Magic Estimation

Poznaj technikę Magic Estimation. Możesz ją wykorzystać, gdy zaczynasz projekt lub nową inicjatywę w istniejącym zespole. Dajemy Ci gotową instrukcję użycia tej techniki i podpowiadamy, kiedy ją najlepiej zastosować. Wyjaśniamy, czym różni się od innych popularnych technik uzyskania estymat. Nie zabraknie też kilku istotnych wskazówek logistycznych.

W tym artykule znajdziesz następujące treści:

Magic Estimation – na czym polega ta technika?

Magiczna Estymacja czy też Magiczne Szacowanie to technika bardzo wstępnego estymowania zakresu pracy, który jest do wykonania w ramach rozpatrywanego dłuższego horyzontu czasowego (większe wdrożenie, projekt, kwartał albo dłuższy okres). Możemy ją wykorzystać zarówno w odniesieniu do nowej (większej) funkcji produktu, jak i do całego projektu czy ustalenia wersji MVP.

Zasady „magicznej estymacji”

Są 4 główne zasady związane z Magic Estimation:

1. Wszystkie estymaty są błędne.
2. Porównujemy elementy między sobą – co jest równe, mniejsze lub większe.
3. Ta sesja nie zastępuje typowych Refinementów przed Sprintem.
4. Dążymy do szybkiej, wstępnej oceny wielkości całego zakresu.

Przebieg sesji Magic Estimation

Sama sesja Magic Estimation przebiega według dosyć ściśle przestrzeganych reguł. Możemy ją podzielić na cztery konkretne rundy:

I runda – każdy uczestnik rozkłada swoją porcję elementów w ciszy

Cały zespół otrzymuje Backlog lub listę elementów zakresu pracy, która jest do oceny. Cały Backlog Produktu jest umieszczony na osobnych kartkach, a każda osoba dostaje do „ręki” (fizycznie lub wirtualnie) jakąś porcję tych kartek (czyli tylko ułamkową część całości). Następnie w absolutnej ciszy, bez żadnej komunikacji, każdy układa swoje kartki na przygotowanej wcześniej osi. Jedna strona osi oznacza najmniejsze zadania, drugi jej skraj przeznaczony jest na największe. Oś ta może być umieszczona na stole, na podłodze, na ścianie (w przypadku spotkania stacjonarnego). Jeśli spotkanie jest wirtaulne, do dyspozycji zespołu potrzebna jest odpowiednio duża tablica wirtualna (np. Miro, Mural).

Każdy indywidualnie ocenia swoją porcję elementów Backlogu, rozkładając je według swojego uznania na osi, odpowiednio małe, średnie lub duże elementy. 

Przeznaczone jest na to ok. 10 minut.

II runda – uczestnicy przeglądają oceny wielkości pozostałych

Każdy z członków zespołu przegląda kartki innych i ocenia ich rozmieszczenie na osi. Jeśli ktoś nie zgadza się z oceną wielkości, to bez konsultacji z innymi przesuwa kartkę na odpowiednie według niego miejsce. Na przesuwanej kartce umieszcza się kropkę. Dużo kropek oznacza, że jest to element do dyskusji, ponieważ różne osoby różnie tę kartkę oceniły. 

Ta runda też trwa około 10 minut.

III runda – wspólne przejście przez wyłonione grupy wielkości elementów

Wszyscy uczestnicy spotkania przechodzą teraz przez wszystkie grupy kartek (małe, średnie i duże) i wspólnie określają czy faktycznie są umieszczone w dobrej grupie. Jeśli w zespole stosowane są Story Pointy, to jest to dobry moment, by je przyznać. W tej rundzie możliwe jest już dyskutowanie. Mimo wszystko nadal warto takie rozmowy moderować, by spotkanie nie przerodziło się w klasyczną dłuższą sesję Refinementu Backlogu Produktu.

IV runda – rozstrzygane są wspólnie najbardziej sporne elementy

Na końcu rozstrzygane są kwestie związane ze spornymi kartkami, czyli tymi, które mają najwięcej kropek. Ważne, by moderator spotkania zachęcał Zespół, żeby decyzję podejmować szybko, bez długiej dyskusji, bo w tym ćwiczeniu wycena nie musi być bardzo precyzyjna.

Kiedy stosować Magic Estimation?

Nie jest to uniwersalna technika wyceny i ma swoje zastosowanie w konkretnych kontekstach. Jest kilka momentów w czasie pracy zespołu lub życia produktu, kiedy warto wykorzystać Magic Estimation. Rekomendujemy stosowanie „magicznego szacowania” gdy:

• startujesz nowy projekt lub inicjatywę produktową albo będziesz pracować nad nowym wycinkiem produktu i chcesz uzyskać tylko bardzo wstępne szacunki wielkości,
• potrzebujesz poznać datę, bo np. interesariusze chcą wiedzieć, kiedy można się spodziewać kolejnego wdrożenia, 
• musisz zsynchronizować pracę kilku zespołów pracujących w trybie zwinnym, np. zespół marketingu przygotowuje kampanię telewizyjną i zespół obsługi klienta chce wiedzieć, kiedy może mieć więcej pracy po uruchomieniu reklamy,
• należy zrewidować zakres prac lub datę wdrożenia, bo np. pojawiły się przesłanki mówiące, że pierwotna data jest zagrożona,
• działasz w firmie według cyklicznie planowanej roadmapy, a Magic Estimation pozwoli Ci ocenić wielkość danej inicjatywy, czy nawet kilku inicjatyw, które są równolegle rozpatrywane. Dzięki temu łatwiej będzie w zespole określić ile inicjatyw czy jaki procent zakresu można umieścić na takiej roadmapie.

Magic Estimation a inne techniki estymacji 

Porównamy teraz Magic Estimation z dwoma innymi popularnymi technikami estymowania, a konkretnie z Estymacją ekspercką i Planning pokerem.

Magic Estimation a wycena ekspercka

W Estymacji eksperckiej, gdy korzystasz z pomocy konkretnego eksperta (np. osoby, która ma dużą wiedzę o produkcje, jest bardzo długo w firmie), to nie potrzebujesz mieć dobrze przygotowanego Backlogu Produktu. Dla eksperta wystarczy zwykle tylko zarys tematu, a on na podstawie swojej wiedzy i doświadczenia będzie w stanie określić wielkość danego zakresu pracy.

Drugą różnicą między Magic Estimation i Estymacją ekspercką jest to, że ta pierwsze technika angażuje cały zespół i są uwzględniane różne perspektywy. Ponadto Magic Estimation jest okazją do wymiany wiedzy w zespole i uzupełnienia jej między sobą.

Magic Estimation a Planning Poker

Gdy porównujemy Magic Estimation do Planning Pokera, to ta druga technika jest bardziej niezależną oceną wielkości zaprezentowaną przez wszystkich jednocześnie. Członkowie zespołu podczas estymowania nie sugerują się ocenami innych, przynajmniej w pierwszym podejściu do dyskusji. 

Z drugiej strony Planning Poker jest o wiele bardziej żmudnym sposobem uzyskania wyceny. Najczęściej w zespole ma miejsce długa dyskusja dotycząca skrajnych oszacowań i więcej niż jedna runda dochodzenia do konsensusu co do ostatecznej wyceny całego zespołu. Magic Estimation z założenia ma być szybkie i na pewno jest szybsze w uzyskaniu wycen w porównaniu do Pokera.

W Magic Estimation łatwiej jest też zachować istotę szacowania relatywnego, zwłaszcza jeśli sesje Planning Pokera są rozłożone na wiele Sprintów w długim okresie. W obrębie jednej sesji wyceny łatwiej zauważyć pewne trendy czy wzorce, jakie ujawniają się w całym Backlogu (np. podobne typy zadań o identycznej wycenie).

Która z technik wyceny jest najbardziej czasochłonna?

Wszystkie te wspomniane wyżej techniki warto porównać z perspektywy wysiłku czy potrzebnego zaangażowania osób, by zrealizować wyceny. Najmniejszy wysiłek wymagany jest przy użyciu szacowania eksperckiego – potrzebna jest tu jedna osoba, która zwykle ma dużą wiedzę i łatwo jej oszacować zakres. Na drugim miejscu jest Magic Estimation, gdzie angażowany jest cały zespół, jednak cała sesja nawet dla wielu elementów odbywa się szybko. Na ostatnim miejscu jest Planning poker, gdzie nie tylko angażowany jest cały zespół, ale pojawiają wyraźnie wydłużone dyskusje, rundy przekonywania się i wymieniania się argumentami. Całość takiej sesji może trwać bardzo długo, zwłaszcza dla wielu elementów.

Patrząc na powyższe porównanie, można powiedzieć, że Magic Estimation jest złotym środkiem w estymacjach. Jest trochę dokładniejsze i bardziej rzetelne oraz wielostronne niż szacowanie przez eksperta, ale też nie tak żmudne i czasochłonne jak Planning Poker.

Jak przygotować się do sesji „magicznej estymacji”?

Technika ta wymaga pewnego przygotowania. Samo spotkanie jest dosyć dynamiczne i przebiega według bardzo konkretnej instrukcji. By taka sesja się udała, potrzebna jest osoba lub osoby, które prowadzą warsztat i przedstawiają go całemu zespołowi. 

Jeśli spotkanie odbywa się stacjonarnie, potrzebne są wydrukowane elementy Backlogu. Należy je przygotować wcześniej, a nie podczas spotkania. Tekst musi być czytelny i jasny dla wszystkich. 

Uczestnicy poruszają się niezależnie od siebie w krótkich limitach czasowych kolejnych rund, więc zadbaj o odpowiednią przestrzeń, w której znajdzie się miejsce (np. długi stół) na długą oś. Nie może to być małe pomieszczenie, ani salka z okrągłym albo niewielkim stolikiem. Jeśli nie masz do dyspozycji długiego stołu, to podłoga lub ściana też mogą się sprawdzić.

Z kolei, jeśli spotkanie odbywa się online, to możesz skorzystać z narzędzia typu Miro czy Mural. Tu także należy przygotować te karteczki z elementami Backlogu wcześniej. Ustal też sposób oznaczania kartek wspomnianymi powyżej kropkami. Zdalna forma ma zwykle tę zaletę, że zespołu nie ogranicza fizyczna przestrzeń i łatwiej przesuwać karteczki po osi przez wiele osób jednocześnie. Problem może pojawić się tylko wtedy, gdy kilka osób chce przesunąć tę samą kartkę.

Zalety Magic Estimation i istotna przestroga

Jak możesz zauważyć, technika Magic Estimation ma kilka istotnych zalet:

• Łatwo odkryć, co jeszcze wymaga przepracowania i co nie jest jasno zdefiniowane.
• W zespołach niepracujących ze Story Pointami łatwo stworzyć od zera skalę wielkości elementów Backlogu
• Technika pozwala szybko estymować duże zakresy wydań kolejnych wersji produktu.

Pamiętaj jednak, że uzyskane oszacowania są wyłącznie pewnym przybliżeniem wielkości pracy, a nie gwarancją terminu jej realizacji.

Poręczne instrukcje o Magic Estimation

Dodatkowe materiały w temacie estymowania

• Szacowanie (estymowanie) relatywne – 3 propozycje ćwiczeń
• Estymowanie
• Praca na termin w Agile

Transkrypcja odcinka podcastu o Magic Estimation

Kuba: Dzisiejszy odcinek poświęcimy tematowi Magic Estimation czy też może po polsku, Magicznym Szacowaniem, czy Magicznej Estymacji. Dosłownie kilka dni temu z zespołem w pewnej firmie, którą wspieram, zrealizowaliśmy takie ćwiczenie, czy taką technikę. Okazało się, że po pierwsze fajnie jest zrobić coś tak fajnego, o czym opowiemy w tym odcinku, ale też, że techniki szacowania i techniki pracy z Backlogiem, wycenę i też prognozowania wdrożenia, są jedną z rzeczy bardzo kluczowych i bardzo potrzebnych w wielu zespołach i w wielu organizacjach. Przewidujemy, że ten odcinek jest dedykowany przede wszystkim osobom, które pracują w rolach liderskich w zespole zwinnym, czy to Scrum Master, Product Owner. Jeśli korzystamy ze Scruma, czy może też kierownik projektu, lider projektu, lider zespołu, jeśli ze Scruma nie korzystamy lub jesteśmy trochę dalej od konkretnie tej techniki. Na próbę robimy ten odcinek, chociaż jest to odcinek 79. –  to ze zdziwieniem z Jackiem stwierdziliśmy, że nigdy nie robiliśmy też odcinka tak konkretnie o jednej technice, a konkretnie o jakichś podpowiedziach, jak coś przeprowadzić. Więc też sami z pokorą czekamy, czy prosimy – daj nam znać, czy taka formuła jest interesująca? Czy mamy poruszać też takie tematy, bardzo konkretnych technik, bardzo konkretnych podpowiedzi czy instrukcji, jak pewne rzeczy realizować?

Jacek: O czym dzisiaj powiemy? Powiemy, czym jest technika Magic Estimation. Już na wstępie opowiemy pokrótce taką instrukcję, jak przeprowadzić tę technikę. Następnie powiemy, kiedy ją stosować. Czym się różni od estymacji eksperckiej? Czym się różni od znanego, lubianego Planning Pokera? Powiemy kilka zdań o logistyce. Kiedy będziemy tę technikę wykorzystywać. No i na koniec standardowo podsumujemy pokrótce odcinek.

Kuba: To szybko przechodząc do sedna. Na początek definicja czym jest Magic Estimation? Jest to technika estymowania elementów zakresu pracy, która jest do wykonania. Jest to estymowanie bardzo wstępne. Najczęściej realizowane przez cały zespół, na bardzo wstępnym etapie prac. Może to być estymowanie zakresu pracy do najbliższego wdrożenia, do wersji MVP, a czasami jakiegoś ficzera, czy może też całego projektu. I inaczej niż zazwyczaj w naszych odcinkach, przedstawimy też od razu klarownie instrukcję ćwiczenia, tak jakbyśmy ją też przedstawili w konkretnym zespole. Tak jak przedstawiłem tę instrukcję w zespole kilka dni temu, zanim to nagranie zostanie przygotowane. Sądzimy, że taka struktura przekazania tych instrukcji, pomoże Ci w łatwiejszym odbiorze odcinka i jego dalszych treści, gdy trochę podywagujemy o różnych tutaj niuansach i szczególikach tej techniki. Więc na początek instrukcja i konkretnie zasady postępowania.

Jacek: Są cztery główne zasady, które warto przedstawić na początku. Po pierwsze wszystkie estymaty uzyskane w procesie estymowania są błędne. Porównujemy elementy między sobą. Czyli mówimy tylko o tym, co jest równe, ewentualnie co jest mniejsze lub większe. Warto pamiętać, że sesja Magic Estimation nie zastępuje znanych ze Scruma Refinementu, które są wykonywane przed Sprintami. Dążymy w tym ćwiczeniu do szybkiej i wstępnej oceny wielkości całego zakresu. 

Kuba: Sama sesja takiego Magic Estimation przebiega według dosyć ściśle przestrzeganych reguł gry. W pewnych konkretnych, jak ja to nazywam rundach. W pierwszej rundzie cały zespół dostaje Backlog czy listę elementów zakresu pracy, która jest do oceny, w postaci wydrukowanych kartek – jeśli robimy to w wersji stacjonarnej. Później jeszcze powiemy o wariancie on-line. Dostaje te kartki, każdy dostaje do ręki jakąś porcję, jakiś ułamek wybranych kawałków tego elementu zakresu i w absolutnej ciszy, bez żadnej komunikacji też niewerbalnej, każdy układa swoje kartki na jakieś osi wielkości zadania. Gdzieś na stole, na podłodze, może na ścianie, albo na jakiejś innej dużej powierzchni. Mamy pokazaną konkretną oś. Z jednej strony są rzeczy najmniejsze, małe. Z drugiej strony są rzeczy największe. Każdy ma indywidualnie w ciszy, w krótkim okresie – na przykład dziesięciu minut położyć swoje kartki tam, gdzie uważa, że one powinny się znajdować. Czyli każdy indywidualnie ocenia w ciszy, że coś jest małe, coś innego jest średnie, coś jest bardzo duże. Więc ląduje na skraju prawej strony tejże osi. I to jest pierwsza runda. W ciszy, maksymalnie 10 minut. Chyba że uda się rozdystrybuować ten Backlog szybciej. W drugiej rundzie, po tym jak wszyscy już poukładali swoje kartki na tej osi, przeglądamy kartki innych osób. Czyli ktoś inny ocenił, że kartka jest mała. Widzimy ją, że leży w tej części osi. Jeśli się nie zgadzamy z taką oceną wielkości, to przesuwamy tę kartkę, bez konsultacji z kimkolwiek, nadal w ciszy. Zaznaczamy tę kartkę kropką. Te kropki nam się teraz mogą przydać, bo jeśli jakaś kartka przez różne osoby jest przesuwana w lewo, w prawo, ktoś uważa, że małe, ktoś, że jest średnie, a ktoś inny, że jednak mała, a ktoś jeszcze, że duża, no to jest akurat sytuacja, w której ta kartka zbiera dużo kropek, bo każdy przesuwając tę kropkę stawia. Oznacza to, że to jest kartka do dyskusji. Kartka, która zbierze na przykład trzy kropki, czyli trzy, cztery różne osoby ją przesuwały, ustawiają ją w innym miejscu. Tak naprawdę, jednak musi być chwilę, krótko, ale przedyskutowana, bo jest bardzo duża różnica zdań. Wszystkie inne kartki ruszane tylko jeden lub dwa razy, albo wcale, są uznane za to, że już zostały umiejscowione w dobrym miejscu. Druga runda, również maksymalnie dziesięć minut, więc to jest bardzo intensywne ćwiczenie. Może się okazać, że nie każdy obejrzy każdą kartkę. To nie na tym polega. W trzeciej rundzie przechodzimy przez ułożone grupy. Jakieś kartki, które są zebrane jako bardzo małe. Może możemy do tego zastosować już stosowane w naszym zespole Story Pointy, jeśli je faktycznie mamy. Przechodzimy przez ułożone grupy i odpowiadamy sobie tak, jakby klastrami na pytanie – Czy faktycznie to są same najmniejsze? Czy to są same średnie? Czy to są same trzynastki, jeśli stosujemy Story Pointy? Tu już można chwilę dyskutować. Tu już jakby schowana jest ta zasada, że tylko w ciszy. Upewniamy się, że faktycznie w tych grupach są mniej więcej, faktycznie podobnej wielkości zadania. No i w czwartej rundzie na samym końcu upewniamy się, jak rozumiemy i jak rozstrzygamy te kontrowersje z tymi kartkami, które nazbierały kropek i są najbardziej niejasne. Ale tu również mocny nacisk na to, że podejmijmy decyzje szybko. Nie dyskutujemy za długo, bo do oceny wielkości mamy bardzo dużo elementów i to też nie jest to ćwiczenie, w którym musimy być bardzo, bardzo precyzyjni.

Jacek: Ja muszę przyznać, że słuchając Kuby, jest to bardzo dobry opis. W takim sensie, że też się wielokrotnie zastanawialiśmy, czy takie techniki, które potencjalnie wymagałyby jakiejś takiej dodatkowej wizualizacji, czy jesteśmy w stanie zaprezentować używając tylko głosu. Ale jakby jestem spokojny. To jest bardzo plastyczny opis. No i teraz może pojawić się pytanie, kiedy stosować tę technikę? To nie jest tak, że to jest uniwersalna technika do stosowania, kiedy tylko chcemy. Naszym zdaniem jest kilka momentów w trakcie życia zespołu, czy życia produktu, kiedy warto się nią zainteresować. Taki pierwszy intuicyjny moment, który warto rozważyć, jako moment użycia Magic Estimation, to jest, kiedy startujemy jakiś konkretny projekt, albo jakąś konkretną inicjatywę, albo wiemy, że będziemy pracować nad jakimś tam wycinkiem produktu. No i chcielibyśmy uzyskać bardzo wstępne oszacowanie. Czy na przykład nasze wyobrażenie, że jesteśmy to w stanie dostarczyć w trzy miesiące, czy to jest realne? 

Kuba: Ale oprócz startowania projektu, może być też taki moment, że potrzebujemy poznać datę, z tych, czy innych powodów. To mogą być rzeczy takie, albo raczej w odpowiedzi na pytanie Interesariusza, na przykład jakiś zarządzający ma ochotę się dowiedzieć, kiedy będzie kolejne wdrożenie. Ale to też mogą być bardzo takie obiektywne czynniki. Na przykład musimy zsynchronizować pracę zespołów, które nie pracują zwinnym trybie. Na przykład zespół marketingu przygotowuje reklamę telewizyjną, zespół Obsługi Klienta chce wiedzieć, kiedy musi być gotowy z nowymi procedurami pracy, które wynikają z naszego wdrożenia. Więc tutaj w zależności od branży, w zależności od typu projektu czy produktu, to mogą być bardzo różne i bardzo obiektywne czynniki, które powodują, że jednak potrzebujemy wiedzieć, kiedy będziemy, albo chociaż przybliżenie poznać trochę z większym wyprzedzeniem. Nie możemy tak powiedzieć, że w dniu, gdy już skończyliśmy to dopiero zrobić, tadaaa mamy, to teraz wdrażamy. Bo się może okazać, że inni muszą też potrzebować większego wyprzedzenia czasowego.

Jacek: Kolejny moment, kiedy warto rozważyć użycie Magic Estimation, to jest moment, kiedy trzeba, bądź zrewidować zakres prac, bądź zrewidować datę wdrożenia. Często spotykam się z pomysłem, żeby spojrzeć na zakres, który początkowo planowaliśmy. W momencie, kiedy są sygnały na niebie i ziemi, że ta data pierwotna w jakiś też sposób uzyskana jest zagrożona. Wtedy można sobie ten zakres, o którym mówimy, w sensie od dzisiaj do tej konkretnej daty, po prostu w bardzo szybki sposób prześwietlić. Co może być podstawą do dalszych dyskusji. Zwykle gdzieś tam z okolic tego, co wchodzi w zakres oraz w jakim stopniu. Tak więc bardzo pomocne, jeśli mamy mało czasu, a więcej rzeczy do zrealizowania. 

Kuba: To, że mamy mało czasu, a więcej rzeczy do zrobienia, to może być też przypadek, gdy działamy w firmie według jakiejś formy planowanej Road Mapy. W niektórych organizacjach jest to bardziej ustrukturyzowane, w innych mniej. Ale zwłaszcza tam, gdzie taka Road Mapa oznacza też swego rodzaju przybliżenie. Co będzie w najbliższym czasie się działo? Co może będzie działo się na przykład w najbliższym kwartale, jeśli to jest też tak bardzo powiązane z kalendarzem. Choć nie tak niekoniecznie to polecamy, ale jest, jak jest. Takie Magic Estimation może pomóc nam ocenić wielkość danej inicjatywy lub nawet kilku inicjatyw, które gdzieś tam są równolegle rozpatrywane. No i na bazie pewnych założeń, na przykład założeń, ile jesteśmy w stanie jako zespół w ogóle przepracować, może nawet założeń, które będą też same w sobie podlegały pewnemu monitorowaniu. Jesteśmy w stanie, czy to jako cały zespół, czy to jakiś lider, Product Owner, ocenić ile inicjatyw, albo jaki procent zakresu, jakkolwiek to ujmiemy i ile jesteśmy w stanie na takiej Road Mapie pokazać i też dalej z tym organizacja może pracować.

Jacek: Powiedzieliśmy, kiedy stosować Magic Estimation, to teraz przejdziemy przez takie dwa popularne sposoby estymowania, Estymowanie eksperckie i Planning pokera. Zaczniemy od tego pierwszego i spojrzymy na to z takiej perspektywy pewnych różnic. Nie chcemy tutaj udowadniać, co jest lepsze, a raczej chcemy dać Ci obraz tego, co, kiedy, jakie są plusy, jakie są minusy. Tak więc gdy mówimy o porównaniu Magic Estimation do Estymacji eksperckiej, no to przede wszystkim warto zwrócić uwagę na to, że kiedy sięgamy do konkretnego eksperta, jeśli chodzi o uzyskanie estymaty. Czyli jest jakaś osoba, która ma bardzo dużą wiedzę o produkcie, bardzo długo jest w firmie. Być może w ogóle współtworzyła core tego produktu. No to nie musimy zwykle mieć tak dobrze przygotowanego Backlogu Produktu jak potrzebujemy mieć go przygotowanego pod Magic Estimation. Wynika to z tego, że w procesie Magic Estimation wiele osób z zespołu będzie brać kartki, o których Kuba mówił do ręki i na jakiejś podstawie te osoby będą musiały ocenić, jakie to jest duże, jakie to jest złożone. W przypadku kiedy pytamy eksperta, to bardzo często wystarczy tylko zarzucić pewien temat, a ekspert przez to, że jest ekspertem jest w stanie wiele rzeczy sobie dodedukować, no bo po prostu te rzeczy wie. 

Kuba: Ekspert nie myśli ekspert wie. Dla porównania ekspert prawdopodobnie przeprowadzi ten ciąg myślowy, jak duże to coś jest, samodzielnie. Magic Estimation jest techniką bardzo angażującą zespół, angażującą ją cały zespół. I tu zarówno w tym konkretnym przypadku, który gdzieś był inspiracją do tego, że poruszmy ten temat – czyli w tym zespole, o którym wspominałem na początku, jak i też we wszystkich innych poprzednich przypadkach, które przychodzą mi do głowy, gdy robię tego typu technikę. To jest w zasadzie praktycznie gotowy przykład, co to znaczy samoorganizacja, co to znaczy zaangażowanie całego zespołu. Jakie są też korzyści z tego, że wszyscy w tym uczestniczą? Bo różne perspektywy są uwzględniane. Wszyscy członkowie zespołu są istotni.

Jacek: Ostatnia różnica, która rozróżnia Magic Estimation o Estymacji eksperckiej jest taka, że ta pierwsza technika jest okazją do wymiany wiedzy w zespole. Oczywiście nie jest to jakiś super głęboki sposób na to, żeby tę wiedzę uzupełnić. Natomiast już samo przeiterowanie się przez te wszystkie elementy, których oceny dokonujemy, przeczytanie tego, co na tych kartkach tam jest napisane powoduje, że pewne wyobrażenie o tym, z czym będziemy się mierzyć powstaje i na przykład ktoś może wyjść z takiego estymowania z wnioskiem – Dużo mówiliśmy o obszarze (na przykład wystawiania faktur), a ja tak naprawdę kompletnie nie wiem, jak do tego obszaru podejść, nie mam w tym obszarze żadnego doświadczenia. I mając taką wiedzę, jesteśmy w stanie sobie zaplanować, jak tę wiedzę w zespole możemy uzupełnić. 

Kuba: Magic Estimation możemy też porównać do Planning Pokera, czyli bardzo popularnej metody uzyskiwania oszacowań w zespołach. Najczęściej w zespołach scrumowych dzieje się to na Refinemencie Backlogu Produktu, gdzie cały zespół korzystając, czy to z dedykowanych kart, czy w postaci jakiegoś pokazywania na palcach, czy poprzez jakieś aplikacje, uzyskuje po dyskusji w miarę zgodną ocenę wielkości – zadania tego konkretnego, które było omawiane. I tutaj Planning Poker w porównaniu do Magic Estimation jest metodą o wiele bardziej niezależną. Magic Estimation to jednak jest tylko pewien ułamek oceniany przez Ciebie samodzielnie, a potem kolejne osoby już widzą Twoją ocenę i względem niej się odnoszą, co może być sposobem na wpływanie na ocenę wielkości, no i trzeba albo mieć, albo bardzo silne zdanie samodzielne, albo mieć też dużą dozę asertywności, żeby stwierdzić, że nie to nie jest małe, to jest duże. Więc Magic Estimation może wpływać na ocenę również poprzez pewnego rodzaju sugerowanie. W Planning Pokerze dobrze przeprowadzonym, mamy jednak tę zasadę, że wszyscy naraz te oceny niezależnie od siebie pokazujemy, rozmawiamy o tych różnicach. No i dzięki temu być może osoba, która ma jakieś bardzo różne spojrzenie na sprawę może – po pierwsze sama to powiedzieć, a po drugie przekonać wszystkich pozostałych, że ma rację, a nie musieć się ukrywać ze swoją oceną.

Jacek: Planning Poker jest też o wiele bardziej żmudnym sposobem uzyskania wyceny. Magic Estimation u swoich podstaw ma to, że to ma być szybkie. Natomiast Planning Poker to jednak mogą być dyskusje dotyczące skrajnych oszacowań. Te dyskusje w zależności, jak zostaną zmoderowane mogą trwać. Mogą też prowadzić do kolejnej rundy i do kolejnej rundy. Tak więc nie jest niczym normalnym, że to może potrwać kilka minut. W skrajnych przypadkach dłużej. Chociaż też co do zasady uważam, że to powinno być jakoś sensownie ograniczone czasowo. Natomiast o wiele bardziej męczące jest też Planning Poker, godzinna taka Planning Pokera, moim zdaniem o wiele bardziej wysysa energię z zespołu, niż ta taka, jeśli mówimy o stacjonarnej wersji wręcz chodzona wersja Magic Estimation.

Kuba: I taka wyraźna ostatnia różnica, którą wymienimy między Magic Estimation, a Planning Pokerem, to to, że Magic Estimation jednak o wiele bardziej przybliżony do takiej istoty czy esencji szacowania relatywnego. Zwłaszcza jeśli sesje Planning Pokera mamy rozłożone na wiele Sprintów w długim okresie, to niestety możemy wpaść w taką pułapkę dosyć popularną, że te wyceny nie będą wcale takie w miarę wyrównane. Czyli te piątki, to czas w zależności od tego, kiedy to robimy wyceny, to te pięć Story Pointów, to czasem jest trochę więcej, trochę mniej. Tu w Magic Estimation bierzemy cały zakres wdrożenia projektu, cokolwiek tam rozpatrujemy. No i naprawdę jednocześnie porównujemy dosyć duże pule, te klastry są faktycznie naprawdę bardzo podobne do siebie. Co może prowadzić do tego, że oczywiście jak już Jacek w pierwszej zasadzie wspomniał, te estymaty są błędne. Na pewno się pomyliliśmy. Ale mimo wszystko rozpatrujemy je w pewnych pulach, w pewnych takich wspólnych koszykach. Tam się też w praktyce najczęściej bardzo szybko pojawiają jakieś trendy, zwłaszcza na skraju tej osi bardzo małych zadań. To bardzo szybko wychodzi, że tu jest zmiana etykiety, tu jest zmiana etykiety i tu jest zmiana etykiety. I one są wszystkie tak samo trudne. Tak samo jakieś dwójki, trójki te rzeczy są naprawdę bardzo podobne i bardzo szybko widać pewien wzorzec, który może nie być wcale tak łatwy, gdy szacujemy tylko kilka elementów i bardzo rozłożony w czasie w Planning Pokerze. 

Jacek: I patrząc na to szacowanie takie eksperckie, na Magic Estimation, na Planning Pokera, możemy też pokusić się o taką ocenę wysiłku. Czyli, co od nas wymaga największego zaangażowania osób, które uczestniczą w takich sesjach. Najbardziej taki najmniejszy wysiłek wymagany jest przy użyciu tego szacowania eksperckiego. Tak jak Kuba mówił – ekspert wie. To jest najczęściej jakaś tam jedna osoba, do której idziemy. Jest jakaś tam rozmowa, być może oczywiście ekspert nie odpowie od razu. Być może będzie musiał zrobić jakieś rozpoznanie. Niemniej uznaliśmy, że to jest najmniej wysiłkowe. Magic Estimation tutaj jest naszym zdaniem na drugim miejscu. Czyli, no jednak angażujemy zespół, natomiast nie schodzimy tak niskopoziomowo, bo jak w Planning Pokerze. No i trzeci sposób uzyskiwania oszacowań, wymagający największego wysiłku, przede wszystkim dlatego, że znów mamy cały zespół i jednocześnie ta dyskusja –  większe, mniejsze i dlaczego, ona się odbywa per każdy element, który poddajemy oszacowaniu.

Kuba: Do tego, co mówisz, to jeszcze bym dodał ten wymiar Backlogu Produktu. Eksperckie szacowanie może tego Backlogu nie wymagać lub może go wymagać na jakimś bardzo pobieżnym, ogólnym poziomie. Magic Estimation jednak już wymaga dosyć drobiazgowych elementów Backlogu, co oczywiście zajmuje czas.  Planning Poker jest tutaj może nawet o kilka rzędów wielkości bardziej drobiazgowy, bardziej szczegółowy. Wchodzi się też detaliczne w te wszystkie niuanse, co powoduje, że ten proces może być bardzo żmudny. Ja to trochę tego odwrócę, w kolejności inaczej, niż o tym mówimy. W wielu przypadkach, gdy zespół jest poproszony o szacowanie, a jedyna metoda szacowania, jaką stosują to jest Planning Poker, no to umieją oszacować, jak dużo czasu potrzebują, żeby zdobyć jakiekolwiek oszacowanie. I to czasami idzie w kilkadziesiąt godzin, jeśli ten Backlog, czy ten zakres wdrożenia jest trochę większy. No i to po pierwsze brzmi jak marnotrawstwo, że spędzimy kilkadziesiąt godzin całego zespołu, żeby uzyskać datę, która może jednak nie jest wcale aż tak potrzebna. No może nie mamy tyle czasu, bo ta data potrzebna jest dosyć szybko, żebyśmy mogli skoordynować jakieś działania. I tutaj Magic Estimation może być jakimś takim fajnym środkiem. Dosłownie rozwiązaniem środka, czyli trochę dokładniejsze i trochę bardziej rzetelne, niż wystawienie palca na wiatr przez eksperta, ale też nie tak żmudne i długotrwałe przede wszystkim jak Planning Poker. Obiecaliśmy też w spisie treści przedstawionym przez Jacka, że zapomnimy trochę o logistyce wydarzenia. Bo jak też już słyszysz z instrukcji lub może możesz sobie wyobrazić, że to akurat jest technika wymagająca pewnego przygotowania. Czyli samo spotkanie jest dosyć dynamiczne, przebiega według bardzo konkretnej instrukcji, ale na pewno wymaga sporego przygotowania przez osobę lub osoby, które prowadzą taki warsztat i przedstawiają go całego zespołu. 

Kuba: Przede wszystkim bardzo potrzebne są wydrukowane elementy Backlogu, jeśli robimy to w wersji stacjonarnej. Czyli wszystkie te elementy, które będą podlegały temu rozkładaniu, przesuwaniu, kropkowaniu. To wszystko musi być gotowe przed ćwiczeniem, gotowe do wręczenia do ręki każdemu uczestnikowi. I to naprawdę nie jest czas, żeby teraz każdy przypisywał to, pisał na jakiś kartkach post-it. To naprawdę musi być czytelny, bardzo dobrze przemyślany wydruk. Najlepiej jeśli stosujemy jakieś narzędzia elektroniczne, to naprawdę zróbmy kilka prób, żeby te kartki były czytelne, żeby tam zawierały te informacje, które w tym Backlogu Produktu zostały zapisane, czy zostały wprowadzone. Druga rzecz taka bardzo logistyczna, która daje pewne wymagania co do tej przestrzeni, w której tu pracujemy. Jacek już to powiedział, że jest to bardzo chodzona technika, no bo tutaj te momenty, gdy wszyscy całym zespołem przeglądamy ten Backlog, tę długą oś, no to może wymagać bardzo konkretnej sytuacji. Na przykład długi stół, albo podłoga, na której możemy te rzeczy rozłożyć. Nie może to się odbywać w malutkiej salce, nie może to się odbywać na jakimś kwadratowym, okrągłym stole, gdzie nie ma wystarczająco dużej powierzchni. I coś z doświadczenia, również dokładnie z tych kilku dni temu. Niech to będzie wręcz za dużą powierzchnią. To znaczy, miejmy tam przestrzeń, żeby te kartki można było sobie spokojnie przesuwać, żeby tam było pewne wolne miejsce, czy tak bym powiedział trochę oddechu. Bo naprawdę w toku takiej ostrej układanki, to te zespoły potrzebują też możliwość sobie przesuwania i układania według swoich jakichś takich naturalnych odruchów, czy w takiej samoorganizacji.

 Jacek: Logistyka taka bardziej online’owa, zdalna również jest wymagana. Tutaj fajnie sprawdzają się narzędzia, które nas jakoś wybitnie nie ograniczają, jeśli chodzi o jakąś taką strukturę, w której musimy funkcjonować. Stąd wszelkiego rodzaju Murale czy Miro, czy narzędzia podobne zdają egzamin. Z tego względu, że możemy sobie tę płaszczyznę tam dowolnie kształtować. Niemniej to, co Kuba wspomniał o tym, że te kartki warto już mieć, no to ta sama zasada funkcjonuje w świecie zdalnym. Czyli no jakiś eksport tych elementów, które będziemy poddawać pod oszacowania należy zrobić. Te wszystkie takie nazwijmy to sloty, kubełki, do których będziemy wrzucać te nasze oszacowania, też musimy przygotować. Ustalić musimy też zasady, w jaki sposób będziemy te kropki stawiać, no bo to różne narzędzia mają różne możliwości. No i pewnie jeszcze trochę więcej detali warto byłoby przygotować. Nie mniej jakby konkluzja jest taka, że taki board, na którym będziemy pracować, no to on powinien być jasno przygotowany, przemyślany. No tak, żeby jakby już zespół dołączy na to, żeby tam nie było niespodzianek. Te luzy, o których Kuba mówił, no to akurat w tej przestrzeni zdalnej jesteśmy w stanie bardzo łatwo, zaznaczając konkretne elementy, przesuwać w prawo, w lewo, przenosić. Więc tutaj akurat to nie powinno być akurat problemem.

Kuba: I taki mój komentarz z boku do tego, że akurat tak jak jestem wielkim fanem stacjonarnych ćwiczeń, tak akurat Magic Estimation w wersji zdalnej przeprowadza się ciutkę prościej, bo po prostu trochę mniej ogranicza nas taka fizyczna przestrzeń. Naprawdę jeśli w zespole jest osiem osób, to te osiem osób może naprawdę przesuwać te kartki tak szybko, jak tylko chcą. Pewnie gdzieś ograniczeniem jest moment, gdy ktoś chce w kilka osób przesunąć jedną kartkę, to wtedy mogą natrafić na problem. No a w takim fizycznym wymiarze to mimo wszystko tam gdzieś ludzie się ze sobą gdzieś zderzają, tłoczą się. Nie da się aż tak intensywnie tego przeprowadzić, jak można to zrobić fajnie i wdzięcznie również ewentualne sprawy korygować, przesuwać czy nawet na końcu po prostu mieć pewien wynik. Jeśli jesteśmy w wersji wirtualnej jakiegoś narzędzia, gdzie te zapisy są od razu gotowe, no to jesteśmy naprawdę już bardzo blisko rezultatu takiego końcowego.

Jacek: Takie dwa końcowe przemyślenia jeszcze mamy z Kubą, którymi chcemy się podzielić. Pierwsze przemyślenia jest takie, że technika, o której się opowiadamy, pozwala dosyć łatwo odkryć, co jeszcze mamy do przepracowania, jeśli chodzi o te rzeczy, które znajdują się w potencjalnym zakresie. W szczególności te elementy, które zostały zdefiniowane jako takie najbardziej krążące po skali, albo wręcz lądujące pod znakiem zapytania, że nie do końca wiadomo, o co chodzi. To mogą być rzeczy, które nie tyle są niejasno zdefiniowane, co są na tyle jeszcze nie dookreślone, że może ta kartka znaczyć bardzo wiele. Więc takim pozytywnym efektem ubocznym jest to, że dowiadujemy się trochę o jakości tych rzeczy, które mamy do zrealizowania. Czy tam jeszcze potrzeba pracy, żeby dobrze dogadać, co ma być efektem? Czy to jest na tyle jasne, że właściwie nie ma już pytań?

Kuba: Drugim efektem ubocznym, który mógłby przebrzmiewać przez to co powiedziałem w instrukcji, to Story Pointy. W niektórych zespołach te Story Pointy są już ustawione i wtedy możemy na osi po prostu te Story Pointy położyć i prosić, żeby zespół rozkładał dokładnie wszystkie jedynki, wszystkie dwójki, wszystkie trójki. Ale w zespołach, których tych Story Pointów w ogóle nie ma, albo są one stosowane w jakiś sposób niedoskonały lub trzeba to poprawić, to Magic Estimation może być bardzo fajną techniką, żeby właśnie świadomie zbudować tę skalę lub przy okazji, gdy robimy to ćwiczenie również tę skalę w jakiś sposób ułożyć czy ugruntować. Czyli jeśli tych Story Pointów nie mamy lub chcemy na nowo zbudować kalibrację takiej osi, no to po prostu przy okazji Magic Estimation sobie bardzo konkretnie odpowiedzmy, co tu jest jedynką i też wybierzmy jakąś reprezentatywną jedynkę, jakiś element Backlogu, który wygląda na taki dosyć powtarzalny schemat. Pokazuje nam przykład tego, co to znaczy ten dany Story Point. 

Kuba: Podsumowując. Magic Estimation pozwala szybko estymować duże zakresy wydań kolejnych wersji produktu. Warto tę technikę stosować całym zespołem zwinnym. 

Jacek: Należy pamiętać, że uzyskane oszacowania są wyłącznie w pewnym przybliżeniem wielkości pracy, a nie gwarancją terminu jej realizacji. 

Kuba: Jednym z moich postanowień noworocznych, który w tym roku sobie zrobiłem to jest to, że wreszcie wydam książkę, o której ciągle tak wspominam, albo pisze w różnych miejscach. Książka będzie o tym, jak zmienić firmę na zwinną lub bardziej zwinną. Czyli jak zacząć wprowadzać metody zwinne, jeśli w tej firmie jeszcze ich w ogóle nie ma lub jak na bazie tego, co już jest tę zwinność pogłębić. Jeśli taka sytuacja Cię dotyczy, czyli jesteś osobą zaangażowaną zwinną zmianę w swojej firmie, albo ją nakręcasz, albo jesteś jej uczestnikiem, to zapisz się na listę mailingową na stronie zwinneorganizacje.pl. Dam znać Ci o tym, jakie są najbliższe daty kolejnych wersji książek. Może przekażę jakieś kawałki treści, ale też bardzo mocno interesuje mnie, jakie konkretne, szczegółowe zagadnienia z planowanej książki, które są na tej stronie wymienione interesują cię szczególnie mocno, bo chciałbym odpisać i dać znać, że takie właśnie fragmenty będą w tej książce. 

Jacek: Zdecydowanie polecam, żeby zapisać się na tę listę. Też jestem zapisany i też czekam na kolejne informacje. Chociaż jesteśmy w miarę z Kubą na bieżąco w tym temacie. Notatki do tego odcinka, transkrypcja, zapis wideo, a po kilku dniach również artykuł opisujący Magic Estimation, znajdziesz na stronie porządnyagile.pl/79. I to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki Kuba.

Kuba: Dzięki Jacek.

Jacek: I do usłyszenia wkrótce.