Spotkania online

Sytuacja na świecie przeniosła nas do świata online. Dzięki współczesnej technice możemy ciągle pracować nad naszymi projektami. Odcinek jest kontynuacją tematu poprzedniej rozmowy o facylitacji spotkań, ale tym razem mówimy o praktyce dotyczącej uczestnictwa w spotkaniach online. Mamy dla Ciebie garść  naszych porad, jak dobrze prowadzić i w nich uczestniczyć. Dowiesz się, co się tutaj najlepiej sprawdza. Jak zawsze nasze doświadczenie i rady są wynikiem bardzo dużej ilości spotkań przeprowadzonych w taki sposób z wieloma zespołami. To nasz 50. odcinek. Dziękujemy, że nas słuchasz. Nagrywamy dla Ciebie już od ponad dwóch lat.

P.S Nie zapomnij włączyć kamery na spotkaniu!

Zobacz wersję wideo

Dodatkowe materiały

• Porządna Retrospektywa Sprintu

TRANSKRYPCJA

Kuba: Możesz zauważyć, że dzisiaj intro było wyjątkowo odmienne, ponieważ jest to nasz 50. odcinek. Musimy się przyznać, że rok temu nie zauważyliśmy, że minął nam rok nagrywania. Teraz dwa lata z lekkim okładem. Bardziej okrągła liczba 50. odcinek, więc zanim zaczniemy samą treść nagrania, to parę słów od nas na temat tego, że nagrywamy od ponad dwóch lat. Bardzo się cieszę, że realizujemy ten produkt. Bardzo się cieszę, że możemy robić te nagrania dla Ciebie. Ja przyznam, że nagrywanie – co mnie kompletnie zaskoczyło – bardzo porządkuje mi wiedzę i cieszę się, że kolejne materiały, kolejne audycje są przygotowywane. Realizujemy je z Jackiem na temat tego, co wiemy. Porządkujemy sobie wiedzę i sami się niejednokrotnie zaskakujemy, jak dużo treści możemy Wam przekazać. Bardzo cieszymy się, jak dostajemy informację zwrotną na temat tego, jaką wartość mają dla Was te odcinki. Każdy z nas ma „Impostor syndrome”. Ja też go mam. Cieszę się, że takie nagrania wychodzą naprzeciw temu i dostają docenienie, czy dostaję pozytywny feedback.

Jacek: Ja chyba najbardziej obawiałem się, jak zaczynaliśmy, że nie uda nam się utrzymać regularności. Udało się nagrać 50 odcinków. Udało się, to tak zabrzmiało, jakby to był przypadek, a to generalnie nie jest przypadek. Raczej bym powiedział pewna konsekwencja. Tak jak sobie myślałem dzisiaj, to życzyłbym nam wszystkim, i Tobie Słuchaczu i nam, żebyśmy spotkali się przy setnym odcinku. Bardziej okrągłej rocznicy. Myślę, że to jest wykonalne. Natomiast taka moja druga obawa była taka, że może zabraknie nam tematów. Po 50. odcinkach wiem, że tematów nie zabraknie.

Kuba: Tematów jest jeszcze więcej, niż do tej pory, niż do tej pory nagranych odcinków, więc to spokojnie może być realizowane, jeśli chodzi o merytorykę. A co dzisiaj? W tym odcinku chcielibyśmy kontynuować wątek, który pierwotnie przewidywaliśmy w odcinku 49, który prawdopodobnie jest już za Tobą, był o podstawach facylitacji spotkań, czy prowadzenia spotkań, przygotowywania spotkań. Gdy przygotowałem się do tego tematu z Jackiem, pierwotnie myśleliśmy z Jackiem, żeby nagrać o spotkaniach online. No i ten poprzedni odcinek był wstępem. Był takim fundamentem, bazą o wszystkich możliwych spotkaniach, a odcinek 50. będzie rozszerzeniem tego wątku, ale dedykowanym tylko i wyłącznie do spotkań online. Dzisiaj opowiemy trochę naszych porad, trochę naszych przemyśleń na temat tego, co się sprawdza w spotkaniach online. Jak je zrobić dobrze? O jakich punktach warto pamiętać? Wymienimy te porady w pewnej kolejności i trochę o nich też opowiemy szerzej. Jak zwykle są to rzeczy, które po prostu nam się sprawdzają w praktyce, które obserwujemy w pracy z zespołami, z którymi mamy obecnie kontakt. Więc też jest tak, nawet jeśli tego wprost nie mówimy, to są nasze przemyślenia. Nasza wiedza, czy jakaś praktyka. I przechodząc bardzo konkretnie do porad, jest jedna porada, która nam przychodzi, jeśli chodzi o spotkania online, jako absolutna podstawa, coś, od czego zaczynamy, bez czego nie możemy przeżyć spotkań online. No jest to porada, włącz kamerę. Nasze spotkania nie zawsze są na video. Nie zawsze są z udziałem wszystkich uczestników i wtedy bardzo mocno cierpimy, czy bardzo mocno widać tę niedoskonałość, gdy opieramy się tylko i wyłącznie na połączeniu głosowym. No to takie poczucie, jakbyśmy w latach 90. mieli połączenie telefoniczne. Gdzieś tam coś skrzypi, coś słyszy. Nie wiadomo, czy po drugiej stronie jest w ogóle człowiek, czy właśnie od tego komputera odszedł. Nie widzimy swojej mowy ciała. Nie widzimy, czy ta osoba ma naszą uwagę, nie reaguje na to, jak przebiega dane spotkanie. No i nie widzimy tej całej miękkiej strony, czy tej ulotnej kwestii komunikacji. Właśnie z gestykulacją, z reakcjami, z jakimiś nastrojami. Wszystkie te rzeczy, które powodują, że komunikacja jest o wiele głębsza i o wiele dokładniejsza, niż tylko bazowanie na słowach.

Jacek: Sporo osób w czasie pandemii narzeka na to, że kontakt, który zwykle miały w biurze z innymi osobami, że z nim jest kłopot. Jednocześnie obserwuję, że te same zespoły mają powyłączane kamery. Uzyskujemy taki efekt, że gdy włączymy narzędzie do komunikacji głosowej, jakiegoś Zooma, czy Teamsy, nie ma to tak naprawdę znaczenia, no to zamiast ludzi widzimy jakieś kulki, jakieś czarne punkty, czasem inicjały, czasem jakiś stary awatar sprzed paru lat. Z mojej perspektywy, to jest absolutnie prościuch, żeby te kamery włączyć, a jednak w wielu organizacjach nadal obserwuję, i w zespołach pojedynczych, że te kamery są powyłączane. Cała ta taka płaszczyzna komunikacji niewerbalnej nam znika. Jednocześnie mam wrażenie, że tracimy punkt zaczepienia, też do wzmacniania takiej relacji socjalnej. Czyli od razu widać, czy ktoś jest uśmiechnięty, czy ktoś jest smutny. Komuś przejdzie kot po klawiaturze. No to są proste momenty, które nie trwają długo, ale powodują, że uczymy się siebie nawzajem, jako ludzie, jako zespoły. To wyłączenie kamery z mojej perspektywy odcina 80% w ogóle całej komunikacji. Z mojej perspektywy to jest absolutnie niezalecane, nierekomendowane, żeby w dzisiejszych czasach, kiedy mamy takie możliwości prowadzić spotkania z wyłączonymi kamerami.

Kuba: Oczywiście rozumiemy różne argumenty, które przeciwko temu włączeniu kamer mogą się pojawić. Przychodzi mi do głowy ich kilka. Czasem niektórzy mówią o jakimś takim zamieszaniu rodzinnym, jakie mogą mieć za sobą. Zwłaszcza jeśli ktoś nie ma warunków lokalowych, albo po prostu ma całą rodzinę w domu, zwłaszcza w dobie edukacji zdalnej. Tylko to nie wiem, czy to jest argument za tym, żeby nie włączyć kamery? To może jest argument, żeby uruchomić sobie jakieś tło, które większość narzędzi do video teraz umożliwia. Może to jest kwestia, żeby tak sobie ustawić orientację kamery, żeby być może za swoimi plecami, po prostu mieć jakąś ścianę, czy regał, jak w moim przypadku. Więc to są kwestie, które są do wejścia i niekoniecznie kupuję ten argument. Zwłaszcza po tym, jak zdalna praca dla większości z nas pewnie jest już faktem od wielu miesięcy.

Jacek: To, czego z mojej perspektywy może nauczyć nas obecna sytuacja, bo tak trochę mówimy o tej obecnej sytuacji. Oczywiście są zespoły, które po prostu pracują zdalnie ze względu na rozłożenie geograficzne, ale myślę, że nigdy to nie działo się na taką skalę. Jest też taki aspekt, że z mojej perspektywy nastąpiło takie trochę poluźnienie, jeśli chodzi o to, jak chcemy być odbierani w pracy. Jak do tej pracy przychodzimy ubrani? Jak się zachowujemy? Czyli staje się to trochę bardziej społecznie akceptowalne, że ktoś nie siedzi przez pięć dni w tygodniu na komunikatorze pod krawatem, czy w białej koszuli. Jest akceptowalne, że komuś wejdzie dziecko w kadr i też nie ma z tego powodu jakiejś tam awantury. Przejdzie ktoś z domowników w tle. Jak wspomniałem, jakieś zwierzę się pojawi, czy zacznie kot chodzić, czy pies szczekać. I to jest OK, w sensie takim, z mojej perspektywy jesteśmy ludźmi. W szczególności siedząc w domu, wydaje mi się, że może być trudne, żeby całą tą taką rzeczywistość zakamuflować i absolutnie się wydzielić tylko w warunkach, że po prostu nie widać niczego, co by nie było związanego z pracą. Fajnie, że ten taki luz się pojawił. Zastanawia mnie, czy ten luz wróci do firm, czy mamy już tak społecznie zakodowane, że jednak praca to praca i jak wrócą czasy, gdzie będzie praca w biurach znów popularna, no to, czy niektórzy pozwolą sobie wrócić w tej bluzie, czy nie. Ostatnio widziałem, że ktoś palił e-papierosa na spotkaniu. Mnie to nie przeszkadzało. Natomiast nie wiem, czy to samo zachowanie w biurze, czy będzie akceptowane? Tak więc ciekawe czasy. Kolejną poradą, którą mamy dla Ciebie to porada, która brzmi – używaj narzędzi wizualnych. Kiedy mówimy o narzędziach wizualnych, mamy na myśli całe szerokie spektrum rozwiązań. Zaczynając od takich super prostych rozwiązań pod tytułem, po prostu ktoś udostępnia swój ekran, na którym mamy na przykład notatnik, zwykły otwarty. Po drugiej stronie tej osi mamy narzędzia dedykowane takie jak Mural czy Miro, gdzie ludzie mogą w tym samym czasie współtworzyć, współuczestniczyć w spotkaniach. Oczywiście tutaj wybór, z którego narzędzia skorzystać? Gdzie się na tej osi rozłożyć? Zależny jest w dużym stopniu od tego, jak bardzo polubiliśmy się z pracą online. Zależy od tego, jak dobrze się czujemy w tych narzędziach. Natomiast to, do czego na pewno bym zachęcał to, żeby mieć odwagę, żeby testować nowe narzędzia. Żeby zobaczyć, jak to jest popracować w trochę innym środowisku. Dlatego, że z mojej perspektywy praca zdalna wymaga jednak stosowania nieco innych rozwiązań. Oczywiście, jak się uprzemy, to możemy wyszerować ten ekran z notatnikiem, o którym powiedziałem na początku. No ale, jak ktoś raz już spróbuje takiej pracy symultanicznej i narzędzi, które pozwalają angażować całą grupę, no to z mojej perspektywy ten powrót do notatnika i trybu jedna osoba pisze, reszta biernie czeka, aż ta osoba skończy pisać, staje się to bardzo mało atrakcyjną opcją.

Kuba: Tak rozbierając na składniki pierwsze tę pierwszą poradę, przede wszystkim właśnie nie blokujemy się z postępem pracy tej zdalnej, poprzez jednowątkowość i to jednowątkowość pisania, która siłą rzeczy jest bardzo powolne. W takich narzędziach wizualnych do takiej współpracy można rzucić hasło, mocno też bazować, w końcu jesteśmy w podcaście Porządny Agile, mocno bazować na samoorganizacji. Jakimś doskonaleniu i to nawet takim no niewerbalnym. Na zasadzie, ktoś coś dopisze, ktoś przesunie, poukłada, poprawi jakieś tam umiejscowienia, czy jakieś kodowanie kolorami, czy jakieś symbole. Tak naprawdę ta sama czynność, która by zabrała grupie kilkuosobowej wiele minut, bo każdy musi się wypowiedzieć. Gdy rzucimy hasło, że dobra to teraz wypiszcie wszystkie pomysły, jakie przychodzą Wam do głowy na temat danego zagadnienia, to się okazuje, że w 30 sekund jesteśmy w stanie wygenerować gigantyczną listę. Coś, co byłoby nawet niewykonalne w tym świecie stacjonarnej pracy w sali spotkaniowej, ponieważ tam ograniczeniem byłby jakiś pisak, powierzchnia tablicy, na której byśmy pisali. Tutaj w zasadzie wszyscy natychmiast możemy w ciągu dosłownie sekund wprowadzić naszą propozycję. Umiejscowić ją, szybko przesortować. Skorzystać z jakichś narzędzi do głosowania i paru innych rzeczy, które większość narzędzi, o których tutaj myślimy z Jackiem, po prostu mają i fajnie jest je wykorzystać. Jeszcze inna kwestia, to jest powiedzmy, bardziej kreatywne podejście w tych narzędziach wizualnych, gdzie nie tylko się słuchamy i bazujemy na tym, co słyszymy, ale Ci z nas, którzy lepiej myślą widząc pewne rzeczy, no to mogą sobie je czytać. Te osoby też bardziej artystyczne mogą różne rzeczy sobie kodować, doklejać. Jakieś zdjęcia, jakieś obrazki. To wszystko pozwala nam, no tak bym powiedział szerzej myśleć, czy mocniej myśleć, a nie tylko sprowadzić to do mimo wszystko takie spotkanie online do takiej rozmowy, no prawie że jak na telefonie, nawet jeśli włączymy kamery. No to dalej to może być bardzo żmudne i takie bardzo powolne i takie przekrzykiwanie się, albo czekanie z mikrofonem na swoją kolej w czasie, gdy te prace na tych narzędziach mogą być naprawdę fajnie poprowadzone. Ale tutaj dodam mocne zastrzeżenie, zwłaszcza jeśli te narzędzia wizualne wprowadzamy, to pojawia się tym większa potrzeba istnienia moderatora, być może osoby, która pozostałym pomoże te narzędzia wykorzystać dobrze. Dobrze przemyśli jak je użyć. Co nawiązuje to tego poprzedniego odcinka. Taki facylitator jest potrzebny, zwłaszcza jeśli wprowadzamy trochę bardziej zaawansowane metody prowadzenia spotkania w trybie online, to ten facylitator jest też bardzo przydatny i fajnie, jeśli to spotkanie, mówiąc potocznie – fajnie ogarnie. Następna porada, którą też dorzucimy i która jest dosyć sąsiednia do tych narzędzi wizualnych, to jest – udostępniaj ekran za każdym razem, gdy ma to sens. Zwłaszcza jeśli mówimy tu o konkteście zespołów projektowych, jakichś zespołów projektowych, które wytwarzają jakieś rozwiązania. To zazwyczaj te zespoły w ramach spotkań rozmawiają na temat jakiegoś produktu. Na temat jakiegoś rozwiązania. Przygotowują jakieś dokumenty. Może mają jakieś schematy. Moje serce cierpi za każdym razem, kiedy widzę zespoły, które rozmawiają na temat jakiegoś produktu, albo rozmawiają o zmianach w systemie i nie pokazują sobie tego systemu, tylko tak naprawdę bazują na tym, że pamiętamy, co mniej więcej na tamtej stronie jest. Ktoś tam próbuje usilnie dopowiedzieć, co ma na myśli. Gdzieś jakoś próbujemy to lokalizować. A tak naprawdę najzwyczajniej w świecie, skorzystajmy z opcji na udostępnienie ekranu, czy udostępnienie danej aplikacji, czy danego obrazu. Po prostu pokażmy to. Popracujmy razem. Być może osoba, która coś prezentuje, niech wykorzysta myszkę i pokazuje pewne rzeczy. To jest, wydawałoby się banalna rada. Ja sam poczucie lekkiej suchości w ustach, ale niestety za rzadko widzę, że to jest domyślny tryb w pracy w wielu zespołach projektowych.

Jacek: Ja właściwie tutaj nic nie dopowiem. Pokryłeś całość, ale właściwie tylko jeden komentarz. Absolutna zgoda. W sensie to trochę jest tak, że to jest dla mnie zestaw startowy, to co powiedzieliśmy. Czyli włączona kamera, narzędzia, które umożliwiają współpracę w zespole. No i też przejście na ten taki tryb, w którym nie tylko mówimy, ale pokazujemy. No właściwie już tylko te trzy porady zastosowane razem, no robią absolutną zmianę gry. Kolejna porada, którą mamy, to porada brzmiąca – przygotuj materiały z wyprzedzeniem. Dlaczego ta porada się znalazła w naszym zestawieniu? Bardzo często widzimy spotkania, które są prowadzone zdalnie, podczas których chcemy w trakcie jednego spotkania zrealizować całą masę różnych aktywności. Czyli przykładowo, wyobraźmy sobie, że jesteśmy na jakimś spotkaniu ala Refinement. Przychodzi Product Owner, no skoro tak jesteśmy w realiach scrumowych, no i zaczyna powiedzmy przedstawiać jakiś element z Backlogu Produktu. No i to jest pierwszy moment, kiedy zespół widzi ten element. No i Product Owner może rozpocząć czytanie, albo może dać czas zespołowi, żeby każdy sobie spokojnie przeczytał. Może to podzielić na grupy. Fantazja tylko jest ograniczeniem. Natomiast być może efektywniej byłoby, gdybyśmy jednak z wyprzedzeniem dali znać zespołowi. Dostarczyli ten materiał, który będziemy omawiać, tak, żeby każda osoba mogła sobie w swoim planie dnia znaleźć czas na to, żeby się do tego spotkania przygotować. Może mieć o tyle znaczenie, że w szczególności w czasach pandemii ta praca zdalna może mieć charakter rwany. Na zasadzie, ktoś musi zawieźć dziecko, odebrać dziecko, zrobić coś w domu. Jakaś dodatkowa logistyka się pojawia. Tak więc możemy mieć taką sytuację, że dla kogoś wygodna godzina to będzie dziewiąta, dla kogoś piętnasta, a ktoś siądzie o dwudziestej drugiej i to też będzie dla tej osoby OK, bo od rana były jakieś tematy, które trzeba było pilnie zrealizować. Stąd możliwość zapoznania się z pewnymi materiałami przed spotkaniem, albo zrobienia pewnych czynności asynchronicznie po spotkaniu powoduje, że na samym spotkaniu online możemy spędzić mniej czasu. Druga rzecz, no zapewnia nam większą efektywność, w szczególności, jeśli myślimy o tych aktywnościach, które nas przygotowują do spotkania. Czyli nie tracimy czasu na ustalanie, dopytywanie, tylko jakby ten etap robimy sobie wcześniej. Zapoznajemy się, jesteśmy przygotowani do spotkania. No i wtedy ten czas na koniec dnia męczący, jednak takiej pracy online przy komputerze, no jesteśmy w jakimś stopniu zminimalizować.

Kuba: W spotkaniach online też działa ta reguła, która działa po prostu przy każdym spotkaniu, które trzeba przygotować. Jeśli mamy przygotowane te materiały przed, jeśli zwłaszcza połączymy to z jakimś przemyśleniem struktury spotkania, jakichś wykorzystywanych technik. Przechodząc do tych narzędzi wizualnych, na przykład przygotujemy już część materiałów gotowych, na której będzie praca. Być może jakoś przygotowujemy jakiś schemat, według którego cała grupa będzie pracować. To tak naprawdę ta praca pójdzie sprawnie. Nie będzie ani momentów jakiegoś przestoju, ani poczucia, że nie wiemy, o co chodzi. Więc tutaj, czy to moderator, czy jakaś grupa, która przygotowuje, wymieniłeś przykład Product Ownera, może spędzić trochę czasu przed spotkaniem, żeby przygotować taki wsad w to spotkanie. Tak przygotowane już na przykład jakieś tempate’y, narzędzia, może jakieś screeny, jakieś karteczki, którymi będziemy manipulować, tak żeby cała reszta grupy, która uczestniczy w tym spotkaniu już po prostu naprawdę bardzo sprawnie przez ten materiał przeszła razem, ale już bez żadnych przestojów. Wiele z takich technik bardziej kreatywnych jest trudne do zrobienia spontanicznie. Na zasadzie, wiecie co? Na szybko zróbmy Backlog, ale go poukładajmy według jakiejś tabelki. Coś, co może w realiach spotkań takich klasycznych zajęłoby chwilkę, narysowanie jakiejś tablicy na white boardzie. W tych narzędziach mimo wszystko może parę minut zająć. I dlaczego by tych paru minut nie spędzić indywidualnie, a już cały zespół nie borykać się takimi przygotowaniami. Znaczy, nie kazać im tego obserwować. Idąc dalej z poradami, spotkania zdalne też mogą mieć problem, może tak to ujmę, z głosowaniami. Czyli wielokrotnie jestem świadkiem tego, że grupa na przykład rozmawia o Celu Sprintu. Udało im się sformułować jakąś treść i zatrzymują się w tym momencie, no bo tak nie za bardzo jest ustalone, jak dokładnie podejmujemy decyzje, zwłaszcza jeśli nie możemy w jakiś bardzo szybki sposób rzucić okiem na całą grupę, bo jest nas tyle, że to już jest suma wielu miniaturek. Nie mamy tego jakoś przemyślane. Tak jakoś nie wiadomo jest to rozumiane, jeśli już nikt nie protestuje, to mamy podjętą decyzję, czy mamy to jakoś inaczej ograne. I wychodząc naprzeciw, normalnie w zespole byśmy zrobili jakieś szybkie głosowanie, na zasadzie kiwnijcie głową. Mową ciała byśmy odczytali, że wszyscy są na tak. W realiach takiego połączenia wideo może nie być to tak łatwe. Zwłaszcza jeśli tylko część z grupy ma kamerki, co wraca do punktu pierwszego naszych porad. No i tutaj warto pomyśleć, jakie mamy pomysły na głosowania? My sami widzieliśmy w praktyce kilka rozwiązań. No jeśli cała ekipa ma kamerki, to po prostu poprośmy wszystkich, żeby podnieśli rękę w górę, kciuk w górę, że są na tak. Jeśli z jakiegoś powodu część tych kamer włączonych nie jest, albo chcemy jeszcze inaczej to jakoś zasygnalizować, w większości narzędzi jest możliwość zgłoszenia się do głosu. Możemy na potrzeby głosowania na przykład powiedzieć. Podnieście rękę w narzędziu np. Teams, jeśli jesteście na tak z tym brzmieniem. I tak naprawdę jako moderator bardzo przyspieszamy ten moment ciszy, czy my już mamy podjętą decyzję, czy nie? Oczywiście też mamy ścieżkę na to, że jednak ktoś nie jest za i wtedy sobie oczywiście musimy o tym rozmawiać.

Jacek: Ja właściwie uzupełnię to paroma przykładami. Gdyby komuś brakowało, w Muralu jest dedykowana funkcja wspierająca głosowanie, tak więc można w bardzo łatwy sposób zagłosować, zdaje się nawet anonimowo. Te wyniki są w sposób czytelny prezentowane. Inny przykład. Jeżeli nasze narzędzie nie ma możliwości głosowana, np. taki Google Jamborad. Można sobie stworzyć element, na przykład znaleźć w Internecie obrazek wyrażający plus jeden. I to staje się takim naszym małym obrazkiem, który umieszczamy na naszej przestrzeni. Kopiujemy to wielokrotnie i mamy taką plus jedynek. No i po prostu każdy może sobie tę plus jedynkę przesunąć na jakiś tam obszar, na który głosujemy. Jest to takie trochę obejście, ale wykonalne. Można to zrobić. No, czy sprowadzając do jakichś takich super prostych narzędzi, jak na przykład edytory tekstowe, które są online’owe, tak jak Google Docs na przykład. No to nawet tam możemy się umówić, że każdy ma gwiazdkę, czy każdy ma kropkę, czy jakikolwiek inny znak. No i po prostu dajemy sobie chwilę na zagłosowanie. Tak więc możliwości jest sporo. To jest trochę tak, jak czasami słyszę o Planning Pokerze. To jest właściwie cytat, który usłyszałem: „Przed pandemią używaliśmy Planning Pokera, ale teraz w online nie mamy kart, no więc nie robimy”. No jakby nie wchodząc głębiej w temat, jest też wiele sposobów, które można użyć w online, jeśli ktoś bardzo chce z Planning Pokera korzystać. To, na co też chcielibyśmy zwrócić uwagę, to zachęcić Cię, żeby nie rezygnować z pracy w grupach. Praca w grupach w takim świecie rzeczywistym jest bardzo prostą do zaimplementowania praktyką. Czy często stosowaną? To już zależy od kultury pracy konkretnej organizacji. Natomiast z mojej perspektywy, sam bardzo często korzystam z pracy w grupach. Z różnych powodów. Po pierwsze, żeby zaangażować osoby, które są w zespole. Po drugie, żeby mieć różne opcje na stole. Żeby to nie była tylko taka jednowymiarowa dyskusja. Trzecia sprawa, żeby też trochę, jeżeli są osoby, które są bardziej dominujące, żeby jednak je porozkładać po zespołach i zrównoważyć. No to takie pierwsze trzy, które bym powiedział z mojej perspektywy, które mają znaczenie. To samo można zrobić, kiedy pracujemy zdalnie. Nie wszystkie narzędzia mają taką możliwość, żeby tworzyć wirtualne pokoje, ale np. Zoom ma taką funkcję. nazywa się Breakout Rooms, co umożliwia nam podzielenie wszystkich osób, które dołączyły do spotkania na dowolną liczbę grup. I możemy sobie automatycznie przypisywać sobie te osoby do grupy. Możemy ręcznie przypisywać te osoby do grupy. Na pewno fajne jest to, że po otwarciu grupy i zamknięciu, aplikacja pamięta, które osoby były w których grupach. Jeżeli chcemy do tych samych grup, to mamy taką możliwość. W praktyce oznacza to, że osoby przełączają się do oddzielnego pokoju. Wychodzą z tej głównej sesji, czyli pracują w oddzielnych, nazwijmy to wirtualnych pokojach. Kiedy kończy się czas przewidziany na pracę w grupach, moderator zamyka te wirtualne pokoje i wszyscy uczestnicy znów lądują w głównym pokoju.

Kuba: Jeśli natomiast korzystamy z urządzenia, które nie ma wideo połączeń, które nie ma tej funkcji grup czy Breakout Room’ów, bardzo fajne obejście, które widziałem w zastosowaniu całkiem niedawno w pewnym zespole, to po prostu założenie sobie kilku spotkań, które są jednoznacznie zatytułowane, na przykład całego zespołu, grupa A, grupa B i po prostu cała grupa wie, że chce się połączyć na pracę w podgrupach, no to wskazane, umówione osoby przełączają się na jedną podgrupę, inne na drugą podgrupę. Umawiamy się, na jaki sygnał wracamy do dużego, głównego pokoju. Też ewentualnie moderator nie uczestniczy w żadnej z rozmów, tylko przechodzi pomiędzy grupami. Może korzystamy z jakiegoś czatu, który też nam się pozwala komunikować? Więc w zasadzie, nawet jeśli tego ficzera nie ma w naszym połączeniu, dalej jest to możliwe. Oczywiście wymaga pewnej dyscypliny, pewnego wyjaśnienia, instrukcji jak pracujemy. Być może jednej, czy dwóch prób, żeby się z tym poczuć swobodnie, ale dalej jest to możliwe. Tak jak Jacek wspomniał z tą anegdotą o Planning Pokerze, sam fakt, że być może, to jak obecnie łączymy się na spotkaniach zdalnych, niekoniecznie jest wymówką, żebyśmy nie mogli sobie popracować w jakichś parach, czwórkach, które mogą nam pozwolić lepiej, kreatywnie skupić się na jakimś zadaniu i niekoniecznie sprowadzać wszystkich spotkań zdalnych całego zespołu do jednowątkowej rozmowy, w której jedna osoba mówi, a pozostałe siedem słucha i czeka na swoją kolej.33:21 Następna porada, która też jest bardzo specyficzna dla spotkań online, to sugestia, żeby robić częste przerwy. O wiele częstsze, niż byśmy byli przyzwyczajeni w takich realiach biurowych. W moim odczuciu, albo też patrząc na taką rutynę w firmach, w których miałem okazję współpracować w trybie stacjonarnym, no to przerwa raz na półtorej godziny, a może nawet raz na dwie godziny. To wydaje się dosyć normalną sprawą. Spotkania zdalne w tym trybie, tak długie są absolutnie niewskazane i nie polecam. Mamy z Jackiem wypracowaną bardzo konkretną, empiryczną rekomendację, która zawiera się w haśle „Pięćdziesiąt – Dziesięć”. No i Jacek powiedz, co mamy na myśli.

Jacek: Pięćdziesiąt minut pracujemy, dziesięć minut trwa przerwa. I to jest generalnie blok godzinny i no nasza praktyka, bo mamy ten temat z Kubą dość dobrze omówiony, jest taka, że jesteśmy w stanie zrealizować dziennie nawet sześć takich bloków, oczywiście przedzielonych przerwą. Czyli trzy bloki pracy po pięćdziesiąt minut, plus dziesięć minut przerwy. Potem godzinna przerwa. I znów trzy takie bloki. Oboje mamy takie doświadczenie, że zarówno my jesteśmy zaskoczeni, jak niemęczący jest ten tryb pracy, ale również taki sam feedback płynie od zespołów, że myślały, że będzie gorzej, myślały, że będzie ciężej. Okazuje się, że ta ostatnia godzina z jakichś powodów nie jest tak ciężka. Ja myślę tutaj Kuba, że wpływem na to może być to, że to nasze doświadczenie dotyczy, czy warsztatów, czy pracy z zespołami, w których bardzo mocno angażujemy wszystkich członków. Właściwie wszystkie te rady, które wymieniliśmy stosujemy w praktyce. No, więc jeżeli ktoś jest cały czas zaangażowany, ma wpływ, kontrybuuje, są ciekawe dyskusje, do tego mamy gwarancję przerwy, te dziesięć minut jest naprawdę całkiem sensowną wartością. Można i coś drobnego zjeść. No oczywiście to nie jest temat, że można sobie wyjść po kebaba, czy do knajpy, ale szybka przekąska – spokojnie można zrobić kawę. W domu nie powinno być kolejki do kawomatu. Więc te „Pięćdziesiąt – Dziesięć” tak naprawdę z dużym takim dużym poczuciem, że to jest naprawdę fajny wzorzec tutaj przedstawiony.

Kuba: No i tak mówisz, że jesteśmy zaskoczeni. Czasami jest pokusa, no to jeszcze skróćmy tę przerwę. Jeszcze dołóżmy kolejną godzinę. Wystrzegajmy się zwłaszcza takich spotkań ciurkiem lecących. Kolejna godzina. Tu niestety jest taka pułapka, że być może tak za szybko nie spostrzeżemy się, że już jesteśmy zmęczeni, że już nas boli szyja, że już bolą nas oczy. Jednak robienie sobie tych przerw, nawet jeśli jest poczucie, że przerywamy jakąś ciekawą dyskusję, powoduje, że wracamy do niej po krótkiej przerwie ze świeżą głową, z przewietrzonym pokojem, z lekkim oderwaniem się od wątku. No i zdecydujemy to podejście, zwłaszcza do takiej pracy bardziej warsztatowej, bardziej zaangażowanej. W realiach zespołów zwinnych to pewnie będzie Refinement, to będzie koniec, początek Sprintu. Ale to są również tematy transformacji, jakieś warsztaty związane z reorganizacją, jakieś większe warsztaty usprawnieniowe. Powstrzymajmy, czy utrzymajmy się tej, czy przeciwstawmy się tej pokusie, że zróbmy tak cięgiem. Jak dłużej posiedzimy, to więcej zrobimy. Tutaj niestety intuicja nas zawodzi. Jak zrobimy dużo częstych przerw i też ucywilizujemy sobie te bloki, to z doświadczenia widzimy, że zrobimy o wiele więcej i w dodatku, co paradoksalnie, będziemy się czuli mniej zmęczeni i sami nie zauważymy, gdzie ten czas uciekł.

Jacek: Trochę już Kuba o tym powiedziałeś. Ja to tylko tak podsumuję, bo tutaj mamy to jako oddzielną poradę. Osiem godzin spotkań ciurkiem, to nie jest właściwa droga. Generalnie, jeśli chodzi o podejście online. Tak jak z mojej perspektywy, tej pracy stacjonarnej nie jesteśmy w stanie przełożyć 1:1 na pracę online. Musimy zacząć myśleć trochę inaczej, używać innych narzędzi. No tak samo oczekiwanie, że osiem godzin ktoś przesiedzi z krótką ilością przerw, moim zdaniem absolutnie się nie sprawdza. Użyłeś takiego zwrotu: „Żeby się oderwać”. Ja bym to nawet potraktował tak fizycznie. W sensie wstać od komputera. Jak ktoś ma drążek, zawisnąć sobie na tym drążku. Zrobić sobie jakieś przysiady. Zrobić cokolwiek, bo już pomijam w ogóle ten aspekt, jak zdrowe dla nas jest osiem godzin siedzenia w bezruchu. No to podpowiem – jest bardzo niezdrowe. Tak więc te osiem godzin, absolutnie z mojej perspektywy nie do uzyskania, z jakby z tej perspektywy, że jest niesamowita liczba pokus, które czyhają. Jak bardzo byśmy się nie angażowali w spotkania, no to jednak odległość do poczty, odległość do komunikatora jest bardzo bliska. Jeżeli ktoś nie ma wypracowanej takiej kultury pracy, gdzie sobie wycisza powiadomienia i raczej sam decyduje, kiedy odpowiada na tego rodzaju asynchroniczne wiadomości. No to może być spory problem, bo może się okazać, że pod koniec dnia jakieś tam koty na Facebooku mogą po prostu wygrać wyścig o naszą uwagę. Tak więc zarówno krótkie przerwy, jak i zrozumienie tego, że ta natura jest troszeczkę inna. Oczekiwanie tego, że ktoś osiem godzin bite spędzi aktywnie przed komputerem, z mojej perspektywy jest nieosiągalne.

Kuba: Jest to nierealne. Nie oczekujmy tego od samych siebie i nie oczekujmy od swoich współpracowników, czy swoich pracowników – jeśli jesteśmy w funkcji managerskiej. Róbmy lepsze spotkania lub zajmujmy się mniejszą ilością rzeczy, które są naprawdę ważne, a nie gdzieś tam łudźmy się, że jak jeszcze wciśniemy ósmą godzinę spotkań, to uzyskamy jakąś wartość. Bo możliwe, że niestety, ale się zajeżdżamy i to może do nas dosyć szybko wrócić. Przedostatnia porada, z powrotem wracając do takich rzeczy realnych, online’owych, duże znaczenie ma to, żeby nauczyć się narzędzi. Jeśli korzystamy z narzędzia do połączeń video, one zazwyczaj mają sporo opcji, sporo ustawień, sporo jakichś fajnych trików, które warto poznać. Zwłaszcza narzędzia do tej współpracy wizualnej, jak Mural, Miro. Tam jest mnóstwo skrótów, mnóstwo szablonów, mnóstwo jakichś dodatkowych trików dla moderatora. Jest to kopalnia wiedzy, czy taka duża ilość wiedzy do poznania. Niektóre z nich bardzo łatwo wchodzą w nawyk. Łatwo się ich nauczyć. Łatwo je zapamiętać. Robią robotę. Robią różnicę. Zwłaszcza jeśli jesteśmy moderatorem, który przy okazji pozostałych może nauczyć tych narzędzi, to może się okazać, że tutaj, czy jako Scrum Master, czy jako Agile Coach, czy jako osoba, która po prostu facylituje spotkanie, możemy bardzo fajnie pomóc poprowadzić skutecznie to spotkanie. Poprowadzić pozostałych uczestników przez to narzędzie. Ja się tutaj czuję, jak obserwuję, jak Jacek działa w takich narzędziach, ja się czuję, jak absolutny nowicjusz, w porównaniu do tego, jak Jackowi to bardzo szybko wchodzi w nawyk. Więc chętnie Jacek dam Ci opowiedzieć o kilku takich rzeczach, których warto umieć znać w temacie właśnie uczenia się narzędzi.

Jacek: Generalnie zaskoczyłeś mnie. W sensie nie mam gotowej listy wskazówek, ale na pewno wierzę w to, że no takie zaufanie, że spojrzymy na narzędzie i właściwie wystarczy. To z mojej perspektywy jest za mało. Więc ja często sięgam po różnego rodzaju tutoriale. Sięgam po PDF-y, które są na przykład podsumowaniem możliwości skrótów klawiszowych. Podglądam, jak inne osoby korzystają z tych narzędzi. Tak więc życie mnie nauczyło, że poleganie tylko na intuicji, na takim wypracowaniu własnej ścieżki, OK, pozwala osiągnąć pewnie jakieś tam podstawowe rezultaty. Natomiast warto z mojej perspektywy poświęcić trochę czas i nabrać płynności, po to, żeby potem dojść do takiego momentu, w którym narzędzie jakby dla nas, że tak powiem metaforycznie, przestanie istnieć. Czyli de facto potrafimy w tym wirtualnym środowisku, po prostu sobie funkcjonować. Jak trzeba zagłosować, to głosujemy. Jak trzeba przeciągnąć uczestników na jakiś inny obszar, to po prostu ich przeciągamy. Trzeba zrobić Breakout Room, bo tak wyszło, to go robimy w dwa kliknięcia. Nie szukamy, nie wiemy, gdzie nam uciekło okno. Jakby dochodzi trochę to, jak mamy to skonfigurowane po naszej stronie, czy mamy konfigurację z jednym ekranem, z dwoma, czy właśnie sobie na jednym ekranie sobie czegoś nie przysłaniamy i tak dalej. No więc zdecydowanie ta nauka narzędzi, to jest tak samo, jak uczymy się lepiej rozumieć zwinność. Tak samo, z mojej perspektywy, warto poświęcić trochę czas na tą taką narzędziówkę, bo nie ma nic gorszego, niż taka frustracja, że no niby miało być tak fajnie, niby wszystko miało działać. Nagle się okazuje, że potykamy się właściwie od samego początku o wszystko. I o video, o narzędzia i o kamery. No i po prostu szkoda, bo z mojej perspektywy ta bariera wejścia nie jest duża. Kwestia tylko zgody na to, że poświęcimy czas, żeby się tych nowych narzędzi nauczyć. I tak dla równowagi na koniec, bo powiedzieliśmy całą masę takich wskazówek z naszej praktyki, tak sobie pomyślałem w międzyczasie, że malkontenci nas znienawidzą. W takim sensie, że na każdą taką pierwszą odpowiedź, no to mieliśmy jakiś inny przykład, na zasadzie – jak nie masz Breakout Roomu w Zoomie, no to możesz to zrobić w taki sposób. Jak nie masz czegoś, to możesz w inny sposób. I to może tak zabrzmieć, że tego jest tego tak dużo i że to jest takie przytłaczające. Że te spotkania, to mają z nas wycisnąć 100% no i tyle. Natomiast, tak absolutnie dla równowagi, sami z Kubą traktujemy spotkania, jako okazję społeczną. Zanim zaczęliśmy nagrywać ten odcinek, naturalnie zrobiliśmy check-in. Rozmawialiśmy o tej praktyce w jednym z wcześniejszych odcinków. Załączymy link do tego odcinka w notatkach. Podejrzewam, że po tym spotkaniu, spojrzałem na zegarek, też znajdziemy chwilę, żeby sobie jeszcze porozmawiać. Przed nami jeszcze dzisiaj spotkanie wspólników. Na pewno będzie czas, żeby sobie po prostu pogadać. To, co chcemy wyrazić tym punktem, to to, że trudno oczekiwać od tych spotkań, że one będą 100% absolutnie skupione tylko na merytoryce. Jeżeli dołożymy sobie do tego taką rzeczywistość, w której bardzo często słyszę taki komentarz, że ktoś w online pracuje od spotkania do spotkania, osiem godzin. No, to jeżeli to jest tylko osiem godzin takiej czystej pracy, to po pierwsze absolutnie nam się wycina taki wariant socjalny, społeczny – jak budować relacje. Jak budować zaufanie? Jakby cały ten aspekt, który robi kulturę organizacyjną, jest właściwie wycięty. Pomijam w ogóle ten aspekt, kiedy ta właściwa praca się ma dziać, skoro osiem godzin jesteśmy na spotkaniach. Tak więc taka obserwacja, do której z Kubą doszliśmy rozmawiając, o takim aspekcie takim społecznym, jest taki, że mamy wrażenie, że trochę większa przestrzeń zrobiła się na to, żeby rozpocząć spotkanie od jakiegoś small talk’a i mam wrażenie, że stało się to troszeczkę bardziej akceptowalne. No bo, jak już mamy włączone kamery i w końcu się widzimy, jest to w tym czasie, takim dziwnym pandemicznym, mimo wszystko fajne wrażenie, że są żywi ludzie, że sobie jakoś dajemy radę w tym wszystkim. No i jakby pomimo Excel mógłby sugerować, że utylizacja nie jest na najwyższym możliwym poziomie, no to oczywiście w jakimś akceptowalnym, takim wymiarze, ja bym rekomendował, żebyśmy po prostu zrobili sobie przestrzeń na bycie ludźmi w tym całym zamieszaniu, które się wokół nas dzieje.

Kuba: W tych kwestiach zasadniczych porad Jacek pokrył już wszystko. W ramach takich kwestii związanych ze spotkaniami online, chcemy też jednoznacznie zaznaczyć pewne kwestie związane z fundamentami, z infrastrukturą, z wyposażeniem. Jacek już wspomniał, m.in. konfiguracja związana z ekranami. Im dłużej pracujemy w tym trybie zdalnym i też, gdy każdy z nas obserwuje, że w swoich firmach ta praca zdalna co najmniej przez jakiś czas zostanie związana z pandemią, a możliwe, że już po prostu zostanie jako część tego jakiegoś hybrydowego podejścia do pracy. No to warto rozważyć tych kilka podstawowych elementów związanych z taką infrastrukturą, czy logistyką. Wymienimy ich kilka. Sami obserwujemy, że to nie zawsze dobrze dopilnowane przez poszczególne osoby, które uczestniczą w takich spotkaniach. Pierwsza rzecz, która mi się nasuwa, to stabilny Internet, być może jakiś zapasowy Internet, jeśli mamy więcej uczestników. Moderator musi mieć dobre łącze. Moderator na pewno musi być widoczny i tutaj absolutnie nie rozumiem tego, jeśli niektóre osoby wchodzą na spotkania, rozłącza im ciągle Internet. Mają wymówkę związaną z brakiem kamery. Bardzo źle ich słychać, bo połączenie się rwie. Sprawdźmy to połączenie u naszego operatora internetowego. Może podwyższmy pakiet. Dokupmy gigabajtów, ale naprawdę nie przychodzimy do pracy nieubrani, to w realiach pandemii miejmy ten zapas gigabajtów i dobre łącze, żebyśmy byli widoczni i słyszalni.

Jacek: Jak mówisz o byciu słyszalnym, no to też dobre mikrofony. Generalnie no tutaj nie trzeba wydawać, jak dużych pieniędzy, żeby po prostu mieć mikrofon, który słychać. Jeżeli ten mikrofon mamy, to żeby ten mikrofon był sensownie ustawiony. Warto by było, żeby on nie haczył o brodę, czy o jakieś elementy garderoby. No bo to też powoduje, że całe to przedsięwzięcie pracy online, po prostu staje się bardzo takie niewygodne. Nieprzyjemne. Słabo słychać i to demotywuje. Jak mówię o mikrofonach, warto zadbać o to i też się upewnić, czy dobrze nas słychać, bo z mojej perspektywy nie ma nic gorszego, jak mamy dziesięć na spotkaniu, dziewięć osób ma ustawiony mikrofon tak, że dobrze je słychać i nagle ktoś brzmi, jakby dzwonił z piwnicy. Ma mikrofon albo źle ustawiony systemowo, albo odgięty, jeżeli to jest taki head set. No i wtedy nikt nie mówi, że słabo Cię słychać, bo taka jest kultura i wtedy trzeba zgłaśniać i potem zciszać, jak mówią ci, którzy mówią głośniej. Więc zadbanie też o to, żeby te mikrofony były i żeby były ustawione na dobrym poziomie, to też jest takie absolutne BHP, które robi nam jakość spotkań.

Kuba: Coś, co już może trochę wykracza poza BHP, ale jest naszą podpowiedzią, czy radą – zadbajmy też o dobrą kamerę. Część z nas zdzwania się z laptopów. Te laptopy, zwłaszcza jeśli mają parę lat, mogą mieć trochę słabszą kamerę. Wtedy na tle pozostałych jesteśmy rozpikselowani, słabo nas widać. Być może jest jakiś problem z fokusem. Dlaczego mamy sobie odbierać tę możliwość bycia widocznym? Taka dodatkowa kamera podłączona na USB w jakości HD, to jest kilkadziesiąt złotych. Małe kilkaset, jeśli chcemy w to bardzo mocno zainwestować, a w efekcie mamy no taki komfort połączenia prawie, jakbyśmy się widzieli na żywo.

Jacek: I połączona porada też dotyczy tego, żeby pamiętać o sensownym ustawieniu kamery. Czyli odpowiednie światło, żeby po prostu było nas widać, twarz, mimikę. Jeśli chodzi o światło, to światło powinno być za nami, nie za nami. Jak ktoś ustawi kamerę front na okno i siebie tam wsadzi, no to będzie bardzo jasna poświata i bardzo ciemna twarz, nic nie będzie widać. Jest cała masa artykułów, w szczególności przy tym pierwszym lock downie na początku marca, duży wysyp treści możecie znaleźć. W sensie, pojawił się wtedy i do dzisiaj można go znaleźć. Jak sobie ustawić kamerę, na jakiej wysokości, na co zwrócić uwagę. Więc naprawdę to też jest do znalezienia, do odszukania. To co my z Kubą robimy, to mamy dodatkowe oświetlenie. Ja mam jedną lapę. Kuba zdaje się, ma dwie lampy. Tak więc no to, że nas tutaj widać i nie wygląda to, jakbyśmy siedzieli oboje w piwnicy, to też nie jest przypadek, że usiedliśmy i tak się stało, tylko no zewnętrzne mikrofony na wysięgnikach. Porządne kamery HD, dodatkowe oświetlenie. No i to po prostu powoduje, nazwijmy to, jest akceptowalna. No bo oczywiście można inwestować tysiące złotych w to, żeby to wyglądało jeszcze lepiej. No ale tu nie chodzi o to, że chcemy wydać nie wiadomo ile, ale żeby po prostu zadbać o te rzeczy, które nam po prostu zrobią robotę. Notatki do tego odcinka z linkami do materiałów, które wspominaliśmy, jak również też transkrypcja oraz zapis wideo, znajdziesz na stronie porzadnyagile.pl/50

Kuba: Tak jak wspominaliśmy, jest to 50. odcinek. Bardzo się cieszymy, że możemy dla Ciebie nagrywać. Napisz nam na mejla, albo na Social Mediach, co cenisz w naszym podcaście? Bardzo potrzebujemy wzmocnień. Chętnie dopasujemy się też do wszystkich wskazówek i podkręcimy jeszcze mocniej to, co jest Twoim zdaniem dobre. Będzie nam bardzo miło i będzie to jakiś symbol wspólnej celebracji tego 50. odcinka. Co cenisz w naszym podcaście?

Jacek: Nasz adres mailowy to: kontakt@porzadnyagile.pl. A to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki Kuba.

Kuba: Dzięki Jacek.

Jacek: I do usłyszenia wkrótce.