Czy organizacja powinna mieć zwinną społeczność? Jak można ją stworzyć? Jak można ją rozwijać i animować, żeby ciągle działała? Mówimy o tym, jak wykorzystać jej istnienie i potencjał w danej organizacji. Jakie korzyści wynikają z istnienia zwinnej społeczności? Tego dowiesz się z 44. odcinka podcastu Porządny Agile. Przekazujemy Ci także kilka sprawdzonych praktyk, jak zawsze popartych naszymi doświadczeniami.
Zobacz wersję wideo
💡 BEZPŁATNA KONSULTACJA DLA LIDERÓW 💡
Porozmawiajmy o efektywności w Twojej firmie!
Bezpłatną konsultację kierujemy do osób zarządzających technologią lub produktem w średnich i dużych firmach, które mają pod sobą co najmniej kilka zespołów wytwarzających.
Rozmowa trwa zwykle 45 minut, które możesz wykorzystać na skonsultowanie ważnego dla Ciebie tematu związanego z procesem dostarczania produktów cyfrowych.
UMÓW BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ →Dodatkowe materiały
Techniki moderacji spotkań społeczności
Transkrypcja podcastu „Firmowa społeczność zwinna”
Kuba: Ten odcinek poświęcimy tematowi zwinnych społeczności w ramach organizacji. Opowiemy o tym, jak według naszego doświadczenia takie zwinne społeczności mogą się rozwijać. Jak można je animować. Jak można je tworzyć, a potem też podtrzymywać przy życiu. Ale też poza aspektem takiej samej transformacji, czy uruchamiania takich społeczności wychodzimy z założeniem, czy z taką tezą, że cechą zwinnej organizacji są silne, istniejące i działające zwinne społeczności. Dlatego też oprócz tego aspektu zaczynania zwinnej społeczności chcemy też podpowiedzieć też trochę jak takie zwinne społeczności przytrzymać przy życiu, jak wykorzystać ich istnienie i ich potencjał w danej organizacji.
Jacek: I bardzo często pytania jak tworzyć takie społeczności, czy jak wspierać takie społeczności pojawiają się w organizacjach, które wspieramy w procesie zwinnej transformacji. Czasem te społeczności już funkcjonują, czasem są dopiero w zalążku, a czasem dopiero wykształca się pomysł, czy pojawia się pomysł na to, że być może to jest ten moment, kiedy powinniśmy się zastanowić nad wsparciem uruchomienia takiej społeczności. Jakbyś miał Kuba zdefiniować, czy przekonać naszego Słuchacza, dlaczego warto taką społeczność uruchomić, to co Ci przychodzi do głowy?
Kuba: Przede wszystkim nasuwa mi się taki temat – możliwości wymiany myśli. Mamy w takiej społeczności osoby z różnej perspektywy i jest szansa, że osoby wzajemnie się będą gdzieś tutaj wzmacniać, dawać sobie różne kąty patrzenia na daną sytuację.
Jacek: Myślę sobie, że te kąty patrzenia mogą być albo pewnego rodzaju wymianą myśli, ale mogą też przybrać taką formę już konkretnego wsparcia, czyli mamy jakiś problem, mamy jakąś zagwozdkę. Pojawię się na społeczności i to jest miejsce, w którym mogę czerpać od innych osób. W efekcie po prostu wyjść z jakąś wiedzą, która pozwoli mi lepiej wykonywać mi moje codzienne obowiązki.
Kuba: Jak mówisz o czerpaniu, to też automatycznie następny wątek się nasuwa sam. To takie inspirowanie się. Ja mam swój punkt widzenia, mam swoje kąty, ale mam też swoje ograniczenia postrzegania. Ktoś z boku mi coś da do myślenia, może coś przeczytał. Może coś wysłuchał. Może w ogóle widzi ten problem zupełnie inaczej i bo jakoś zreformułował. Więc takie zwinne społeczności wzajemnie dla siebie mogą też być okazją do inspiracji. Inspiracji do rozwiązywania problemów. Inspiracji do przesuwania sobie tej zwinności w swoim zespole w jakieś inne miejsce.
Jacek: Jak tak słucham tego, co mówimy, to w sumie taka do głowy przychodzi mi taka klamra, że de facto można też powiedzieć, że taka społeczność może nam pomóc w rozwoju. Bardzo szerokim tego słowa rozumieniu, bo to może być i taki rozwój – mnie, jako moja wiedza, która jest mi potrzebna do codziennego działania, ale też taki rozwój, w sensie, być może te relacje, które tam z osobami nawiąże, też będą (nazwijmy to) rozwojowe w kontekście szerszego patrzenia na organizację.
Kuba: Wspomniałeś relacje. One same w sobie też mogą być wartością zwinnych społeczności. Czyli możemy zbudować pewną integrację między zespołową. Zwłaszcza jeśli mówimy tu o społeczności zwinnej, w skład której wchodzić mogą: Scrum Masterzy, Product Ownerzy, być może jacyś pasjonaci podejścia zwinnego. No to prawdopodobnie oni będą przychodzić z bardzo różnych zespołów. Być może na co dzień rzadziej ze sobą pracujących. Jeśli wejdą w skład społeczności, będą aktywnie działać, jest spora szansa, że się po prostu ze sobą zintegrują. Będą się znać z imienia, będą umieć ze sobą współpracować w przyszłości.
Jacek: W sumie od tego, co mówisz to jest tylko już krok do tego, żeby taka społeczność już mogła, oprócz tego, że będą się znać i być może tą znajomość przełożą na płynniejszą, lepszą, szerszą współpracę w życiu codziennym. No to też będą mogli dojść do takiego punktu, w którym będą mogli wspólnie wypracowywać rozwiązania, które będą do zastosowania nie tylko w konkretnym zespole, w którym ja się znajduję, ale szeroko dla całej organizacji.
Kuba: Te rozwiązania to może być też już konkretnie wyjście naprzeciw jakimś problemom organizacyjnym, tak zwanym scrumowym impedimentom. Jakieś niedoskonałości, które poszczególne osoby w społeczności, a może nawet cała społeczność zdefiniują, że to jest coś, co nam przeszkadza. To jest coś, co ogranicza naszą zwinność, albo jest problemem może nie zwinności jako takiej, tylko jakąś niedoskonałością procesu i my jako społeczność możemy coś z tym zrobić. Możemy uruchomić jakieś działania, które w efekcie doprowadzą do tego, że proces będzie lepszy. Współpraca będzie lepsza. Może wartość biznesowa będzie lepsza, w zależności od tego, za co się zabierzemy.
Jacek: Powiedzieliśmy trochę o tym, jakie są korzyści z posiadania w organizacji takiej społeczności. Teraz chcielibyśmy opowiedzieć trochę o konkretnych praktykach na bazie naszych doświadczeń, na które warto zwrócić uwagę, kiedy będziesz podchodził lub podchodziła do tematu uruchamiania, czy animowania, czy w ogóle wspierania pomysłu, żeby taką społeczność stworzyć. Co byś Kuba zaproponował w pierwszym kroku?
Kuba: Pierwsza rzecz, która mi przychodzi tutaj do głowy, też bazując na bazie swoich doświadczeń, to to, że takie zwinne społeczności bardziej się rodzą, tworzą, rosną, niż są nadzorowane. Czyli jeśli miałbym zacząć od pierwszej porady dla liderów organizacji, to raczej szukałbym takich rozwiązań, które bardziej umożliwiają działanie społeczności zwinnej. Bardziej zachęcanie do działania w zwinnej społeczności, niż takie bardzo zerojedynkowe, punktowe nakazywanie funkcjonowania zwinnej społeczności, czy takie po staropolsku mówiąc „staskowanie” kogoś, że słuchaj – zrób zwinną społeczność, rozkręcaj to i tak dalej i tak dalej. Oczywiście w praktyce, takiej codzienności biurowej, to może być gra w niuanse. Ale mimo wszystko, o wiele bardziej jestem w tym świecie, tak patrząc też z frameworka Cynefin, że tutaj bardziej trzeba stworzyć enabling constraint. Nie znam dobrego polskiego tłumaczenia. Ale takie środowisko, w którym coś jest w ogóle możliwe, niż bardziej takie konkretne, nakazowo rozdzielcze proceduralne, czy właśnie takie wskazane w celach. Więc jakbym miał to zamienić na bardziej konkrety, no to to jest coś w stylu – inspirowanie pewnych osób w organizacji do tego, że mogą, że jest oczekiwanie, że jest mile widziane, żeby to robiły, ale niekoniecznie budowanie z tego procedury. Budowanie z tego celów rocznych. Budowanie z tego jakiegoś nakazu, słuchajcie róbcie to dokładnie tak, spotykajcie się co tydzień. Zaproś wszystkich, jak ktoś nie przyjdzie to będzie miał wpis do dzienniczka i będzie u Pana dyrektora. Jakieś takie bardzo nie namacalne, takie nie nachalne, takie miękkie oddolne ruchy i zachęcanie do tych oddolnych ruchów, niż takie działania bardzo nakazowe. W ramach tych oddolnych ruchów, to jest również jak już taka społeczność się zawiąże, to bardziej wychodzenie do tych ludzi z perspektywy lidera, że wspierane jest to co robią. Wsłuchiwanie się w to, co mają do powiedzenia. Być może osobisty udział w takich społecznościach. Jeśli to jest jakaś forma wymiany wiedzy, to również dzielenie się wiedzą dla tej społeczności, ale wszystko w takim nastawieniu. Daję Wam pewne rzeczy. Umożliwiam Wam pewne rzeczy, ale nie mam bardzo konkretnych, szczegółowych jakby nakazów, jak macie to robić.
Jacek: Jak słuchałeś co opowiadałeś, to przypomniała mi się historia. Rozmawiałem z osobą, która akurat była ekspertem w obszarze testowania oprogramowania. Jakąś taką odbyliśmy dłuższą rozmowę w ramach konsultacji wewnątrz tej firmy. Konkluzja tej rozmowy była taka, że ta osoba była bardzo otwarta i chętna do tego, żeby uruchomić społeczność. Natomiast okazało się, że jedynym blokerem, że tego nie zrobiła był po prostu brak informacji, że może. Z jednej strony słuchając o tym, co opowiadałeś, no to tak, pomyślałem sobie, no oczywista rzecz, prawda? A z drugiej strony jednak doświadczenie organizacyjne pokazuje, że nie musimy zabronić czegoś, żeby się nie zadziało. Więc jakby od drugiej strony patrząc, czasem powiedzenie – słuchajcie, możecie, spróbujcie, nie ma przeszkód, działajcie.
Kuba: Możecie poświęcić na to czas na przykład, bo to też jest temat czasu, jest OK, że poświęcisz trochę czasu na to poza pracą projektową, czy poza pracą w swoim własnym zespole. To też jest tylko umożliwienie i aż umożliwienie, nie raz.
Jacek: Drugą poradą, którą chcielibyśmy się z Tobą podzielić jest porada mówiąca o tym, żeby zidentyfikować i wspierać liderów społeczności. Chociażby ten przykład, który przed chwilą podałem wskazywał, że była już jakaś osoba w organizacji, dla której naturalne było, żeby taką społeczność w jakiejś tam formie uruchomić. Tak więc tutaj mocno wierzymy, że ten ośrodek taki liderski, jeśli chodzi o społeczność, on powinien się wykształcać w organizacji. W szczególności, jeszcze mocniej zawężając w ramach tej społeczności, która jest konkretnie zainteresowana tym, żeby razem współpracować. Dając takie bardzo konkretne przykłady, dobrze, żeby to nie był manager i wszystkie te przykłady, które Kuba na początku powiedział, żeby one nie zaszły. Raczej rolą managera tutaj będzie stworzenie przestrzeni. Natomiast fajnie, żeby liderstwo wychodziło ze społeczności. Drugi przykład. Tak samo niedobrym pomysłem, naszym zdanie, jest to, żeby taką społeczność uruchamiał, czy w szczególności animował. czy jeszcze przerysowując – odpowiadał za to, żeby rzeczy się działy, konsultant z zewnątrz. Jakby ten przykład jest o tyle mi bliski, że często czułem wprost bądź pośrednio taką presję na mnie, jako na osobie, która współpracowała z firmą jako konsultant zewnętrzny, żebym ogarnął tą społeczność, żeby to zaczęło się dziać. No i tutaj bardzo często mówię, że nie i metaforycznie mówię, nie chcę być plastrem na Waszą zwinność. Czyli, nie może być tak, że jako konsultant z zewnątrz jestem i wtedy rzeczy się dzieją. Natomiast jak znikam, no to rzeczy się przestają dziać. Tak więc jakby z mojej perspektywy superistotne jest to, żeby ten ośrodek przywódczy był jak najgłębiej i precyzyjnie osadzony w tej społeczności, której zależy. No bo jeżeli tam tego przywództwa nie będzie, no z moich doświadczeń, na dłuższą metę ta społeczność klęknie, przestanie funkcjonować. Skończy się paliwo. Komuś przestanie zależeć i to po prostu przestanie działać.
Kuba: A ja w tej poradzie zaakcentuję jeszcze liczbę mnogą przy tych liderach, których chcemy identyfikować i ich wspierać. W zasadzie w każdej firmie, większej niż w zasadzie, kilkunasto, kilkudziesięcioosobowa, prawdopodobnie w społeczności zwinnej jest potencjał na działanie kilku, kilkunastu osób, może kilkudziesięciu. I prawdopodobnie to nie jest robota dla solisty, dla jakiegoś herosa, który ciągnie na swoich barkach całe przedsięwzięcie. Tutaj to może być w obie strony groźne. Może tego herosa ktoś staskował, tak jak już wspominałem w poprzedniej poradzie, że jakiś CEO oczekuje, że słuchaj Maciek weź to zrób i Maciek robi, w ogóle walczy dzielnie z przeciwnościami i w ogóle nawet nie zwraca uwagi, że może to robić z zespołem. I też w drugą stronę nam samym może się nam uruchomić taki mechanizm, zwłaszcza jeśli jesteśmy na przykład bardziej doświadczonym czy to Scrum Masterem, czy to Product Ownerem, może Agile Coachem. Osobą, którą ma już te doświadczenia zwinne i wie, że warto robić taką społeczność. To czasami może nam się uruchomić mechanizm – to ja to wszystko pociągnę. Ciągniemy, może nawet robimy to nieźle. Może od razu kalkulujemy jakieś rozwiązania z poprzedniej firmy. Jest zagrożenie, że tak długo będzie ogień, jak długo my dorzucamy węgla czy drewna do tego pieca. To jest akurat świetna okazja do tego, żeby tak robić społeczność, a przy okazji tworzyć liderów, przy okazji rozpropagowywać to społecznościowe też takie liderstwo. To naprawdę jest miejsce na to, żeby autentycznie poprosić wszystkich zainteresowanych, czy ktoś jeszcze chciałby się w coś zaangażować. To mogą być jakby takie elementy składowe, bo to może być jakaś organizacja, jakieś propagowanie informacji, moderacja przechodząca z osoby na osobę na spotkaniu. Jest tak bardzo dekomponywalne to, co to znaczy być liderem społeczności. Że jest miejsce naprawdę dla masy osób, żeby się angażowały, by też się po prostu wzajemnie gdzieś tak odciążały od tego najcięższego ciągnięcia tej społeczności. Jak jest też kilku liderów, to jest też okazja do tego, żeby tak coś, co z Jackiem czasami sobie też mówimy, że jak jeden ma górkę, to drugi nawet jak ma dolinę, to jest w stanie być pociągnięty. Tutaj też, jeśli jest kilku liderów, nawet jeśli jeden z liderów jest na przykład obciążony jakimś projektem, albo chwilowo ma spadek jakiejś energii, albo spadek motywacji, to jest szansa, że kilka innych osób w to miejsce wkroczy i po prostu fajnie pewne rzeczy pociągnie. Przejdziemy do kolejnej porady. Jest ona o wiele bardziej praktyczna, ale też mocno zbudowana na naszym doświadczeniu. To to, żeby społeczność była zorganizowana w jakąś formę cykliczności. To się świetnie sprawdza, jeśli byśmy tak kalkowali czy mapowali. Jakieś takie podejście iteracyjne z podejścia zwinnego też przenieśmy to na działanie społeczności. Jeśli mamy jakąś formę spotkań, wymiany wiedzy – to niech one będą cykliczne, żeby jakby weszło nam w krew, że zawsze się coś odbywa. Co najwyżej zmieniamy temat. Co najwyżej zmieniamy formę, ale gdzieś tam jest to zaszyte w naszych nawykach, że pewne rzeczy robimy. Jeśli to nie jest bardziej wymiana wiedzy, a bardziej jakaś forma współpracy, czy jakiegoś takiego wymyślania czegoś, jakiejś burzy mózgów, to też jest gdzieś w miarę stałe. Nikt nie musi nas wszystkich skrzykiwać. Nie musimy mieć pretekstu, tylko po prostu kalendarz nam daje pretekst, żeby się spotkać, żeby wykorzystać czas, który mamy. Czyli bardziej to podejście takie jak time boxowe ze scruma, że te sloty czasowe już mamy i teraz od nas zależy czym to wypełnimy, a nie na odwrót, że tak jak gdzieś tam kombinujemy, szukamy, czy wymyślamy.
Jacek: W praktyce różnie na tych spotkaniach bywa. Na takiej zasadzie, że jedne spotkania będą bardziej efektywne. Drugie będą mniej efektywne. I to jest ok, albo może po prostu część tego procesu. Natomiast jednak to, że się spotykamy. To, że mamy okazję porozmawiać. Sprawdzić, gdzie jesteśmy z tematami. Może ktoś ma jakąś ważną informację i w natłoku spraw by jej nie przekazał, ale jednak przychodząc na społeczność, będąc w jakimś tam temacie mocno zaangażowanym, powie, wspomni, da impuls. Ktoś inny połączy kropki. Tak więc, ta cykliczność, ja bym też się nie spodziewał, że tam zawsze będzie ogień i że będą się działy rzeczy jakieś takie przełomowe. Natomiast patrzę na prace takie społeczności też bardziej jak na pewien maraton, niż na taki super krótki sprint, w rozumieniu sportowym, gdzie jest szybka akcja, jest szybki rezultat i od razu jest pudło w rozumieniu pierwsze trzy miejsca na podium. Tak więc, ta cykliczność – ona zapewni to, że ta społeczność będzie miała pewien taki powtarzalny cykl. Taki motor napędowy, który będzie funkcjonował. Tak jak mówię, z różnymi efektami, bo też bym się nie spodziewał cudów, no ale, żeby dać sobie szansę, żeby zadziały się fajne rzeczy, no to po prostu trzeba pracować. No i ta cykliczność tutaj jest, myślę, jest sporym sprzymierzeńcem. Skoro mówimy o pewnej cykliczności, to na pewno warto pamiętać o tym, żeby regularnie dokonywać refleksji na temat tego, jak ta społeczność funkcjonuje. Oczywiście celem tego, żeby ostatecznie usprawnić nasze działania. Taki moment, żeby się zatrzymać jest istotny. Każdy, kto doświadczył retrospektywy wie, jak dużo wartości potrafi przynieść takie spotkanie, jeśli tylko oczywiście je skutecznie przeprowadzimy. Jakby te wszystkie plusy retrospektywy można przełożyć 1:1 na regularne usprawnianie się, jeśli chodzi o społeczność. Warto zrobić sobie rachunek sumienia. Zastanowić się, czy te działania, które wykonujemy są najwłaściwsze. Zastanowić się, czy forma współpracy, którą przyjęliśmy funkcjonuje. Czy zbyt wąsko nie patrzymy na nasze działania? To co, też często widzę, to takie atakowanie wielu tematów jednocześnie w organizacji, gdzie jakby tak podsumować, to de facto nic się nie udało zrealizować. Tak więc spojrzałbym tutaj zarówno na efektywność działań, na taki realny impakt, ale też oczywiście na to, jak my współpracujemy. Podejrzewam, że będą wychodzić tematy takie jak, nieregularne przychodzenie jakichś określonych osób, jakieś spóźniania się. Pewnie będzie też tak, że może się wyłoni jakaś grupa liderska, która jest takim trzonem. Natomiast część osób będzie z doskoku. To wszystko są tematy, które wypłyną w praktyce i na pewno warto zrobić sobie taką regularną stop-klatkę, żeby spojrzeć po prostu, czy ta konstrukcja, którą zaczynamy sobie w organizacji tworzyć, czy ona jest efektywna, czy nie? Czy możemy sprawić, by była jeszcze bardziej efektywna?
Kuba: A ja wrócę do tej myśli o tym, że może jesteśmy już bardziej doświadczonym, zwinnym graczem i już byliśmy członkiem społeczności, która przeszła kilka takich autorefleksji i się usprawniła. Tutaj taka dodatkowa uwaga do tej samorefleksji. Pamiętajmy też, że każda z tych społeczności przechodzi też swoją własną drogę. Czyli nie bójmy się również tego, że na początku te społeczności są takie trochę niezgrabne. Mają niektóre z tych elementów, które Jacek między innymi poprzez przykłady wymieniłeś. To jest naturalny proces, że na początku będziemy może się spóźniać. Na początku może będziemy sobie przerywać. Na początku może będą jakieś niejasności, co do liderstwa. Ale też dorzuciłbym to, że na początku być może trochę zgubimy, po co w ogóle istniejemy, albo dopiero przed nami odkrycie, że to większe dlaczego. Da nam o wiele ciekawsze paliwo i w ogóle przeniesie nas na jakiś nowy poziom. Sam fakt, że wiemy o tym, że mogą być społeczności, które są na zupełnie innym poziomie, niż tylko po prostu cykliczna wymiana wiedzy. Jeszcze nie znaczy, że od razu wszystkich musimy tam wrzucać. Bo takie początkujące społeczności w ogóle nie będą umiały wykorzystać tego. Oprócz tego, też ta społeczność powinna zmieniać swój poziom zaawansowania wraz ze zmieniającym się poziomem zaawansowania jego członków. Zwłaszcza, jeśli mówimy o firmie, która przechodzi przez transformację, albo przechodzi przez jakiś kolejny większy etap reorganizacji zwinnej. To może się okazać, że na początku naprawdę jest potrzebna wymiana wiedzy na temat praktyk codziennego scruma, albo lepszej komunikacji w zespole. I to jest OK. Na tym etapie, na którym ta firma jest. Na tym etapie, na którym członkowie społeczności są, to będzie wystarczające. Te okazje do autorefleksji będą też okazją do tego, żeby być może sprawdzać, czy już czas, żebyśmy weszli na jakiś wyższy poziom. Jeśli, że tak powiem, przeciętna średnia w społeczności, będzie taka, że nie – to jest w porządku. To jest to w porządku, przesuwajmy tę granicę bardzo powoltku. Więc taka przestroga dla tych bardziej zaawansowanych – nie przeskakujmy pewnych szczebli w ewolucji. My możemy je animować, możemy jakby zachęcać do tego, żeby wchodzić na jakieś nowe poziomy. Ale nie frustrujmy się, że są członkowie społeczności, którzy jeszcze do tego nie doszli, bo to też wymaga czasu. Natomiast jak już rozmawiamy o refleksjach to też taka praktyka, którą chętnie bym dorzucił do puli, to jest eksperymentowanie z formą. Tak jak wspominam z początku, społeczności najbardziej znane, czy widoczne, prawdopodobnie są z jakiejś formy wymiany wiedzy, ale ja zachęcam do tego, żeby nie sprowadzić tej wymiany wiedzy wyłącznie do tego, że jest to spotkanie, na którym ktoś robi prezentację, a reszta słucha. Ewentualnie słucha i zadaje pytania w trakcie i po jej zakończeniu. To może być dobry punkt startu. To może być też jakiś taki pomysł na zaproszenie jakiejś większej gwiazdy. Na przykład Jacek wspominał o konsultancie z zewnątrz. Możemy zaprosić kogoś z zaprzyjaźnionej innej firmy. Może któryś z managerów ma ochotę inspirować nas jako społeczność. To jest fajne, to jest jedna z możliwych opcji. Ale pamietajmy, że są inne opcje. I te inne opcje bardziej sprawdzają się w tej formule inspirowania, pomagania sobie. Ja tutaj kilka takich formuł wymienię, ale świadomie nie będę ich definiował, raczej jednym zdaniem,z bardzo mocnym spłaszczeniem przez to. W notaktach, które znajdziecie na stronie porzadnyagile.pl/44 znajdziecie linki do tych konkrentych technik, które lepiej opisują to, jak to przeprowadzić. No i kilka takich technik, które mi się tutaj nasuwa. Jedna z nich to – Bring your own problem. Bardzo podobna formuła też Lean Coffee, czyli różne osoby przynoszą jakiś problem, cokolwiek to jest dla nich, ale to jest jakiś ważny dla nich problem. Po prostu zespołowo zespołowo staramy rozwiązać się ten problem poprzez pytania, poprzez próbę zrozumienia. Poprzez dawanie jakichś konkretnych praktykach. Bardzo fajna formuła społecznościowa na takie działanie, to Open Space, gdzie również definiujemy sobie te zagadnienia i uczestnicy tego spotkania w bardzo luźnej formie przechodzą między tematami. Skupiają się na tym, co jest dla nich ważne. Bardzo dużą kopalnią możliwych praktyk pracy w takiej społeczności jest cała grupa praktyk zebrana pod nazwą Liberating Structures, gdzie są konkretne podpowiedzi, jak grupy mogą generować, czy to problem, definicję problemu, czy możliwe rozwiązania, wymianę wiedzy. Być może jakieś formy integracji. I tutaj jest mnóstwo możliwych inspiracji innych, niż konkretna prelekcja. Zupełnie z innej mańki, już może bez żadnych linków, no to dopuszczalną formą jest warsztat, gdzie ktoś prezentuje jakąś praktykę. Być może połączony z historią jak my ją konkretnie używamy w zespole. Ja też z takich zupełnie nieoczywistych praktyk mile wspominam sobie z jednej z firm, w której byłem, po prostu wizytę w zespole. Na ich przestrzeni, gdzie pokazali swoją tablicę. Powiedzieli jak wizualizują swoją pracę. Do jakich ewolucji doszli w takcie. No i się okazało, że ta sama historia o tym Daily – robimy tak, wyglądała zupełnie inaczej. Jeśli staliśmy pod ich prawdziwą tablicą, w środku ich sprintu i Scrum Master mógł opowiedzieć co to są te kolumny, co to są te kolory, dlaczego te karteczki są innego rozmiaru. I to wszystko miało duży sens i było bardzo dużą inspiracją dla wszystkich uczestników.
Jacek: Kuba, wymieniłeś sporo tych praktyk. Ja nie będę dokładał, bo myślę to co powiedziałeś, jest pojemne. Natomiast taka refleksja, że zarówno to eksperymentowanie z formą może nas doprowadzić do innych ciekawszych rezultatów. Z drugiej strony samo eksperymentowanie z tymi technikami, czy praktykami, które wymieniłeś – automatycznie będą podnosić nasz warsztat operowania nimi. Czyli to eksperymentowanie z formą prowadzenia społeczności, jednocześnie może być dla nas takim poligonem, gdzie poćwiczymy sobie różne praktyki, podpatrzymy nowe praktyki, żeby później móc je przenieść do zespołu, do obszaru, do działu, w którym zwykle funkcjonujemy. Na co najmniej tych dwóch płaszczyznach myślę, że takie eksperymentowanie z formą ma sporą wartość. Kolejną wskazówką, którą chcemy się z Tobą podzielić, to jest włączanie społeczności w propagowanie zwinności w organizacji. Tutaj mam na myśli z Kubą coś takiego, żeby użyć tego, że mamy pewną grupę fascynatów, pasjonatów, ludzi, którym zależy, w pewne takie operacyjne rzeczy, które dzieją się w organizacji w kontekście zwinności. Czyli przykładowo, jeżeli mamy jakiś program onboardingowy przyjmowania nowych pracowników i tam znaleźliśmy przestrzeń na to, żeby każdy pracownik dostał jakąś taką podstawową wiedzę z zakresu zwinności, na przykład w formie szkolenia, czy jakichś krótkich warsztatów. No to taką inicjatywę możemy przekazać w ręce społeczności. Czyli te osoby ze społeczności zaprojektują takie szkolenie, przeprowadzą i będą odpowiadać za to, żeby to się odbywało na jakimś takim konkretnym poziomie. Tutaj przypomina mi się moja historia taka, gdy pracowałem w software house. Mianowicie z naszej perspektywy, mówię społeczności, takie szkolenie było jakby jednym z celów takiego szkolenia, było to, żeby upewnić się, że każda osoba, która wchodzi do organizacji będzie rozumiała tą zwinność tak jak my ustaliliśmy, że chcielibyśmy, żeby ona była rozumiana. Czyli pewne określone pojęcia mają dla nas wszystkich znaczyć to samo. No i jakby stąd też pomysł, żeby to osoby ze społeczności były zaangażowane w takie szkolenie. Inny przykład włączania społeczności, to może być wciągnięcie społeczności, czy wręcz przekazanie społeczności odpowiedzialności za zorganizowanie jakiegoś eventu wewnątrzfirmowego. Jakiegoś, mówię w takim sensie, że to mogą być zarówno takie eventy czysto zwinne, ale to może być też wykorzystanie też tej wiedzy, którą ma społeczność, do tego, żeby pomóc jakiemuś działowi, który być może jeszcze niekoniecznie pracuje przy użyciu zwinnych praktyk w realizacji jakiegoś wydarzenia. Tak więc, jak o tym mówię, to tak sobie wyobraziłem, że już w głowach niektórych managerów może się rodzić pomysł, że taka społeczność to jest znakomity zasób, który można zalokować. To oczywiście przed takim myśleniem bym przestrzegał. Natomiast tak poważnie rzecz ujmując, sporo fajnych rzeczy w organizacjach, w których pracowałem, czy z którymi współpracowałem było wypracowane i jakby zaopiekowane poprzez społeczność i jest tutaj spory potencjał do wykorzystania.
Kuba: Można by pomyśleć à propos tego, co mówisz o zasobie, że to jest zawracanie głowy, że przecież wystarczy, że nie wiem, szkoleniem dla nowych pracowników to ja staskuję najstarszego Scrum Mastera. A jakiś event to ja w ogóle zlecę do innej firmy, albo poproszę tę pojedynczą osobę, żeby to ogarnęła w całości. Natomiast tutaj jest podobnie do tego, co Ty dałeś jako refleksję z eksperymentowaniem z formą. Dając pewne zadania społeczności, też budujemy im możliwość współdziałania. Dajemy im jakiś mikro cel, na bazie którego przy okazji uczą się mocnej współpracy. Dzięki temu budujemy grupę ludzi, którzy trochę wskroś całej hierarchii są w stanie współdziałać. Umieją się dobrze dogadać. Umieją sobie poćwiczyć te umiejętności, które czasami w ich własnych zespołach może do tej pory jeszcze nie były wykorzystywane. Jest też zupełnie na boku okazja do tego, żeby trochę propagować te osoby. Tak międzyludzko, że mamy tutaj osoby, które się rozwijają. Osoby, które dostają jakieś fajne zadania spoza ich rutynowego, czy standardowego zestawu. Więc tutaj jest sporo korzyści w tym, żeby włączać nowe osoby w to, żeby przerzucać odpowiedzialność na grupy właśnie takie społecznościowe. Jeszcze dojdziemy do tego w ramach tego odcinka, dlaczego może to być wartościowe. Jak mówimy o eventach to ja też mocno podkreślę kolejną poradę, czy kolejną praktykę. Ja zachęcam, żeby w ramach społeczności myśleć również o marketingu tych społeczności. Mam sam swoje własne skojarzenie, że społeczności są często takie bardzo pokorne. Zwinność tutaj się kojarzy mocno z takim spokojnym realizowaniu pracy, a nie nadmiernym jakimś tam propagowaniu przerysowania swoich sukcesów. Mimo wszystko uważam tutaj, że nadmierna skromność może być bardzo szkodliwa. Jeśli działamy w ramach społeczności, to pamiętajmy o tym, żeby propagować informacje na temat tego, że w ogóle na przykład spotkania są, na jaki temat. Mocno nalegajmy na to, że zachęcamy i zapraszamy zupełnie nowych uczestników. Starajmy się wykorzystać różnorodne kanały. Zarówno te takie bym powiedział klasycznego marketingu wewnętrznego, czyli jakieś plakaty, jakieś ekrany, jakieś newslettery, maile, intranety. Ale też akurat w ramach społeczności bardzo dobrze działają takie kanały bezpośrednie. My osobiście możemy namawiać innych kolegów z pracy do tego, żeby może się włączyli, żeby przyszli na spotkanie, żeby zobaczyli jak to jest. Może podzielili się doświadczeniem. Sami zaczęliby czerpać. Tutaj tego marketingu jest sporo do zrobienia i pamiętajmy, że jest to jedna z tych rzeczy, która też jest ważna. Nie tylko ważna jest merytoryka. Nie tylko ważne są relacje, które się w ramach społeczności dzieją, ale również propagowanie informacji, że ta społeczność jest otwarta. A jeśli już są jakieś rezultaty, to również propagowanie informacji, że te rezultaty istnieją. Nie bać się tak trochę nadmiernie komunikować, żebyśmy zyskali zasięg w ramach naszej firmowej tutaj grupy osób, czy odbiorców docelowych tego, co realizujemy. Więc nie bójmy się marketingowo podejść do tego. Miejmy to z tyłu głowy. Niech to będzie jedna z czynności, którą społeczność też wykonuje. Oprócz programu spotkań, ich moderowania, czy jakichś działań organizacyjnych.
Jacek: Ja myślę, że tutaj jest podobnie jak z każdym biznesem. W sensie, możemy robić najlepsze rzeczy na świecie, ale jeżeli tylko my o tym wiemy i tam jakaś osoba z rodziny, no to najczęściej nie przełoży się na fajne, duże efekty, czy duże zmiany. A sam, jak o tym opowiadałeś, no to tak sobie przypomniałem, wielokrotnie słyszałem taką reakcję na zasadzie – ktoś był zapraszany do społeczności, działy się fajne rzeczy i ta osoba komentowała. Kurcze, nie wiedziałem, nie wiedziałam, że robicie takie fajne rzeczy. I to był taki moment – Aha. W sumie, no tak. My się spotykamy, robimy, ale mało kto w organizacji wie, że jesteśmy, że można do nas przyjść, że można zrobić z nami coś fajnego. Więc zdecydowanie takie świadome zarządzanie szumem w organizacji, myślę, że może być wartościowe. I ostatnia porada na dzisiaj jest zachętą do tego, żeby używać społeczność do podnoszenia poziomu zwinności w organizacji. Tutaj mam na myśli takie wykorzystanie tego potencjału, który drzemie w osobach zaangażowanych w społeczność do tego, żeby być czujnym na to, jak ta zwinność się ma w naszej organizacji. Dbać o to, żeby ta zwinność była lepsza, żeby przynosiła lepsze efekty, żeby trochę dogłębniej wchodzić w pewne bardziej zaawansowane zagadnienia, żeby wykorzystać potencjał, który istnieje w konkretnych praktykach, czy podejściach. Być może można popracować trochę bardziej transparentnie. Tak więc jest spora przestrzeń na to, żeby ta wewnętrzna nasza społeczność nam, trochę tak jak w scrumie zespoły używają Definition of Done i sobie podkręcają tę definicję ukończenia po to, żeby robić rzeczy coraz lepiej. Tak samo myślę, że zwinna społeczność może być takim, nazwijmy to, strażnikiem, czy inspiratorem do tego, żeby nie akceptować stanu aktualnego, tylko no po prostu się ulepszać.
Kuba: Jeśli jesteś w pozycji liderskiej w swojej organizacji, to zapraszam do takiej refleksji. Na ile czerpię z istniejącej społeczności? Na ile czerpiesz inspiracje? Na ile czerpiesz informacje? Możliwe, że taka aktywna społeczność zwinna będzie najbardziej krytyczna do tego, w jakim stanie aktualnie zwinność jest w naszej organizacji. Bo to są prawdopodobnie osoby mocno oczytane, mocno inspirujące się. Myślące w bardzo podobny sposób. Prawdopodobnie bardzo progresywne. Oni będą bardzo nienasyceni. Można z tym nienasyceniem oczywiście przegrzać i się wypalić. Ale ja zachęcam do tego, żeby zobaczyć, czy czasami w takim samozadowoleniu lidera, który już wykonał kawałek dobrej roboty, jest zadowolony, że już całkiem nieźle to wszystko hula. Czy czasami w tej zwinnej społeczności nie znajdziemy osoby, które nas trochę ukłują w bok i powiedzą – Słuchaj no, bardzo fajnie, ale między zespołowa współpraca to leży. Proces wdrożeniowy to jest męka, a w ogóle to realizujemy rzeczy, których nikt nie używa. I nagle się okaże, że to z oddolnych ruchów, takich bardziej wtajemniczonych, przypłynie nowa energia, czy ukażą nam jakieś nowe obszary, w których nadal jest coś do poprawy. Świetnym manewrem będzie w takiej sytuacji również, po prostu zaproszenie tych ludzi do współkreowania rozwiązań. OK, to w takim razie zapraszam Was do grupy roboczej, w której wypracujemy lepszy proces wdrożeniowy. Porozmawiajmy jak możemy lepiej mierzyć wartość biznesową. Czyli gdzieś tutaj zaprośmy tę społeczność zwinną również do kreowania tych rozwiązań, które oni sami wskazują, że są niedoskonałe. A jeśli jesteśmy w odwrotnej sytuacji, że to my jesteśmy w ramach tej społeczności, to odważmy się, wytypujmy jakąś reprezentację, jakąś trójkę klasową. Przygotujmy jakąś narrację i pójdźmy do organizacji, pójdźmy do liderów. Jeśli widzimy jakieś niedoskonałości, to spróbujmy coś z tym zrobić. Prawdopodobnie jesteśmy w stanie przesunąć zwinność o kawałek. Może nie tak daleko, jakbyśmy chcieli. Nie zachęcam do przesady, ale tutaj bardzo pragmatycznie jest szansa, że po prostu my widzimy trochę inaczej rzeczywistość niż zaradzający. I spotkajmy się gdzieś pośrodku. Posłuchajmy się wzajemnie, ale też zbudujmy naszą własną narrację w tym temacie.
Jacek: I tutaj taka przestroga na koniec, żeby taka społeczność nie stała się miejscem tylko takiego narzekania. No bo, to co wszystko powiedziałeś to jest prawda. Może być tak, że osoby w społeczności będą pierwszymi osobami, które będą dostrzegać niedoskonałości, i to jest OK. Z mojej perspektywy, tylko jeśli to się zamienia w jakieś akcje. Jeżeli społeczności mają być miejscem biczowania organizacji, narzekania, stękania, marudzenia, narzekania jak to bardzo na wielu płaszczyznach nic nie działa, no to to jest stracony czas. To takie trochę, nawiązując do naszego odcinka o retrospektywach, to takie retro żale. No i to jest, to nic nie daje. W sensie coś innego, to się zwentylować i trochę porozmawiać o tym, co nas boli, no ale jednak, żeby to miało sens, to moim zdaniem to musi się zamienić w jakąś akcję. Tak więc, usprawnianie tak. Marudzenie dla marudzenia, no zdecydowanie nie.
Kuba: I puentując całą tutaj wymianę praktyk, chcieliśmy je ułożyć w pewną kolejność, która prowadzi od takiego podejścia, społeczność – to jest bardziej wymiana wiedzy. W naszym doświadczeniu silna społeczność, która zaczyna od wymiany wiedzy, ale po drodze również wykonuje różne czynności, które powodują, że się ludzie zżywają, poznają, gdzieś współodpowiadają za pewne rzeczy, staje się taką alternatywą, czy takim dodatkowym graczem w ramach firmy, który może tworzyć coś razem, albo konstruktywnie przesuwać pewne granice, albo rozwiązywać problemy. I to jest prawdziwy sens funkcjonowania społeczności zwinnej w firmie. Nie tylko po to, żeby się użalać. Nie tylko po to, żeby się wymieniać, albo inspirować. To mogą być bardzo potrzebne fundamenty, ale te fundamenty powinny prowadzić do tego, że jest wytworzony cały żywy organizm, wzajemnie nakręcających się liderów, którzy doprowadzają do tego, że ta organizacja przesuwa się w jeszcze lepsze pozycje, w jeszcze lepszym kierunku.
Jacek: Podsumowując dzisiejszy odcinek, podzieliliśmy się kilkoma konkretnymi praktykami, na bazie naszych doświadczeń. Przede wszystkim zachęcamy do tego, żeby raczej myśleć o tym, jak umożliwić społeczności w organizacji, a nie zarządzać nią, czy nadzorować tworzenie. Warto zadbać o identyfikację i wspieranie liderów takich społeczności. Warto dbać o cykliczność spotkań, żeby tworzyć sobie przestrzeń, w której faktycznie będziemy współpracować. W tym wszystkim warto pamiętać o regularnej refleksji, raz na jakiś czas i usprawnianiu. Zachęcamy też do eksperymentowania z formą prowadzenia społeczności. Zachęcamy do włączania społeczności w propagowanie podejścia zwinnego w organizacji. Jednocześnie przypominając o tym, że warto pamiętać o marketingu działań społecznościowych, tak żeby reszta organizacji wiedziała, że jesteśmy, że coś robimy. I ostatnia porada, zachęcamy do tego, żeby społeczność stała się taką platformą, która regularnie będzie podnosić poziom i dojrzałość zwinności w organizacji.
Kuba: Po okresie wakacyjno-urlopowym wracamy z Jackiem do cyklicznych live’ów w formule Q&A na Facebooku. Pierwszy jesienny Q&A odbędzie się 7 września, w poniedziałek o 20:00. Jeśli już uczestniczyłeś lub uczestniczyłaś w tym spotkaniu, to wiesz, że warto. Jeśli będzie to Twój pierwszy raz, to zachęcamy. Razem z Jackiem w trochę luźniejszej formie odpowiadamy na różnorodne pytania od naszych słuchaczy. Niektóre są merytoryczne, związane z Agile’m, czy scrumem i tam spontanicznie dzielimy się swoim doświadczeniem. Niektóre są bardziej zwariowane, albo filozoficzne i to też jest śmieszne. Na pewno jest to przedłużenie, czy bardziej społecznościowe podejście do tego, czym jest dla nas podcast Porządny Agile. Zapraszam, będzie ogłoszenie na Facebooku podlinkowane w tym odcinku. Również będziemy trochę propagować je na mediach społecznościowych. Przypominam – 7 września, czyli pierwszy poniedziałek września o godzinie 20:00 na Facebooku.
Jacek: Ja z kolei chciałbym przypomnieć, że nadal można się zapisać na warsztaty Labirynty Scruma. 24-25 września w Warszawie. Będzie to okazja, żeby praktycznie popracować na pułapkach, które czyhają w podejściu zwinnym, konkretnie w scrumie i wypracować rozwiązania, które w wielu przypadkach dają bardzo sensowne rezultaty radzenia sobie z takimi pułapkami. Link do strony, na której można doczytać więcej o warsztatach i zapisać się podlinkujemy oczywiście do tego odcinka.
Kuba: Notatki do tego odcinka z linkami do materiałów, które wspominamy, transkrypcją, zapisem wideo z tego nagrania i całą masą dodatkowych rozsrzerzających kwestii, znajdziesz na stronie porzadnyagile.pl/44.
Jacek: I to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki Kuba.
Kuba: Dzięki Jacek.
Jacek: I do usłyszenia wkrótce.
