w myślach, mocno śmiejemy z tego, no a niektórzy z Was mogą pomyśleć: „Kurczę, co za żenada, dlaczego tak w ogóle się dzieje?”. No, BHP, a może nawyk mycia rąk, to jest po prostu coś, co powinno być zadbane, jeśli jesteśmy Scrum Masterem, Agile Coachem, liderem zespołu – chcemy, żeby spotkania efektywnie przebiegały, no to upewnijmy się, że te rzeczy są zadbane i jeśli w naszej firmie jest z tym permanentnie problem, to też może zastanówmy się czy tu w ogóle nie ma jakiegoś systemowego problemu z tym, że jest coś niedopilnowane, coś niedoinwestowane czy może ktoś nie wypełnia swoich zadań. Byłoby to śmieszne, gdyby nie było aż tak prawdziwe, wiem, że dochodzi nawet do takich sytuacji – sami też czasami przed szkoleniem na przykład w nowej firmie, w której jeszcze nie byliśmy, bardzo mocno podkreślamy: „Do pracy potrzebujemy whiteboard albo flipchart, a jeśli flipchart, to z kartkami, które są czyste”. No i na każdy zakaz albo nakaz albo tablicę ostrzegawczą są historie, które powoduję, że taka tablica musiała powstawać i w przypadku tych zastrzeżeń też tak właśnie jest.

Ale jak już przejdziemy przez te BPH i mamy już tą tablicę i mamy te kartki i mamy pisaki, które piszą – i to może najlepiej w więcej niż jednym kolorze – to jest taka w sumie też nadal prosta narzędziówka, wydawałoby się, że zbyt oczywista, żeby w ogóle o niej wspominać, ale widzę, że niezły efekt „wow” robię czasami, jak wyciągam cztery, pięć pisaków w różnych kolorach – markery swoje, które mam zawsze ze sobą – i po prostu zaczynam kodować kolorami pewne informacje, schematy czy wykresy, czy diagramy, czy cokolwiek, co gdzieś tam sobie na spotkaniu razem wizualizujemy, nagle zaczyna nabierać pewnej głębi, większego sensu, bo się okazuje, że zielonym kolorem wypisuję tylko to, czerwone to są jakieś ważne zastrzeżenia, a w ogóle niebieskim to zaznaczam jakieś konstrukcje czy struktury czy połączenia i nagle, po pierwsze, o wiele bardziej uporządkowane wygląda czy zupełnie w bardziej uporządkowany sposób toczy się rozmowa – ta, która się dzieje w spotkaniu – ale też samo podsumowanie, to, co wytworzymy na tym spotkaniu – też jest o wiele bardziej czytelne.

Jacek: No i to jest, jakby, coś, co też tak… można o tym zapomnieć, natomiast, jakby, ja osobiście przypominam sobie o tym, jak to jest istotne, kiedy dostaję informację zwrotną od kogoś, kto uczestniczył w takim spotkaniu, podczas którego ja też po prostu użyłem, bezmyślnie, można powiedzieć…

Kuba: Może „nawykowo” to jest lepsze słowo.

Jacek: Tak, w sensie: „automatycznie” po prostu kolorów, tak jak mówisz, do kodowania pewnych rzeczy, które zapisuję i, no, feedback jest taki, że: „Ale fajnie to pomaga”, „Ale to usprawnia”, „Ale to jest widoczne”, „Ale to jest przydatne”. Jakby, nie ma tutaj żadnej tajemnej wiedzy za tym, w sensie, to, co mówimy o tych kolorach, to też, jakby, nie chodzi o to, że trzeba iść na jakieś tam kursy flipowania, żeby się nauczyć ładnie cieniować i rysować, to po prostu chodzi o to, że pewne rzeczy rozgraniczamy kolorystycznie – taki przykład, który ja stosuję, w szczególności podczas szkoleń, to kiedy tłumaczę, czym jest Scrum, to mam oddzielny kolor do ról, oddzielny kolor do artefaktów i oddzielny kolor do wydarzeń, no i to po prostu potem, jak się na to patrzy, na ten efekt, który powstał na flipie, no to wszystko jest jasne, logiczne i bardzo łatwo po prostu kolorami już sobie pewne rzeczy przyswoić.

Kuba: To… Ta opowieść o kolorach ma też w sumie od razu zlepione dodatkowe… dodatkową warstwę, czyli: to, że używamy tych kolorów po to, żeby notować to, co się dzieje. I, znowu, jak już raz zastrzegaliśmy zaraz na samym początku odcinka – to nie chodzi o to, że Scrum Master bierze pisak do ręki i natychmiast się zabiera za notowanie spotkania, ale na pewno warto zapewnić, że w ramach spotkania wszystko to, co jest dyskutowane, jest w jakiś sposób notowane. „Notowane” nie rozumiane jako transkrypcja literalna słowo po słowie, ale pewne hasła, do których dochodzimy, pewne pytania, na które jeszcze nie mamy odpowiedzi. Być może pewne już odpowiedzi, które sobie dogadaliśmy – wszystko to – jest gdzieś tam zapisywane na flipcharcie, na whiteboardzie, być może na serii flipchartów, co powoduje, że, po pierwsze, nie trzymamy w pamięci za dużo tych rzeczy, które już zostały wypowiedziane, a dwa, że też o wiele prościej manewrować – czy to jest ten punkt czy ten punkt. Czy to jest to zagadnienie – i często po prostu całe dłuższe zdanie może być bardzo gestem pokazane – „To już mamy dogadane, zajmijmy się punktem drugim, który jest tutaj zapisany w liście pytań, na które dzisiaj chcemy sobie na spotkaniu odpowiedzieć”. I takie widoczne dla wszystkich notowanie zapewnia z jednej strony takie ułatwienie podążania za sensem spotkania, ale też ewentualnie od tej negatywnej strony – jeśli ktoś, kto notuje, zanotuje to w sposób taki, który zdaniem jednego z uczestników nie oddaje istoty rzeczy, to to jest od razu okazja do feedbacku, czyli taki wczesny feedback, że: „O kurczę, jeśli to, co powiedzieliśmy, zostało zapisane w taki sposób, że ja się z tym nie zgadzam, no to może jednak się nie dogadaliśmy i trzeba jeszcze jedną rundkę rozmowy zrobić, żeby się dogadać”. No i dzięki temu ta notatka ze spotkania, jakby, pomaga nam się dogadać, ale jednocześnie jest też takim, już czymś, co zostaje po spotkaniu, co możemy ze sobą zabrać – o tym mówiliśmy w pierwszym punkcie – albo nawet jeśli to nie jest aż tak cenne, żeby to ze sobą zabierać, to chociaż zrobić temu zdjęcie, wrzucić na jakiegoś maila czy na jakiś dysk czy jakieś wiki zespołowe.

Jacek: I to, co mówisz, jest ważne, bo sam ostatnio miałem parę razy okazję widzieć, że – czy to osoba w roli biznesowej, jakiś Product Owner czy nawet Scrum Master – że notowali pewne rzeczy w trakcie spotkań, ale robili to albo na swoim laptopie i nie udostępniali tego ekranu dla wszystkich albo robili notatki sobie w jakimś tam swoim notatniku. No i też takim sporym zaskoczeniem było, kiedy w takiej sesji podsumowującej już 1:1 dzieliłem się feedbackiem, że moim zdaniem większa wartość byłaby, gdyby te notatki były widoczne dla zespołu – jakby, z wszystkich tych argumentów, które przed chwilą padły, czyli: lepsze podążanie za tym, co się dzieje na spotkaniu, bardzo wczesne wyłapywanie błędów itd. Tak więc to notowanie – ktoś może powiedzieć, że ma taki nawyk, tylko to jest trochę inna rzecz, jeśli po prostu notujemy to w sposób transparentny i jakby… ten aspekt tutaj mamy na myśli.

Kuba: Tak. I przejdźmy do przedostatniego wątku w ramach tego odcinka, czyli najnowsze trendy w narzędziach. O ile te wszystkie rzeczy, które wymieniliśmy, są w miarę zrozumiałe i oczywiste, to naszym zdaniem można pójść jeszcze krok dalej i fajnie jest mieć markera, fajnie jest mieć flipcharta z kartkami, bym powiedział… to jest absolutne minimum, natomiast w tej dziedzinie czy tej branży takiego moderowania spotkań czy facylitowania też dyskusji, podejmowania decyzji, jest sporo takich trendów. Dla niektórych – bardzo na czasie rzeczy, niektórzy już wiedzą, że one są od lat dostępne, tylko jeszcze nigdy nie były aż tak rozpopularyzowane, natomiast warto sprawdzić, czy jesteśmy na bieżąco z niektórymi narzędziami, warto się zastanowić, czy nie warto… czy nie byłoby przydatnie je dołączyć do naszego sposobu funkcjonowania, do naszej narzędziówki czy do naszej, dosłownie, skrzynki z materiałami, które zabieramy ze sobą na spotkania.

I kilka z tych rzeczy, które sami osobiście używamy czy też widzimy w zespołach, jak bardzo fajnie są użyte, w ramach tej części odcinka wymienimy.

Jacek: No, takim… prostym super narzędziem jest większy post-it. W sensie takim: domyślny ten rozmiar post-ita, który jest… można spotkać właściwie w każdej firmie – on sprawdza się w pewnych aspektach, natomiast w szczególności podczas trochę bardziej długotrwałych albo zaawansowanych warsztatów, przydają się po prostu większe post-ity, czyli rozmiar taki bardziej prostokątny, kartka, na której można zapisać więcej. Albo kartka, na której można napisać po prostu trochę… większe litery. Czyli, jeżeli mamy duży warsztat, mamy, nie wiem, grupę pięćdziesięciu osób, no to pisanie długopisem na takiej małej kartce, no, powoduje, że nic nie widać. W sensie, à propos tipów, no to też, jakby, no, pisanie długopisem to też jest coś, na co warto zwrócić uwagę, w sensie, nie robić tego, bo ani tego dobrze na zdjęciach potem nie widać, ani po prostu, no, z pięciu metrów już słabo jest widoczne. Więc w szczególności jak piszemy markerem z grubą końcówką, wiemy, że jesteśmy na dużej sali, no to po prostu większe post-ity, mówiąc bardzo skrótowo, robią robotę.

Kuba: Od jakiegoś czasu ja sam bardzo mocno korzystam z kartek elektrostatycznych – one mają różne zastrzeżone nazwy, to jest estatics, to jest też statys – jest kilka nazw na to… na tą kartkę – w każdym razie ten sam rozmiar kartki lub trochę większy niż post-ity, ale sama kartka jest elektrostatyczna, czyli można oderwać jedną kartkę, przylepić do w zasadzie dowolnej powierzchni, one bardzo mocno i długo się tej powierzchni trzymają i one nie są dosłownie przylepione, bo to jest na zasadzie elektrostatyczności, czyli one się raczej trzymają tej powierzchni i można po nich pisać markerem permanentnym, też o wiele prościej się manewruje – jakiś problem, który z takimi klasycznymi post-itami jest to, że po paru przylepieniach, odlepieniach, przylepieniach, odlepieniach – one potrafią już stracić klej i zacząć odpadać albo chociaż zacząć, powiedzmy, zacząć słabsze robić. No, w przypadku estaticsów czy statysów tego problemu nie ma, one też są o wiele wygodniejsze w takim kreatywnym pracowaniu, na przykład ustawianiu Backlogu. Nie wyobrażam sobie inaczej realizować Story Mapy niż na takich kartkach, ale też nawet taki Backlog tematów na Retrospektywie czy Backlog tematów na jakimś warsztacie – to też o wiele fajniej i o wiele prościej się go realizuje.

Jacek: No, sami też korzystamy, kiedy pracujemy czy w parze czy też jakąś większą grupą czy tak tu w ramach naszych działalności z elektrostatycznych kartek i, no, znów, niby taki drobiazg, można się nawet podśmiechiwać, że przecież „O co chodzi?”, natomiast jest to po prostu wygodne. Takim drugim popularnym, ale też niedostatecznie, powiedziałbym, popularnym narzędziem, jest elektrostatyczna folia, czyli taka folia, którą mamy w rolce i odrywamy sobie gotowe kawałki, takie podobnej wielkości jak na flipcharcie. No, znów, tutaj plusem jest to, że możemy zapisać i bardzo szybko przesunąć na ścianie albo w ogóle pisać na stole i potem szybko powiesić na ścianę bez konieczności bawienie się czy taśmę klejącą czy w jakieś takie… nawet nie wiem, jak to nazwać, takie a’la…

Kuba: Gumę trenerską.

Jacek: Tak, guma trenerska, która pozwala przyczepiać do ściany. Tak więc… też ta folia może być przydatna, warto – moim zdaniem – się z nią trochę pobawić, w takim sensie: zobaczyć, jak się z nią funkcjonuje. Ja miałem taki okres, że korzystałem z niej bardzo dużo, natomiast teraz nie korzystam i głównym powodem jest to, że to po prostu nie jest zbyt wygodne w transporcie. Czyli, jeżeli jest w firmie, na miejscu i mogę to wyjąć z szafy – okej. Ale jeżeli mam to wieźć, nie wiem, z Poznania do Warszawy, no to po prostu z tego narzędzia rezygnuję, ale, jakby, mimo wszystko uważam, że jest to całkiem ciekawa rzecz i warto spróbować.

Kuba: Ostatnim narzędziem, które jest trendy i to jest ewidentnie ten przypadek, że narzędzie jest z nami już od lat, ale wiele osób dopiero je odkrywa po jakimś czasie, no to są dobre markery. Zazwyczaj firma zapewnia jakieś podstawowe markery, takie do kupienia w każdym sklepie papierniczym czy może nawet supermarkecie czy sklepie z materiałami biurowymi. Ja zachęcam zwłaszcza osoby, które wchodzą bardziej profesjonalnie w ten temat, żeby się zastanowiły, czy nie warto zainwestować w trochę droższe markery. Nie będę robił kryptoreklamy, ja mam swoją własną ulubioną firmę i się trzymam konkretnego jednego modelu, ale w każdym razie warto się zastanowić, czy, po pierwsze, trochę nie rozbudować palety kolorów. Zazwyczaj te podstawowe takie najbardziej banalne markery zazwyczaj mają do wyboru z trzy-cztery kolorowy i koniec. Tych kolorów można użyć trochę więcej, no i coś, co jest też świetne, to różne modele końcówek. Każdy będzie miał swoje ulubione, ja mam preferowane końcówki grube, dzięki temu z jednego markera jestem w stanie wydobyć i bardzo duże litery na bardzo duże spotkanie, jak i w razie potrzeby mogę też po prostu grubsze kreski, grubsze strzałki – użyć kreatywnie tego, że oprócz koloru mogę też użyć kodowania innym stylem.

Jacek: Ostatni punkt, który chcieliśmy, jakby i też zostawiliśmy go na koniec, ale chcieliśmy go też poruszyć, to jest pewna płynność i biegłość w użyciu urządzeń elektronicznych. To, że ma to duże znaczenie, no to mogą się przekonać osoby, które funkcjonują w środowisku zdalnym, gdzie dużo czasu traci się na to, żeby te narzędzia elektroniczne zadziałały i bardzo widoczna jest taka nieudolność, jeśli ktoś próbuje tych narzędzi używać i widać, że nie ma biegłości – i wtedy wszyscy siedzą, czekają i to nie działa tak, jak byśmy chcieli. No i takim, jakby, pierwszym przykładem, którym chcieliśmy się podzielić, to jest umiejętność poprawnego skonfigurowania Jiry, tego popularnego narzędzia, którego zespoły używają do zarządzania tym, co mają do zrobienia – i tutaj jakby długo można się podśmiechiwać i wklejać memy na temat tego, jak Jira nie jest agile’owa, tego materiału powstało w Internecie całą masę, natomiast, jakby, no, z drugiej strony, jeśli już mamy to narzędzie, no to można je wykorzystać w sensowny sposób. Jeśli oczywiście to narzędzie jest sensownie skonfigurowane – czyli odpowiada naszym potrzebom i faktycznie bardziej pomaga nam odzwierciedlić nasz flow pracy i nasze nawyki, a nie że wsadza nas w jakieś tam ramy, które niekoniecznie są czymś, w czym zespół czuje się wygodnie – to jest, jakby, jeden aspekt, czyli takie właściwe skonfigurowanie. Ale też taka pewna biegłość w obsłudze, czyli wiemy, jak się przełączyć na widok epicków, potrafimy skrótem włączyć edycję konkretnego elementu, zamknięcie subtaska automatycznie zamyka zadania – i cała masa takich drobiazgów, detali, można by było powiedzieć, dla niektórych nieistotnych, natomiast jeżeli używamy tego w ciągu dnia dużo i często, no to po prostu to powoduje, że ta Jira niejako staje się takim narzędziem w tle, które nie przeszkadza i wspiera, a nie jest czymś, na czym się skupiamy i walczymy i szukamy, gdzie jest ten guzik, żeby ten Sprint zamknąć, w końcu się zniechęcamy, no i zaczyna się robić bałagan, no i wtedy to jakby już kompletnie przestaje spełniać oczekiwania, które pokładano w takim narzędziu.

Kuba: Pokryłeś w zasadzie większość z tych rzeczy, które ja bym sugerowała, żeby znać w Jirze, żeby mieć w niej biegłość. Coś, czego nie wymieniłeś, a w sumie ja wymieniam to chyba na pierwszym miejscu, to jak z Jiry jak najszybciej wydrukować, czyli jak zamienić Backlog na wersję kartkową i na przykład zanieść ze sobą na spotkanie, żeby w fizyczny sposób móc pracować na spotkaniu, a nie być uzależnionym od tego, że wszyscy patrzą w jeden ekran i to wszystko trwa i patrzymy, jak się kręci kółeczko ładowania strony, czyli… sprawienie, że umiem wyrzucić Backlog z Jiry na wydruk i dalej nim już manipulować ręcznie. No i domyślny setup Jiry pozwala na to, są też bardzo fajne wtyczki, które robią to jeszcze lepiej, no i to dosyć dobrze oddaje pewną generalną myśl – fajnie Jirę znać, umieć z niej wydobywać tyle, ile się tylko da, a nie po prostu przyjąć takie, powiedzmy, „mainstreamowe” założenie, że Jira to zło, hejtować ją, podśmiechiwać, przylepiać memy. Tylko że to od Scrum Mastera ja prywatnie raczej bym oczekiwał, że umie powiedzieć całemu zespołowi, jak to robić lepiej, a nie być pierwszym na froncie śmiania się z Jiry.

Jacek: Innym przykładem użycia narzędzi elektronicznych jest coś, co też sami teraz przerabiamy intensywnie, łączymy się z wszystkimi osobami, które właśnie po raz pierwszy przechodzą na pracę zdalną, no to jest użycie narzędzi do konferencji wideo, czyli narzędzia takie jak Zoom, jak Skype czy Slack – tych narzędzi jest oczywiście cała masa i jest spory wybór. No i tutaj, znów, można użyć tych narzędzi w sposób taki bardzo… no, „lekkomyślny” to jest złe słowo, ale w taki nieprzemyślany, nieprzygotowany, jakby, nie znając możliwości tych narzędzi, często też narzekać na to, że nie można czegoś zrobić, okazuje się, że jeśli trochę poczytać w Internecie, posłuchać ludzi, którzy mają już doświadczenie z tymi narzędziami, okazuje się, że pewne rzeczy są możliwe, że całkiem sensownie można sobie nawet zasymulować takie… spotkania face to facet w większej grupie przy użyciu tego rodzaju narzędzi, ale, znów, tutaj pewna biegłość, umiejętność skorzystania i też umiejętność – tak jak wspominałeś – nauczenia innych osób czy zainspirowania, jak z nich korzystać, jest kluczowa. No, taki banał, jak choćby, no, jak już używamy tych narzędzi, no to włączmy kamerę. I to też, jakby, widzę, są teamy, w których siedzi Scrum Master, siedzi Agile Coach, nie widać osób, jakieś tam po prostu czarne awatary, nie wiadomo, czy ktoś słucha, nie słucha czy kiwa głową, czy nie kiwa. Absolutna…

Kuba: [śmiech] …czy się wygłupia.

Jacek: Tak.Tego nie widać, a są teamy – i tu mam przed oczami konkretnych Scrum Masterów, gdzie po prostu wchodzisz do sali i wiesz na 100%, że wszyscy będą mieli włączoną kamerkę, no bo dawno już ten temat został przepracowany i ludzie rozumieją, czemu warto to zrobić i potrafią też… wiedzą, gdzie kliknąć i nie tracimy czasu na to, że ktoś tam walczy z jakimś narzędziem i tracimy po prostu czas.

Kuba: Bardzo podobny temat jest też z ostatnim typem narzędzi do połączeń zdalnych. Aktualnie w realiach kwarantanny z powodu koronawirusa może mniej używanych, ale coś, co czasem widzę w niektórych firmach, to kompletna nieumiejętność wykorzystania zestawu do telekonferencji. Stoi na środku sali żółw, nie korzystamy z niego, nikt nikogo nie słyszy, nie umiemy wdzwonić kogoś, kto jest zdalnie. Warto się zastanowić, czy jednak lepiej nie wykorzystać tego narzędzia. Być może trzeba poczytać instrukcję, być może trzeba znaleźć jakiś tutorial w Internecie, jakieś wideo na YouTubie i po prostu wykorzystać to dobrze na naszą korzyść, a nie hejtować, że się nie słyszymy albo robić telekonferencje z telefonu położonego płasko na stole. Te osoby, które się tak zdzwaniają naprawdę nic nie słyszą i może tylko z powodu czystej grzeczności albo bardzo nisko postawionych oczekiwań nie mówią nam, że to jest po prostu słabe.

Jacek: Mhm.

Kuba: Podsumowując…

Jacek: Tak. Rozmawialiśmy dzisiaj o narzędziówce w pracy zwinnej, to tak chcieliśmy – myśląc o tym odcinku – przygotować to, żeby to nie było specyficzne tylko dla konkretnej roli, tylko bardziej uniwersalne, tak więc skupiliśmy się na tym, że warto dbać o uporządkowane środowisko pracy w zespole, warto efektywnie zarządzać czasem, włączając w to przygotowanie sensownej struktury na spotkanie, wizualnie zarządzać i moderować spotkaniami, pamiętając o podstawach BHP, o których wspominaliśmy. Warto mieć czujność na najnowsze trendy w narzędziach, czyli korzystać z nowinek, testować je, wyrobić swoje własne zdanie – tak, żeby po prostu one pasowały do naszego narzędziownika. No i sensownie jest też nauczyć się korzystać w sposób taki płynny, sprawny z narzędzi elektronicznych, jeśli musimy po prostu z nich na co dzień korzystać.

Kuba: Na takim ogólnym poziomie, warto być z nimi na bieżąco i warto też przekazywać wiedzę na temat ich użycia do całego zespołu, być takim „go to” osobą, do której wszyscy wiedzą, że można się podpytać: „A jak to zrobić w Jirze?”, „A jak dobrze gdzieś tam coś zwizualizować?”. Warto propagować te rzeczy, warto też podpatrywać je na meetupach, u trenerów na szkoleniach czy po prostu sprawdzić, jak można to robić lepiej, bo się okazuje, że jest to dziedzina, w której można też się doskonalić – i to są te takie mikrorzeczy, które powodują, że bardzo zaawansowane Scrum Mastera, Agile Coacha czy po prostu moderatora spotkania odróżnimy od osoby, która po prostu przyszła i zaczęła to robić totalnie intuicyjnie. I, niestety, czasami też bez refleksji, jak można to zrobić ciutkę lepiej.

Jacek: I taką jeszcze mam refleksję, jak tak o tym wszystkim opowiadaliśmy, że, jakby, warto pamiętać, że ta narzędziówka to jest tylko pewna gałąź czy odnoga takiego całościowego, kompletnego profilu osoby zwinnej, tak więc… to nie jest tak, że opanujemy pisanie, przyniesiemy większe post-ity i nauczymy się konfigurować Jirę – i to sprawi, że będziemy robić wartość dodaną, jakby… to jest, jakbym miał jakąś taką mindmapę w głowie, tylko taka jedna mała odnoga, natomiast wszystko to, co powiedziałeś, jest prawdą, w sensie, to jest, jakby… suma tych wszystkich naszych odnóg, tych takich kierunków, w których się rozwijamy, no i ta narzędziówka, ta płynność w ruchach, ta taka umiejętność po prostu wykorzystania tych rzeczy w sprawny sposób, no, po prostu jest – tak, jak mówisz – widoczna i ona po prostu robi robotę.

Kuba: Na koniec jeszcze jedna prośba do Ciebie, słuchaczu, to nagranie jest okazją do małego naszego eksperymentu, ponieważ jesteśmy w domach, przed komputerami, nie w samochodzie i nie w jakichś spartańskich warunkach jakiegoś pobocza jakiejś drogi, to spróbowaliśmy zaeksperymentować z wideo. Jeśli nas teraz słuchasz, to poszukaj wideo, będzie ono udostępnione na YouTubie, zobacz, jak Ci pasuje taka forma wideo, może jest z jakiegoś powodu lepsza, może jest gorsza – daj nam feedback albo w komentarzu, albo odezwij się do nas na maila czy na naszych mediach społecznościowych, daj nam znać, co sądzisz o takim eksperymencie, bo akurat możliwość nagrania wideo może być jednym z powodów, dla których będziemy zmieniać formułę, jak tworzymy do tej pory odcinki.

Bądźmy w kontakcie. Czekamy na Twój feedback!

Jacek: I to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki, Kuba.

Kuba: Dzięki, Jacek.

Jacek: I do usłyszenia…

Kuba i Jacek: …wkrótce.


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Jesteśmy też tutaj

Podcast od kuchni. Tak nagrywamy dla Ciebie!

Jacek Wieczorek i Kuba Szczepanik
scenariusz do nagrania podcastu
Jacek Wieczorek Kuba Szczepanik podcast

Opinie naszych słuchaczy.

„To jest to! Ekstremalnie dobra dawka potrzebnej wiedzy. Część podcastów otwiera oczy, część porządkuje wiedzę. Polecam!”

„Mimo iż nie jestem bardzo związany z agilem/scrumem, jakieś doświadczenia z nim miałem („retrożale” ;), to bardzo przyjemnie się Panów słucha. Duża i bardzo konkretna dawka wiedzy, bez przynudzania, widać „napracowanie” przy każdym odcinku, jakość ścieżki audio na poziomie, całość w odbiorze sprawia profesjonalne wrażenie. Życzę obu prowadzącym sił do kontunuowania tego (nie)małego dzieła. :)”.

„Takich podcastów nam potrzeba!”

Oceń Podcast. Kliknij poniżej.

Apple Podcast logo
logo stitcher
Wordpress Social Share Plugin powered by Ultimatelysocial