#041 – Wizualizacja pracy w Sprincie

Techniki wizualizacji, które polecamy. Jak dobrze przeprowadzić wizualizację pracy w Sprincie. Wyjaśniamy jak korzystać ze Scrum borada. Dajemy Ci także kilka innych porad związanych z wizualizacją, a także wskazujemy to, czego raczej unikać. Działania te pomogą Ci dobrze przeprowadzić Sprint.

Zobacz wersję wideo:

Dyskusje o wizualizacji pracy w Sprincie:

O czym usłyszysz w odcinku?

  • 01:49 – Dlaczego wizualizacja pracy w Sprincie jest dobrym pomysłem. Przykłady użycia
  • 09:15 – Lista prakwycznych porad jak przeproawdzić dobrze wizualizację w Sprincie. Wspólna odpowiedzialność zespołu
  • 11:39 – Metoda „Zacznij z tym co masz”
  • 15: 30 – Tablica powinna oddawać przebieg procesu
  • 18:33 – Jak kodować informacje na tablicy
  • 24:51 – Ciągłe doskonalenie, żeby służyło powyższym poradom
  • 29:10 – Czego unikać? Tablica nie może mieć nieaktualnych informacji, trzeba ją zatem używać.
  • 32:26 – Tablica nie odzwierciedla rzeczywistej pracy
  • 34:52 – To nie jest zadanie dla SM’a / lidera
  • 36:00 – Przekombinowanie szkodzi czytelności
  • 37:45 – Pokazywanie tylko wycinka pracy zespołu
  • 40:42 – Podsumowanie odcinka

Daj nam znać co sądzisz o tym odcinku

Transkrypcja odcinka

Kuba: Niedawno przeprowadzaliśmy badanie wśród naszych słuchaczy – ankietę, którą do Was wysłaliśmy. Dzięki za odpowiedzi. Dzięki jeśli Ty odpowiedziałeś, odpowiedziałaś, a jeśli nie, to ten odcinek i tak będzie sponsorowany przez tę ankietę i przez tych z Was, którzy odpowiedzieli, ponieważ między innymi poprosiliśmy o propozycję tematów. Dostaliśmy tych odpowiedzi bardzo dużo. Próbowałem policzyć ile odcinków mamy gotowych dzięki tym propozycjom, ale się nie doliczyłem. Na pewno z rok nagrywania jak nic. Spośród tych wszystkich podpowiedzi, wszystkich tych sugestii wybraliśmy jeden temat i porozmawiamy dzisiaj o wizualizacji pracy w Sprincie. Jak korzystać z boarda i czego unikać.

Jacek: Wizualizacja pracy, którą konkretny zespół w danym odcinku czasu wykonuje, jest bardzo popularną techniką rozszerzającą, na przykład Scruma. Bardzo często wręcz dochodzi do takich pomysłów, żeby nazywać to Scrum board lub takie inne nazwy, które wskazywałyby na to część Scruma. No wyraźnie tutaj chcielibyśmy tutaj zaznaczyć, że jakby co do zasady nie jest i możesz z tej praktyki tej wizualizacji skorzystać tak naprawdę właściwie niezależnie od tego, jakim sposobem pracujesz.

Kuba: Warto sobie na początek porządnie zdefiniować, dlaczego wizualizacja pracy to jest dobry pomysł? Trochę może przerysowana metafora, ale jeśli pracujemy w fabryce aut, no to te auta produkowane, kolejne kawałki karoserii, dokręcane koła, domontowywane drzwi – widać gołym okiem. I zarówno osoby, które pracują w ramach ekip, które to auto montują jak i zarządzający, te auta po prostu widzą, że one powstają. Dosyć łatwo zobaczyć też auto na swoich kołach wyjeżdża. Może jeszcze taka inna metafora, równie może daleko od pracy kreatywnej. Jak koszę trawnik, lubię go kosić, no to widzę, gdzie jest trawa, która jest jeszcze nieskoszona i widzę tę trawę, która jest skoszona. Gołym okiem widać rezultat, łatwo jest oszacować czy ocenić ile jeszcze pracy zostało do wykonania. W pracy kreatywnej, a taka zazwyczaj jest realizowana w podejściu zwinnym. Czy to jest wytwarzanie oprogramowania, czy to jest, szerzej patrząc, tworzenie jakiegoś produktu, czy to cyfrowego, czy jakiejś koncepcji, czy jakiejś usługi, rozwiązania? Bardzo często ta praca jest niewidoczna, a zwłaszcza jest niewidoczna w trakcie. Dopiero już jak to wszystko działa to być może mamy faktycznie fizyczny produkt, który możemy na jakimś podsumowaniu iteracji pokazać. Ale póki praca przebiega to jest bardziej koncepcja, projekt, być może kawałek kodu, testy. To są wszystko bardzo nienamacalne rzeczy. I tutaj bardzo dobrze działa zasada, żeby tę pracę symbolicznie pokazać. Wykazać. Pokazać ją w postaci jakichś umownych jednostek, na przykład jakiejś kartki, listy, czy czegokolwiek co nam pokaże, że ta praca jest, czym ona jest. Pokaże też ogarnąć całą rzeczywistość. Coś, co się wydaje dosyć oczywiste, w takiej pracy indywidualnej, jak mam do zrobienia dziesięć rzeczy, to to jest na tyle dużo, że nie jestem w stanie tego ogarnąć, więc zrobię sobie jakąś listę, pewnie gdzieś w miejscu dostępnym dla mnie. Tak zespoły chętnie wchodzą w praktykę właśnie wizualizacji poprzez ujawnienie całej pracy, symboliczne jakieś zobrazowanie. Parę z tych rzeczy, o których wspomniałem, czyli pokazanie co jest w ogóle do zrobienia, pokazanie na jakim etapie jesteśmy. Być może pokazanie kto, na jakim etapie pracuje, żeby też usprawnić przebieg informacji czy komunikację między nami. To jest bardzo proste jak ja o tym opowiadam, ale w niektórych zespołach być może potrzebna jest ta refleksja – po co to w ogóle robimy, co ma nam to dać, czemu i komu ma to służyć? No i jeśli tak się to ujmie, to zazwyczaj zespoły szybko wpadają, że faktycznie jest to pomocne podejście.

Jacek: Gdyby ktoś potrzebował pomimo tej opowieści Kuby zbudować sobie większą empatię, to warto zrobić sobie taki eksperyment – o ile oczywiście pracujecie w biurze. Wejść sobie do przykładowego, dowolnego pokoju, gdzie ludzie pracują w sposób kreatywny – czyli piszą oprogramowanie, tworzą jakieś analizy, pracują na danych czy są po prostu kreatywni. No i spojrzeć na nich jak pracują na komputerze. Widzimy tylko ludzi, którzy siedzą przy komputerze, kompletnie nie wiemy czy teraz pracują, czy się nad czymś zastanawiają, czy to jest przerwa na Facebooka. I tak na prawdę trudno jest ocenić czy coś namacalnego powstało, w jakim to jest etapie. Tą metaforę zastosowałem ostatnio na szkoleniu i na koniec szkolenia jedna z osób – kiedy podsumowaliśmy – zwróciła na ten aspekt uwagę, że to z jej perspektywy mocno otworzyło jej oczy. Jeżeli nałożymy sobie na to filtr, że pracujemy z Klientem zewnętrznym, który jest daleko od nas, może nie ma z nami takiej relacji, no to w ogóle już nie wizualizowanie postępu prac może powodować, że będziemy dla Klienta takim black boxem. Takie podejście, gdzie nie do końca wiadomo czy coś się dzieje i kiedy będzie, jak to w ogóle wygląda, na pewno nie wzbudza zaufania. W praktyce, gdyby tak się zastanowić jak wykorzystać wizualizację, no to jest co najmniej kilka takich momentów, które warto rozważyć. Przede wszystkim codzienna synchronizacja zespołu czy codziennego Scruma, mając zwizualizowany proces, wiedząc kto czym się zajmuje, na jakim etapie są sprawy, o wiele prościej jest przeprowadzić to wydarzenie, to spotkanie i dojść do porozumienia, jeśli chodzi o to ile pracy jeszcze zostało do realizacji. Druga taka przykładowa forma wykorzystania to jest taka codzienna praca na zasadzie, kiedy mamy board i na nim się dzieją jakieś rzeczy. W sensie coś się przesuwa, coś przechodzi do stanu, że zrobione albo coś przechodzi do stanu, że jest zblokowane. No to jest bardzo fajna informacja dla zespołu. Czyli pracując w jednym pomieszczeniu, pracując na fizycznym boradzie ja wręcz widzę, że ktoś wstaje, idzie coś tam przesunąć. Więc dla mnie to jest sygnał, że być może coś się zadziało z perspektywy zespołu – co jest istotne. Natomiast pracując w warunkach zdalnych, no to też jesteśmy podłączeni do najróżniejszych narzędzi – czy wszelkiego rodzaju powiadomienia, czy po prostu taka praktyka patrzenia czy coś się zmienia na tablicę, może być fajną informacją, że coś jest gotowe do testów, albo jest kawałek pracy, który teraz my powinnyśmy przejąć. Trzecim takim przykładem wykorzystania takich zrzutów czasowych z konkretnego momentu życia tablicy możemy wykorzystać podczas na przykład retrospektyw. Czyli przykładowo możemy dostrzec kiedy zaczniemy wizualizować naszą pracę, że sporo rzeczy jest w trakcie pracy, sporo rzeczy jest rozgrzebanych. Mamy więcej tych rzecz, które są in progres, niż rzeczy, które przechodzą w prawą stronę tablicy, które są bliżej ukończenia. I może to być bardzo fajny materiał do podyskutowania z czego to wynika, czy to jest dla nas problem, jakie są konsekwencje tego, jak to wpływa generalnie na to jak realizujemy rzeczy, które sobie zaplanowaliśmy w Sprincie.

Kuba: Zwłaszcza, że taka perspektywa boarda pozwala zobaczyć całą pracą, całego zespołu, a to to powinno być optymalizowane w czasie perspektywy. A nie taka perspektywa – ja swoje robiłem, ja byłem odpowiednio dobrze zaangażowany. Czasowo mi się to dobrze układało. Może tak, może nie, ale i tak skupmy się na tym jak to wyglądało w całym zespole, w całym tym przepływie, który mamy pod kontrolą. W kolejnej części odcinka chcielibyśmy przejść do tego co byłoby taką listą naszych porad, czy sugestii – jak taką wizualizację pracy w zespole, w Sprincie zrobić dobrze, czy jakie rzeczy mogłyby być korzystne. Zaczniemy od pierwszego punktu, który nam tutaj przyszedł do głowy i to tak autentycznie wydaje się, że to też jest najważniejszy aspekt, to , że ta wizualizacja to wspólna odpowiedzialność całego zespołu. Co mamy tu na myśli? Przede wszystkim to nie może zadanie, które jest na barkach pojedynczej osoby. To nie może być coś w co część zespołu nie wierzy, ponieważ cała ta misterna konstrukcja się momentalnie rozsypuje jeśli board jest w połowie aktualny, a w połowie nie. Jeśli kolejni członkowie zespołu też tak nie za bardzo korzystają z tych rezultatów, no to już albo nie będziemy mieli takiego zaangażowania, żeby aktualizować, czy tak jak mówiliśmy też ten przykład – nie za bardzo na przykład też ktoś będzie do końca wierzył w to w czasie dyskusji w czasie retrospektywy, że to nam oddaje rzeczywistość. I oczywiście nie jestem tutaj naiwniakiem, że wszystkie pomysły w zespole od razu chwytale, nie wiem – w ośmioosobowym zespole od razu wszyscy mówią: Wow, ale super pomysł, czy lecimy lecimy. Ale jednak zwróciłbym uwagę na to, jeśli jestem osobom, która inicjuje taki pomysł w zespole, że może byśmy wizualizowali, albo poprawili naszą wizualizację, lepiej ją wykorzystali, to zwróciłbym przede wszystkim szczególną uwagę nie na poszczególne praktyki wizualizacyjne, tylko na to, czy my wszyscy w zespole rozumiemy po co to jest. Czy wszyscy, tak to nazwę, komitujemy czy angażujemy w to, żeby z tego korzystać.

Jacek: Sam proces też rozmowy o tym, że w ogóle, po co jest ta tablica, jak moglibyśmy z niej korzystać – to też jest fajny moment, kiedy w zespole buduje się świadomość potrzeb, świadomość procesu, a dla wielu osób, to w ogóle może być kompletnie nowa praktyka, z której nigdy nie korzystały. Natomiast warto poświęcić czas i tą konkretną praktykę wprowadzić w sposób świadomy. Między innymi po to, żeby uniknąć jakichś frustracji w przyszłości na zasadzie, że nikt nie patrzy na tablicę, nikt z niej nie korzysta i ona w ogóle obrosła pajęczynami i mchem. Druga taka porada od nas, to takie zapożyczenie z Kanbanu, czyli to sobie tak nazwaliśmy – „Zacznij z tym co masz”. Mamy tutaj na myśli takie podejście, w którym zachęcilibyśmy Cię do tego, żeby nie przekombinować, jeżeli chodzi o ten taki startowy wygląd tablicy. Czyli raczej zastanowiłbym się nad odzwierciedleniem tego, jak faktycznie teraz pracujemy i raczej powstrzymałbym tę pokusę, która się może pojawić. To skoro już pracujemy nad wizualizacją procesu, no to może w ogóle go zaczniemy usprawniać. No i wtedy zaczynamy raz, wchodzimy w nowe narzędzie pod tytułem wizualizacja i jednocześnie chcemy usprawniać. Z mojej perspektywy jest to pewne zagrożenie i raczej bym rekomendował takie ćwiczenie, w którym jako zespół budujemy wspólne zrozumienie tego jak dzisiaj pracujemy i na początek bym odzwierciedlił to jak jest. Upewniłbym się to jak jest, upewnił się też w paru przejściach, odczekałbym  trochę czasu, poużywałbym takiej tablicy i dopiero potem jakby była zgoda, że dobrze to odzwierciedla to nasze przypadki, w jakich funkcjonujemy. Dopiero wtedy bym się zastanowił – dobrze, to teraz co już wiemy na bazie pracy z tą tablicą, co już teraz jesteśmy w stanie z tej tablicy odczytać. Czyli taka innymi słowy mówiąc – technika małych kroków. Takie bezpieczne podejście, nie za dużo na raz. No bo na koniec dnia, z mojej perspektywy, to wszystko rozbija się o pewne nawyki, no i raczej jestem fanem, i też widzę, że prędzej zespół się nauczy małej drobnej rzeczy niż jakiegoś wielkiego mechanizmu skomplikowanego, który może stwarzać poczucie, że jest tego po prostu za dużo.

Kuba: I to zapożyczenie kanbanowe tutaj może bardzo fajnie pracować w zespole. I jeśli sobie to jednoznacznie wszyscy zakomunikujemy, że też po prostu zacznijmy od czegoś prostego z pełną świadomością, że będziemy to komplikować. Ale komplikować po małym kroku, czyli jest moja taka obserwacja na temat tablic, że często te tablice w zupełnie inne kierunki idą. Zespoły sobie zupełnie zmieniają orientację, niektóre zespoły bardziej patrzą per osoba, inne bardziej per item, który jest realizowany przez zespół. Jeszcze inne zespoły patrzą perspektywą na przykład dni tygodnia. To może powodować, że tablice są praktycznie takie nieporównywalne. One ewoluują w zupełnie innych kierunkach. Oczywiście jak się widziało setki zespołów, to zaczyna się widzieć pewne wzorce, ale to jest tak, że nasza tablica niech będzie nasza, i ona też dalej będzie nasza. My po swojemu będziemy ją sobie zmieniać. Tak trochę dopasowywać do swoich preferencji. To „zacznij z tym co masz” właśnie ma też taki wymiar – jeśli u sąsiadów w budynku jest tablica, to może nie odtwarzajmy dokładnie jej wyglądu. Jeśli byliśmy na Daily jakiegoś innego zespołu i bardzo nam się spodobało jak fajnie pracują, perspektywą po itemie Backlogu na Daily, dzięki temu też mają wizualizację tak poukładaną. To bardzo fajnie działa, tylko, że jest bardzo prawdopodobnie, trzech, pięciu, piętnastu retrospektyw, na których doszli w ogóle do tego etapu. Więc może my zacznijmy od czegoś prostego co oddaje naszą perspektywę. Zobaczmy, to jest bardzo ciekawa inspiracja. Zobaczmy w którą stronę to może się rozwijać. Bądźmy gotowi, że my sobie też tam pójdziemy, ale może też zupełnie wymyślimy coś swojego. „Zacznij z tym co masz” oznacza, zrób coś prostego, ale też oznacza, nie kopiuj sąsiada, bo sąsiad akurat może akurat kosi tę trawę w nie tą co trzeba. Trzecia porada, którą byśmy chcieli powiedzieć, trochę podobna do tego „Zacznij z tym co masz”, to to, żeby tablica oddawała przebieg procesu. Co tutaj mamy na myśli? To to, żeby w miarę możliwości, żeby ta tablica też przy okazji pokazywała w jakiś sposób w swej konstrukcji, w miarę możliwości end to end, to co jest do zrobienia przez dany zespół. Więc jeśli mamy jakieś naturalne kroki w procesie pracy zespołu, to fajnie jeśli ta tablica też mniej więcej  to oddaje. Co to oznacza? To między innymi oznacza, że w praktyce nie za długo się powinno się uchować najprostsza wersja tablicy, czyli: do zrobienia, w trakcie robienia, zrobione. To w trakcie jest na tyle mgliste i na tyle pojemne, że prawdopodobnie w większości zespołów to może oznaczać zbyt duże uogólnienie. W ramach tej poprzedniej porady mówiliśmy „Zacznij z tym co masz”, jeśli tak postrzegacie swoją pracę, że ona jest nie zrobiona, w trakcie albo zrobiona. No dobra, to to jest „Zacznij z tym co masz”. Ale prawdopodobnie każdy zespół ma jakąś dodatkową specyfikę do zrobienia. Ma jakieś kolejne smaki i te smaki można też w tablicy oddać i po prostu w miarę możliwości też pozwolić sobie jako cały zespół, żeby pokazać gdzie mniej więcej jesteśmy z pracą. Być może gdzie być może mamy problemy, miejsce gdzie te zadania gdzie na przykład te zadania utykają. Jest szereg rzeczy, które dzięki temu, że sobie bardziej wiernie oddamy proces jesteśmy w stanie też zacząć odczytywać z tej wizualizacji. 

Jacek: Takie najczęściej spotykane usprawnienia w tym obszarze, o którym mówisz – trzymając się tego przykładu „in progres”, no to jest na przykład rozdzielenie, jeśli mówimy o zespołach IT, rozdzielenie implementacji i testowania. Inny przykład. Implementacja to też nie być jeden stan, tylko możemy mieć implementację i możemy mieć oddzielną fazę na przykład code review, która jest czymś innym niż jeszcze jeszcze takie dodatkowe testy. Trzeci przykład. Testy też nie muszą być jedną kolumną, bo na przykład sporo informacji możemy wyczytać jeśli sobie zrobimy kolumnę „ready for testing” – czyli rzeczy, które są ukończone, gotowe do przetestowania, ale jeszcze nie możemy powiedzieć, że są w trakcie testowania. No i też, analiza tego ile rzeczy zaczyna nam się gromadzić w tej kolumnie. Ile na przykład czekamy na to, aż ktoś podejmie zadanie z tej kolumny. No to jest niesamowita kopalnia informacji, jeżeli chodzi o usprawnienia procesowe. Z mojej perspektywy, myślę, że jest mi do tego blisko. Porada, z której bardzo mocno bym skorzystał. Pozostawia tam sporą przestrzeń, jeżeli chodzi o to jak usprawniać proces pracy.

Kolejną poradą, którą chcemy się podzielić, to jest porada mówiąca o tym, że warto zastanowić się, jak chcielibyśmy kodować informacje na tej tablicy. Powiedzieliśmy już trochę, że najprawdopodobniej będziecie odzwierciedlać jakieś kroki w procesie. Kuba w swoich przykładach mówił, że tak się mogą pojawić jakieś elementy, które sobie wybraliśmy na konkretny okres czasu do pracy. Tam się mogą pojawiać dni tygodnia. Tam się mogą pojawiać osoby, które są w zespole, i wszystkie te informacje możemy przedstawić w najróżniejszy sposób. W szczególności, jeżeli pracujemy na tablicach fizycznych, no tam pojawia się całkiem spora pula najróżniejszego rodzaju kartek w różnych kolorach, o różnym kształcie, różnych magnesów, które mogą zarówno symbolizować kto konkretnym elementem się zajmuje. Gdy przyczepiamy magnes na konkretne zadanie, ale magnes też może być wykorzystywany do zliczania dni, ile konkretne zadanie jest w konkretnej kolumnie. Magnes koloru czerwonego może też oznaczać, że zadanie  jest zblokowane. Tak więc istnieje naprawdę, bym chyba powiedział nieskończona ilość kombinacji i możliwości, jeżeli chodzi o to jak się umówicie, czy jak się umówisz jako członek zespołu z resztą – co oznaczają konkretne informacje. Tak jak Kuba wspomniał tych tablic w życiu widzieliśmy, no myślę że kilkadziesiąt to co najmniej. Dlatego co Kuba powiedziałeś to mi się przypomina taka chyba najbardziej dziwna tablica z mojej perspektywy, która w ogóle przybrała taki kształt takiego jakby ślimaka. Ten ślimak miał coś na celu i coś odzwierciedlał. Mówię to tylko po to, żeby pokazać Wam, że nie trzeba się też ograniczać, jeżeli chodzi o to jak to zrobimy. No a to kodowanie informacji z mojej perspektywy to jest właśnie to, gdzie dzieje się różnica, czyli tablica powinna tak funkcjonować, powinna być tak skodyfikowana, że niezależnie kogo zapytamy z zespołu jaki jest stan gry, no to powinniśmy otrzymać zawsze taką samą odpowiedź. A żeby otrzymać zawsze taką samą odpowiedź no to wszystko to co mamy na tablicy musi być absolutnie jasne. Tam nie może być, czy nie powinno być na jakąkolwiek wieloznaczność, no bo to może oznaczać, że ktoś na bazie błędnego zrozumienia jaki jest stan gry zacznie podejmować decyzje, no które z perspektywy czasu mogą okazać się błędne.

Kuba: O tym kodowaniu już dużo powiedziałeś. Ja zamiast jeszcze kolejnych przykładów nie będę dorzucał to dopowiem jeszcze dwie praktyki związane z takim kodowaniem. Jedna sprawa to taka, że to kodowanie to jest akurat elegancki przykład jak można ewoluować z tablicą, czyli mieć jakiś pomysł, że dodajmy na przykład flagę, która oznacza zablokowanie. Ważne wtedy jest, żebyśmy na początku przynajmniej wyrabiali to sobie jako nawyk i byli bardzo spójni. Być może nawet zgódźmy się, że ktoś nam w zespole będzie o tym przypominał. Jeśli jako cały zespół zapomnimy, żebyśmy jednak tego kodowania używali szczelnie, że tak się wyrażę – czyli, że nic nam się nie gubi, że część informacji jest niezakodowana. Więc tak naprawdę nie wiemy czy jesr czy nie jest na przykład zadanie przydzielone, albo zblokowane, albo jeszcze jakaś rzecz, którą sobie zakodowaliśmy. Zwłaszcza na etapie wprowadzania jakiejś zasady związanej z usprawnieniem tablicy. Może nie bądźmy zbytnimi optymistami w tej sprawie i zastanówmy się czy nie powołać w zespole kogoś, kto się ochotniczo zobowiąże, żeby zwracać na takie rzeczy uwagę. No idealnie jeśli mamy też osobę, która jest tak nazwę charakterologicznie dostosowana do takich zasad. Czyli uwielbia porządek i jak już się podjęliśmy czegoś to się tego trzymajmy. Myślę, że w takim pełnym melanżu charakterów w zespole znajdzie się ktoś kto nie zawsze będzie taki. To nie zawsze będzie Scrum Master, może to będzie bardzo uważny na przykład tester. Druga rzecz z kodowaniem to taka praktyka, którą ja zawsze sobie z rozczuleniem wspominam jeszcze jak z Jackiem pracowaliśmy w jednym zespole w Allegro i mieliśmy coś takiego co nazywaliśmy parkingiem magnesów. I ten parking magnesów tak naprawdę nie służył tylko po to, które symbolizowały mnie albo Jacka albo resztę ekipy z tamtych lat. To była też w pewnym sensie legenda. To też może być pewna praktyka, która poprawia czy pomaga z tym kodowaniem informacji. Jeśli gdzieś tam w rogu tablicy sobie zrobimy może taką listę symboli czy oznaczeń co one dokładnie dla nas znaczą. Jak mamy jedno lub dwa kodowania na tablicy to nie jest sposób się pogubić. Ale jeśli wprowadzimy kilka symboli, jeśli zaczyna to być bardziej rozbudowane, no to możemy mieć taką łączoną funkcję i jednocześnie symbolicznego zdefiniowania co to jest, ale też na przykład parking na niezużyte flagi czy magnesy, czy żetony, cokolwiek tam robimy. Oczywiście z rozczuleniem wspominam tablicę fizyczną i to w przypadku tablicy fizycznej to jest o wiele prostsze i o wiele bardziej elastyczne narzędzie niż jakiekolwiek tablice elektroniczne, które mamy. No ale w przypadku tablicy elektronicznych być może podobną poradą mogłoby być zbudowanie jakiejś takiej legendy czy jakiejś takiej instrukcji  – na co się zgodziliśmy, że będziemy w tablicy naszej czy w Trello czy w Jirze czy jeszcze może w jakimś prostym Excelu wyszerowanym do wszystkich ludzi. Co tam oznaczamy, co oznaczają dane tagi, co dana kolumna oznacza. Kiedy jest uprawniony żeby z niej przesunąć do kolejnej. To może się przydać, gdy mamy nowych członków zespołu, to może sie też przydać na tym etapie gdy w ogóle uruchamiamy daną inicjatywę, jakby zaszywania informacji na temat tej naszej wizualizacji.

Przechodząc do następnej porady, i to już będzie ostatnia z tej naszej listy tych rekomendacji i odpowiedzi. No nie możemy nie być sobą, żeby nie skończyć taką ważną myślą, która zresztą przez poprzedniego punktu, czyli bardzo istotne jest to, że taka wizualizacja powinna podlegać ciągłemu doskonaleniu. Tak jak wspominaliśmy z tym „Zacznij z tym co masz” to nie jest raz a dobrze zrobione ćwiczenie. Będziemy wymyślać, będziemy wpadać na nowe problemy. Być może jakieś kryzysy nam pokażą, że jeszcze coś przeoczyliśmy i to wszystko powoduje, że ta tablica powinna w dłuższym okresie czasu ewoluować, być może nawet przez chwilę wpadać w jakieś ślepe uliczki, żeby się tak naprawdę doskonalić, ciągle poprawiać, ciągle usprawniać. I tym Jacek ja może Tobie skradnę jakąś taką pustą receptę, a propos tablic fizycznych. Bardzo obrazowe jest to, że na początku w tablicach fizycznych, dosłownie linie, ja bym raczej wyrysował markerem na białej tablicy. To jest od razu sygnał, że my to jeszcze będziemy zmieniać, wymazywać, dokładać jakieś nowe albo poprzeczne albo poziome kolumny. I dopiero za jakiś czas może być dobrym pomysłem na przykład wyklejenie tego taśmą, czy zrobienie tych linii bardziej trwałych, żebyśmy może mieli zawsze jakąś taką łatwość w ciągłym poprawianiu. Może nigdy nie będzie ten moment, że to już jest takie coś co możemy sobie wydrukować i już tak zostawić. Ta tablica powinna żyć i ona powinna żyć dzięki ciągłym usprawnieniom.

Jacek: Sporo powiedzieliśmy w sumie o tym, że fajnie by było, żebyśmy zawsze mogli mieć fizyczną tablicę, ale te usprawnienia też są możliwe kiedy pracujemy elektronicznie. Nasza chociażby tablica, z której z Kubą korzystamy w ramach pracy w spółce, ona też podlegała ewolucji. Zaczęliśmy od bardzo prostej i dołożyliśmy myślę co najmniej trzy stany konkretnych zadań, które z naszej perspektywy mają znaczenie. Przykładowo na samym początku nie dodaliśmy sobie stanu zblokowane, może naiwnie myśląc, że problem zblokowanych zadań nas nie dotyczy. W każdym razie nie było tego stanu na początku i z czasem też się okazało, że pewne zadania są powtarzalne więc robiliśmy sobie oddzielną kolumnę gdzie pojawiały się czy pojawiają się nadal elementy, które chcemy wykonywać cyklicznie. Dlaczego o tym mówię? Raz, żeby pokazać, że elektroniczną wersję też można usprawniać, a druga jest sprawa jest taka – my nie mamy jako tako retrospektywy ustalonej w jakichś takiś konkretnych momentach i raczej to jest, tak sobie głośno myślę, po prostu pewnego rodzaju impuls. Pracuję, dochodzę do momentu, że w sumie ta rzecz byłaby powtarzalna, albo dodaję tę kolumnę i informuję resztę – tu akurat Kubę plus osoby zainteresowane, bądź podrzucam temat do przeanalizowania. Słuchaj, słuchajcie jest taka sytuacja, że takie zadanie wygląda na powtarzalne. Nie mamy tego stanu. Widzę takie opcje. Tak więc, mówię to po to, że to nie musi być retrospektywa. Wiele rzeczy, które dotyczą tablica, tak jak sama ta nasza porada brzmi, po prostu mogą się pojawić w sposób taki ciągły – czyli, po stand up’ie w ciągu dnia ktoś w końcu stanie, powie słuchajcie, mi to przeszkadza albo napisze na komunikatorze albo się zdzwoni z zespołem. Tak więc tu bym wzmocnił to, że nie trzeba wyczekiwać do tej retrospektywy i raczej ta tablica może być fajnym powodem, żeby wyrabiać sobie tą zdolność robienia małych usprawnień w trakcie pracy. Myślę, że jest to praktyka nad którą warto pracować.

Powiedzieliśmy sporo z Kubą jak w praktyce korzystać z tablicy, co byśmy doradzili. Chcielibyśmy podpowiedzieć, czego naszym zdaniem warto unikać. Pierwsza rzecz, na którą byśmy zwrócilibyśmy uwagę, to to, kiedy już się decydujemy na tą tablicę, no to, żeby ona po prostu była aktualna. Żeby nie doprowadzić do sytuacji, z którą często się spotykamy, że jakaś tam tablica jest, ale ona dawno przestała być aktualna, dawno nie odzwierciedla procesu, ona po prostu gdzieś tam wisi w kącie i się kurzy. Z mojej perspektywy to rodzi sporo frustracji na takiej zasadzie, że jedne osoby korzystają inne nie korzystają. Te co nie korzystają to się cieszą, że mają mniej pracy. Te co korzystają są sfrustrowane, że no kurcze przecież się umawialiśmy, że będziemy tę tablicę utrzymywać. Tak więc to jest trochę tak jak z robieniem retrospektyw, z których nie wychodzimy z usprawnieniami, tych usprawnień nie realizujemy. Po pewnym czasie usłyszymy, że retrospektywy są bez sensu. Są bez sensu skoro się nie usprawniamy no i tablica, która wisi i się kurzy i nikt jej nie aktualizuje no to jest taka pułapka przed, którą bym przestrzegł. Nawiązałem na początku do nawyków. Moim zdaniem to jest właśnie ten moment, gdzie warto wypracować sobie świadomie ten nawyk. Trochę bardziej się skupić na tym, żeby na tą tablicę spojrzeć. Moje doświadczenie jest takie, że jeżeli zespół poczuje wartość no to potem temat kompletnie znika, dla wszystkich staje się to absolutnie oczywiste jak duża wartość z tego płynie. No i odpada temat, raz aktualizacja, dwa jakieś tam odpowiedzialności za tablicę, o której też wspomnimy.

Kuba: Jest jednak cień zagrożenia, że nieaktualizowana tablica może być symptomem jakiegoś gorszego problemu. Może ktoś ma problem z przyznaniem się do statusu swoich prac, bo na  przykład nie wyrabia się i nieprzyjemnie jest mu się przyznać, że jednak tkwi w miejscu. Może być też jeszcze zupełnie inny przypadek, że może coś jest z kulturą firmy, w ogóle z otwartością tego na jakim etapie jesteśmy z naszymi pracami. Niechęci do pokazania pewnych rzeczy. Być może zbytniego żurawia zapuszcza na tą tablicę jakiś manager i wyciąga z nich toksyczne jakieś konsekwencje. Tutaj jakby nawyki to jest mocny, silny kandydat, żeby je sobie zbudować, żeby o tym porozmawiać, żeby zrozumieć dlaczego tak jest, ale też nie sprowadźmy tego do tej płaskiej warstwy, bo może się okazać, że przy okazji mierzymy się z czymś o wiele gorszym. Niestety gorszym, bo tutaj będę stopniował to. Bo jeśli problem jest kulturowy, albo problem jest taki na poziomie jakby osobistych odczuć co do takiej tablicy, to będzie bardziej delikatna sprawa do rozwiązania. To jest taka uwaga na boku, którą może warto mieć z tyłu głowy, gdybyśmy się trochę zapędzili, w to że może to jest tylko kwestia nawyków. W każdym razie na pewno nieaktualny board to board bezużyteczny i po chwili już wszystkim się odechce, jeśli on będzie w niespójny sposób aktualizowany. Kolejna porada co do tego, czego unikać to unikajmy takiej sytuacji, że tablica nie odzwierciedla rzeczywistej pracy. Czasem spotykam taką sytuację. To znowu będzie mocno kanbanowe, co powiem, że jest jakaś oficjalna wytyczna, czy podpowiedź na temat tego jak powinna wyglądać praca zespołu, na przykład dokumentujcie wszystko co robicie, a zespół nie do końca tak pracuje. No i wtedy czasami jest pokusa taka bycia formalistą, zwłasza, że ta tablica to jest coś co prawdopodobnie jest relatywnie łatwo dostępne również dla osób spoza zespołu. Mamy kolumnę dokumentacja. Tylko ta kolumna jest albo zakurzona. W sensie nigdy tam żadnej kartki nikt nie położył. Problem jest, że wydaje nam się, że to odzwierciedla proces, a nie odzwierciedla. Chyba jeszcze gorzej jest jak tak musimy wkładać do tej kolumny dokumentacja, ale tak wszyscy sobie tak oko do siebie puszczamy, że tak naprawdę to tej dokumentacji jednak nie robimy. I to jest jakby w dwie strony rozmowa, dlaczego firma na przykład firma oczekuje od nas jakiegoś kroku i czy na pewno dobry pomysł to go nie robić, ale w kontekście wizualizacji ja bym był jednak wielkim fanem, żeby ta wizualizacja była taka naprawdę realistyczna. Nie wymuszajmy procesów czy pracy zespołów poprzez statusy w jakimś narzędziu, zwłaszcza w narzędziach elektronicznych wydaje się, że jest to taki dobry pomysł, że jeśli ludziom nakażemy przeklikiwać zadania przez pewne statusy, to oni faktycznie tę pracę będą w tej kolejności wykonywać. Ja wtedy pokazuję raporty z czasów przeklikiwać tych statusów. Tam często bywają mikrosekundowe przeskoczenia przez niektóre statusy i to powinien być sygnał dla zarządzających, czy osób, które kreują jakieś wytyczne co do procesu, że to nie jest najweselszy pomysł, ale też w zespołach warto zreflektować czy ta wizualizacja nam pomaga, czy ona nam niestety zaburza obraz albo od razu zaczynamy kłamać, nie dokońca mówić prawdę. Jakkolwiek to nie nazwiemy to jednak ta rzetelność tego, gdzie jesteśmy już się zaburza.

Kolejna rzecz, którą też podrzucimy też bardzo jednoznacznie nazywając rzeczy to to, żeby nie przekomplikowywać tablic. Wspominaliśmy o tym „Zacznij z tym co masz”, ale nawet, gdy już dalej z tym pójdziemy w tym takim ewoluowaniu naszej tablicy, warto utrzymywać, mimo wszystko pewną prostotę, coś co nam wszystkim służy, coś co jest w ogóle dla nas bezwysiłkowe. Takie przekomplikowanie może być czymś co nas zniechęca, czymś co powoduje samo w sobie problem z odczytaniem, gdzie dokładnie jesteśmy i co to dokładnie znaczyło, bo już trochę zapominamy, bo mamy siedemnaście statusów. Przekomplikowanie tablicy, w którymś momencie może skorodować taką czytelność tego co robimy. Dobra tablica ma taki charakter, że w zasadzie można powiedzieć, że na pierwszy rzut oka już widzimy, gdzie jesteśmy. Bez przyglądania się szczegółom już to powinno być mniej więcej jasne, jak zaawansowani z pracą jesteśmy, co to w ogóle znaczy. Te kolumny też powinny być czytelne, więc tutaj unikajmy takiej pokusy do nadmiernego dodawania jakichś subtelności tego jak pracujemy. Być może jakiś poziom przybliżenia może być wystarczający. Jeśli naprawdę nie ma jakiegoś powodu, to nie idźmy w skomplikowanie, nie idźmy w zbytnie skomplikowanie, bo to nam może w totalu po prostu spowodować, że to się wszystko nie sprawdzi.

Jacek: Ostatnia porada z kategorii czego unikać, to taka wskazówka, żeby zwrócić uwagę na to, żeby cała praca, którą wykonuje zespół była odzwierciedlona na tej tablicy, a nie tylko pewien wycinek. Co tutaj mamy na myśli. Przykładowo może pojawić się pokusa w zespołach developerskich, żeby odzwierciedlić ładnie całe flow pracy takiej związanej z programowaniem, natomiast nie odzwierciedlić pracy testera. Inny przykład. Jest jakaś praca związana z UX, ona też się nie odzwierciedla, nie wiemy w jakim to jest stanie. Nie wiemy kiedy pewne rzeczy będą. Czy taki bardziej zaawansowany temat, czyli przykładowo, tylko ten taki obszar związany z dostarczaniem produktu mamy odzwierciedlony. Natomiast kompletnie nie wiemy na jakim etapie jest praca taka odkrywkowa, czyli wszelkiego rodzaju rzeczy związane z Product Discovery. Warto się zastanowić czym jest ten zespół, w którym jesteśmy, gdzie są jego granice, jakie informacje – jeśli chodzi o taki pełny kontekst prac są dla nas przydatne – tak, żeby nie pominąć jakiegoś aspektu, który z perspektywy czasu może się okazać, że jednak fajnie jakbyśmy wiedzieli. No bo to spowoduje, że zawęzimy sobie pole widzenia i ten produkt potencjalnie może być nie tak dobry, jak byśmy chcieli.

Kuba: To ja też to akurat sparafrazuję. Fajnie jest pomyśleć nad tą perspektywą – sto procent pracy jest widoczne na tablicy, sto procent pracy całego zespołu. I to czasami może oznaczać, że nagle odkrywamy różne takie rzeczy, które się zbierają w całkiem pokaźną ilość, które robimy jako zespół gdzieś obok. Może to są rzeczy, na przykład supportowe, czy jakieś serwisowe, jakkolwiek to nazywamy. Może to są jakieś rzeczy, które ktoś z nas robi dodatkowo oprócz pracy takiej, nazwę to w Sprint Backlogu, czy w Sprincie, bo w sumie to nawet nie jest Sprint Backlog. I to są wszystko takie niepotrzebne, zbyt wąskie spojrzenia. Jeśli zwrócimy uwagę tylko i wyłącznie na przykład na ten wycinek, jakie ficzery w Sprincie staramy się ukończyć. A może się okazać, że tej pracy, którą wykonujemy jest o wiele wiele więcej. W którymś momencie możemy się frustrować, że tablica fajna, ale 50% czasu, które ja poświęcam w firmie idzie na inne rzeczy niż na tej tablicy i tylko z tego powodu, że nie widzę tej całej pracy również mogę przestać chcieć na tę tablicę zwracać uwagę albo ona zgubi dla mnie jakąś wartość, czy jakąś użyteczność. To by było na tyle jeśli chodzi o ten odcinek. Ja podsumuję te porady, które dajemy. Zdecydowanie wizualizacja pracy to powinna być wspólna odpowiedzialność zespołu. Zachęcamy do podejścia „Zacznij z tym co masz”. Fajnie jeśli ta wizualizacja oddaje taki realny przebieg procesu. Warto zastanowić się nad kreatywnym zakodowaniem pewnych informacji, które na wizualizacji zawieramy. Wizualizacja to jest jeszcze jeden obszar, który powinien podlegać ciągłemu doskonaleniu. Natomiast jeśli byśmy chcieli takich kilka przestróg dać, to opowiedzieliśmy o tym, żeby mieć aktualny board, a nie taki, który już przestał oddawać rzeczywistość. Tablica, czy ten schemat pracy odzwierciedlony powinien odzwierciedlać rzeczywistą pracę. Warto, żeby ta praca nad wizualizacją to nie była indywidualna robota na przykład Scrum Mastera czy lidera. Nie przekomplikowujmy czytelności tablicy i zobaczmy, żebyśmy czasem nie wpadli w pułapkę, że tylko wycinek pracy jest pokazywany w ramach naszej wizualizacji.

Jacek: Na koniec chcielibyśmy zaprosić Cię polubienia, obserwowania czy followania nas na Social Mediach, w których jesteśmy. Mamy tutaj na myśli nasze konto na Facebooku, nasze konto na LinkedIn oraz przypominamy o tym, że możecie zasubskrybować nasze konto na YouTube. Już od dobrych kilku odcinków nagrywamy podcast również w wersji video. Uważni obserwatorzy dostrzegą stopniowe usprawnienia, jeśli chodzi o to jak wyglądamy. Jest to zasługa i lepszych kamer i lepszego oświetlenia, lepszych też mikrofonów. Tak więc zapraszamy do bycia z nami na tych kanałach. Tam też jest możliwość dyskutowania, komentowania. Dzięki temu, że tam będziecie, możemy być w lepszym kontakcie. I to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki Kuba.

Kuba: Dzięki Jacek.

Jacek: I do usłyszenia wkrótce


3 Replies to “#041 – Wizualizacja pracy w Sprincie”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Jesteśmy też tutaj

Podcast od kuchni. Tak nagrywamy dla Ciebie!

Jacek Wieczorek i Kuba Szczepanik
scenariusz do nagrania podcastu
Jacek Wieczorek Kuba Szczepanik podcast

Opinie naszych słuchaczy.

„To jest to! Ekstremalnie dobra dawka potrzebnej wiedzy. Część podcastów otwiera oczy, część porządkuje wiedzę. Polecam!”

„Mimo iż nie jestem bardzo związany z agilem/scrumem, jakieś doświadczenia z nim miałem („retrożale” ;), to bardzo przyjemnie się Panów słucha. Duża i bardzo konkretna dawka wiedzy, bez przynudzania, widać „napracowanie” przy każdym odcinku, jakość ścieżki audio na poziomie, całość w odbiorze sprawia profesjonalne wrażenie. Życzę obu prowadzącym sił do kontunuowania tego (nie)małego dzieła. :)”.

„Takich podcastów nam potrzeba!”

Oceń Podcast. Kliknij poniżej.

Apple Podcast logo
logo stitcher
Wordpress Social Share Plugin powered by Ultimatelysocial