1 na 1 ze Scrum Masterem

Spotkania 1 na 1 to okazja do indywidualnej regularnej rozmowy, gdzie jedna osoba spotyka się bezpośrednio z drugą. Mogą być one bardzo wartościowe w kontekście pracy Scrum Mastera i członków zespołu. Kiedy warto stosować taką formułę w swoim zespole? Dowiesz się też jakie sytuacje – naszym zdaniem – mogą być pułapką przy tej formule.

Pytania o spotkania „jeden-na-jeden” ze Scrum Masterem padają od czasu do czasu w ramach mentoringów, jakie prowadzimy. Postanowiliśmy przyjrzeć się tematowi z bliska i podzielić naszą opinią w tej kwestii. 

Co ważne, nie będziemy poruszać tu samej idei spotkań 1 na 1, w których bierze udział pracownik ze swoim przełożonym. Odniesiemy się wyłącznie do spotkań, podczas których Scrum Master spotyka się w formule one-on-one z Członkami Zespołu Scrumowego.

Czym są spotkania 1 na 1?

Spotykaliśmy się z różnymi nazwami tego typu spotkań, np. 1:1, one on one, one to one, czy też face to face. Nie mniej bez względu na nazwę, są to regularne spotkania, typowo stosowane w relacji przełożony podwładny. Zazwyczaj jego celem jest feedback i popracowanie nad bieżącym rozwojem kompetencji danej osoby. Może to też być omówienie kwestii bardzo indywidualnych dla danej osoby, które nie nadają się do omawiania w większym gronie. Poruszane tematy mogą również dotyczyć jakiś dyskretnych spraw jak zmiany organizacyjne lub personalne. 

Kiedy spotkania 1 na 1 ze Scrum Masterem mają sens?

Widzimy 6 sytuacji, w których naszym zdaniem spotkania 1-na-1 Scrum Mastera z Członkiem Zespołu mają sens:

1. Gdy Scrum Master dołącza do nowego Zespołu, to tego typu spotkania mogą być dobrym elementem wzajemnego poznania się. Obie osoby mogą zobaczyć się z tej indywidualnej strony, zbudować relację i  zaufanie. Może to być też seria kilku spotkań, żeby się zrozumieć, porozmawiać o swoich motywacjach, zobaczyć perspektywę różnych osób. Jeśli któraś ze stron wykaże taką potrzebę, mogą zostać ustalone regularne spotkania 1 na 1. Więcej o początkach Scrum Mastera w nowym Zespole rozmawialiśmy w 12. odcinku podcastu.

2. W ramach współpracy Scrum Mastera z Product Ownerem dobrą praktyką jest organizowanie spotkań między nimi, bardziej lub mniej regularnie. Pozwolą one na przygotowanie się do konkretnych wydarzeń Scrumowych czy przedyskutowanie jakichś kwestii technicznych, czy kierunków rozwoju produktu. O współpracy Scrum Mastera i Product Ownera posłuchasz w odcinku 11 podcastu Porządny Agile.

3. W sytuacji, gdy o takie spotkanie prosi sam Członek Zespołu. Być może chce popracować nad czymś, przegadać pewne wątki lub poruszyć tematy relacyjne między nimi. Może to być też np. rozmowa o rozwoju zawodowym. Zwłaszcza jeśli rozmówca jest na pozycji juniorskiej, dla której Scrum Master będzie mentorem, podpowie kierunki pracy. Jest to możliwe zwłaszcza, jeśli SM ma doświadczenie na stanowiskach, które interesują Członka Zespołu. Scrum Master często ma też szerokie kompetencje miękki i może pomóc popracować nad problemami komunikacyjnymi, formułowaniem myśli lub facylitacją spotkań.
   
4. Aby zrozumieć niejasną sytuację, która pojawiła się w zespole i Scrum Master musi ją poznać lub wyjaśnić. Przykładowo Zespół dziwnie się zachowuje, dzieje się coś, co wzbudza niepokój, a Scrum Master nie wie co jest nie tak. Spotkania 1 na 1 będą dobry sposobem na “spróbkowanie” Członków Zespołu. Może to być dowiedzenie się bezpośrednio od nich, co się wydarzyło. Czasem będzie to zebranie różnych opinii i perspektyw, a następnie zbudowanie sobie pełniejszego i jaśniejszego obrazu sytuacji.
   
5. W Zespole zaistniał poważny problem i nie ma chęci poruszania go na forum. Są sytuacje, w których pewne kwestie warto przepracować indywidualnie. Może to być jakiś konflikt, uprzedzenia lub jakaś głęboko ukryta kwestia związana z procesem wytwarzania produktu.
   
6. Gdy Scrum Master przygotowuje nową osobę lub nowe osoby do roli Scrum Mastera w Zespole. Może tak się zdarzyć, gdy przykładowo szykuje swojego następcę, gdyż opuszcza zespół lub zmienia rolę. Przekazywanie wiedzy w relacji jeden na jeden będzie miało formę trochę mentorską, ale i bardziej ośmielającą do zadawania pytań.

Kiedy spotkania 1 na 1 mogą być pułapką i jak jej zapobiec?

Przyjrzyjmy się teraz sytuacjom i powodom, które mogą sprawić, że spotkania 1 na 1 Scrum Mastera z Członkiem Zespołu niekoniecznie będą odpowiednią formułą. Podzielimy się też pomysłami, jak rozwiązać ewentualne problemy, czy pułapki z tym związane?

1. Poczucie, że Scrum Master to manager zespołu. Jeśli Członek Zespołu w przeszłości praktykował ze swoim menadżerem spotkania w formule 1 na 1, to bardzo łatwo może postawić zbyt szybko znak równości pomiędzy Scrum Masterem a menadżerem. Skoro wcześniej to jego menadżer robił takie spotkania, a teraz robi je Scrum Master, to najprawdopodobniej też jest menedżerem. Nie jest to prawdą, ale niestety zachowania Scrum Mastera będą błędnie interpretowane przez tę osobę.

Aby uniknąć takiej pułapki, najlepiej ustalić czym jest 1 na 1, aby obie strony miały jasność celu tego spotkania i swoich ról w nim. Warto umówić się na bardzo klarowny kontrakt i przekazanie, po co się spotykamy i co chcemy razem osiągnąć.

2. Ryzyko stracenia widoku na zespół jako całość. Scrum Master wchodzi w bardzo indywidualne perspektywy. Patrzy oczami poszczególnych osób na innych członków zespołu oraz na sytuacje, które w Zespole zachodzą. Jest tu duże ryzyko, że Scrum Master da się wciągnąć w jakąś kwestię związaną z relacjami międzyludzkimi. Z tego powodu zatraci przejrzyste spojrzenie na Zespół jako na całość. To może mieć nawet trochę toksyczny wpływ na cały zespół, a także na samego Scrum Mastera.

Rozwiązaniem tutaj będzie ustalenie, że na tego typu spotkaniach rozmawiamy tylko o osobach obecnych na tym konkretnym spotkaniu. Jeśli musimy mówić o zespole, rozmawiamy o nim jako o całości. W szczególności warto zwrócić uwagę, żeby unikać komentowania i budowania sobie założeń o innych osobach. Przestrzegamy też przed wykorzystywaniem tego spotkania, żeby narzekać i marudzić.

3. Zdublowanie Retrospektywy. Spotkania 1 na 1 mogą zachęcać do zwierzania się, komentowania, narzekania czy wskazywania wszelkiego rodzaju problemów. To droga do przeświadczenia, że spotkanie ze Scrum Masterem jest idealnym miejscem do wytknięcia błędów w procesie i szukania usprawnień. I jak już się to przedyskutuje to, po co iść na Retrospektywę. Przy okazji koncepcja pracy zespołowej, w której wszystkie głosy są brane pod uwagę, zostaje tu mocno osłabiona.

Jako rozwiązanie proponujemy świadome ustalanie kolejnych kroków w ramach omówionego tematu. Jeśli zdarzy się sytuacja, że ktoś będzie miał potrzebę ponarzekać, to nie zostawiajmy żadnych niedomówień. Sytuacja sama magicznie się nie rozwiąże, tylko dlatego, że Scrum Master już wie. Dlatego należy zaproponować, że wyciągniemy temat na Retro. Jeśli to sprawa, której nie chcemy poruszać na forum, to wyjdźmy ze spotkania z wiedzą, co dalej z tą kwestią robimy.

4. Odkładanie pilnych tematów do kolejnego spotkania. Regularność spotkań może powodować, że zamiast jak najszybciej omówić pilne sprawy, czekamy te kilka dni, które zostały nam do spotkania 1 na 1, aby nie zawracać głowy drugiej strony. W przypadku naprawdę ważnych tematów te kilka dni może być kluczowe. Problem, który wykryliśmy, za kilka dni będzie jeszcze większy i trudniejszy do rozwiązania. Sytuacja może się pogorszyć lub za kilka dni przestanie mieć sens, bo należałoby ją omówić na świeżo, tuż po jej zaistnieniu.

W celu uniknięcia takiego scenariusza wprowadź zasadę otwartości na spotkania spontaniczne. Potrzebne będzie też promowanie otwartej komunikacji, inicjowania spotkań wtedy, kiedy i tak często, jak są potrzebne.

5. Zabierają dużo czasu. Takie spotkania mogą być czasochłonne dla uczestników, a zwłaszcza dla Scrum Mastera, bo to on musi się spotkać ze wszystkimi osobno. Może to mu zabrać sumarycznie nawet cały dzień i pojawia się zatem pytanie, czy te spotkania to wartość dodana, patrząc na inwestycję czasową.

Rozwiązaniem będzie uwzględnienie możliwości odrzucenia spotkania i organizowanie go tylko, gdy jest potrzeba. Nie będą one po prostu obligatoryjne, czy wymuszone. Można też umówić się z zespołem, że spotkania 1 na 1 nie będą ustawiane domyślnie z automatu, tylko wówczas jak poczujemy potrzebę, każdy może je zainicjować i zaprosić do rozmowy drugą stronę.

6. Wrażenie, że spotkanie jest sztuczne. Formalne zaproszenie, niejasna formuła lub brak konkretnego wątku do poruszenia może powodować, że spotkanie będzie odbierane jako przykry obowiązek. Sztuczność ta może uwidaczniać się jeszcze bardziej w realiach zdalnych i będzie ona utrudniać osiągnięcie jakichkolwiek efektów, np. zacieśniania relacji czy budowania zaufania.

Dlatego warto po prostu szukać okazji do swobodnej rozmowy, np. podczas śniadania, kawy czy zaproszenia na wspólny spacer. Takie mniej formalne warunki rozluźnią atmosferę, a obie strony będą się czuć trochę swobodniej w dzieleniu się przemyśleniami czy komentarzami.

Podsumowując, trudno jest jednoznacznie powiedzieć, że spotkania 1 na 1 ze Scrum Masterem są niezbędne lub wręcz przeciwnie, zabierają tylko cenny czas. Sugerujemy wspólnie w ramach zespołu porozmawiać o dostępnych opcjach, ryzykach i preferencjach członków. Na tej podstawie ustalić najoptymalniejszą dla Was formułę.

Na sam koniec zapraszamy na jesienną edycję Prawdziwych Przypadków Scrumowych. Odbędzie się ona 3-4 października w Warszawie. Kolejna grupa przepracuje case studies bazujące na realnych historiach zespołów, z którymi współpracowałem albo których byłem częścią. Poruszane będą całkowicie nowe przypadki, więc osoby, które były na poprzednich edycjach, również mogą dołączyć.  Jeśli chcesz wspólnie z praktykami Scruma przepracować jakieś wątki, popatrzeć na sprawy, które zdarzają się w zespołach z różnej perspektywy, a także podzielić się też wiedzą i posłuchać praktyków to możesz się zapisać na 202procent.pl/przypadki-scrumowe.

Dodatkowe materiały

• Scrum Master w nowym zespole
• Współpraca Scrum Mastera z Product Ownerem

Transkrypcja podcastu „1 na 1 ze Scrum Masterem”

Jacek: Wracamy z Kubą po krótkiej przerwie od nagrywania. Z tego względu, że nazbierało nam się sporo tematów z klientami, realizowaliśmy programy szkoleniowe dla różnych firm, składające się z wielu elementów, takie jak szkolenia Agile Mindset i Agile Leadership oraz dedykowane warsztaty dla menadżerów, których celem zwykle było wypracowanie usprawnień organizacyjnych. To był bardzo intensywny, ale też wartościowy okres, po którym cieszymy się, że możemy wrócić przed mikrofon.

Kuba: Więc jeśli widzisz, że od jakiegoś czasu nie było aktualizacji z naszej strony, to nie jest wada appki podcastowej, tylko niestety wspólna nasza praca. Miało to swoje zalety, ale miało też tę wadę, że niestety nie nagrywamy. No ale przejdźmy do rzeczy. 109. odcinek przed Tobą. Sens tego odcinka jest zawarty w tytule, 1 na 1 z Scrum Masterem. Spotykam się czasem z pytaniem, najczęściej w ramach mentoringów indywidualnych, czy początkującym, czy rozwijającym się Scrum Masterem lub Scrum Masterką, o to jak przeprowadzić spotkanie 1 na 1. Czasami pytanie jest jeszcze bardziej precyzyjne. Jak zrobić, żeby ono nie było dziwne? Jak zrobić, żeby developer chciał na nim się pojawić? Jak poradzić sobie z jakąś niechęcią, które ewentualnie na takim spotkaniu może się pojawić? Widzę tutaj kontrowersje. Widzę też takie domyślne założenie, że takie 1 na 1 w ogóle jest potrzebnym narzędziem, że trzeba je robić. Niektóre osoby tak sobie to mocno ustawiają. Więc ponieważ temat jest nieoczywisty dla każdego, to postanowiliśmy to poruszyć w tym nagraniu i będzie to temat całego naszego odcinka. 

Jacek: Warto doprecyzować, że ten odcinek nie jest o samej idei spotkania 1 na 1, gdzie zwykle bierze udział lider ze swoim przełożonym, albo dwie osoby równe sobie w organizacji. Jest to typowo sytuacja, w której Scrum Master spotyka się w formule jeden na jeden z członkami zespołu Scrumowego. 

Kuba: Więc przechodząc do spisu treści odcinka, na początek zdefiniujemy co mamy na myśli pod hasłem spotkania 1 na 1. Potem podamy przykłady, gdy naszym zdaniem spotkanie 1 na 1 Scrum Mastera z członkiem zespołu ma sens. Potem wskażemy przypadki, gdy sądzimy, że takie 1 na 1 mogą być pułapką i damy też nasze praktyczne rekomendacje jak z takiej pułapki wybrnąć. 

Jacek: Przypominamy, że jeżeli chcesz pogłębić wiedzę jeszcze bardziej niż robimy to w podcaście, to nasze płatne produkty znajdziesz na stronie porzadnyagile.pl/sklep. 

Kuba: I tak jak obiecałem spisie treści, definicja Czym jest w ogóle 1 na 1? Być może jako osoba pracująca w organizacjach już z tym się spotykasz i to jest dla Ciebie oczywiste, ale zakładamy też, że w niektórych organizacjach to może być stosowane pod innymi nazwami. Ja przez operowanie w kilku organizacjach spotykałem się z różnymi nazwami. 1 na 1, on on one, one to one. W niektórych firmach nazywa się to też face to face. Jest to rodzaj regularnego spotkania, typowo stosowanego w relacji przełożony podwładny. Czyli spotkanie z moim szefem albo spotkanie z moimi pracownikami. W zależności od tego, z której perspektywy na to spotkanie spojrzeć. Jest to spotkanie po to, żeby omówić bieżące sprawy. Często jest to spotkanie też do tego, żeby popracować nad bieżącym rozwojem kompetencji danej osoby, wesprzeć jakiś program rozwojowy, które ta osoba realizuje. Być może są wątki do przegadania nienadające się na forum szerszego zespołu, jakieś kwestie bardzo indywidualne dla danej osoby. Może też jest temat przygotowania jakichś nadchodzących zmian organizacyjnych albo personalnych, które też wymagają raczej takiej dyskrecji i takiego spokojnego przegadania wątków w tej formule bezpośredniej. Spotkanie 1 na 1 też często służy do przekazania informacji zwrotnej. Zwłaszcza tej takiej rozwojowej, która może się nie nadawać na to, żeby w szerokim gronie omawiać rzeczy, które zdaniem inicjatora rozmowy nadają się do jakiegoś usprawnienia. Więc jest to spotkanie typowo w narzędziowniku menedżerskim. W niektórych organizacjach stosowane po prostu rutynowo, na zasadzie domyślnego sposobu pracy przełożony podwładny. 

Jacek: I przechodzimy do konkretów. Czyli kiedy naszym zdaniem spotkania 1 na 1 Scrum Mastera z członkiem zespołu mogą być przydatne? 

Kuba: Przede wszystkim tak zaczynając chronologicznie od początku wydaje się, że taka formuła 1 na 1, może być dobrym elementem zapoznania się w zespole. Czyli Scrum Master zaczyna pracę w danym zespole, dołącza do zespołu, który już istnieje albo zaczyna funkcjonować w zespole, który w ogóle jest stworzony od zera. No i żeby poznać ludzi, ale też, żeby dać się poznać z tej indywidualnej strony i zbudować jakąś relację, zbudować jakieś zaufanie. To tutaj może mieć sens zapoczątkowanie tego spotkania jeden na jeden i to właśnie rozumianego jako pewne regularne spotkanie. Czyli gdzieś kilka, seria kilku co najmniej spotkań, żeby się poznać, zrozumieć, porozmawiać o swoich motywacjach, popatrzeć na sprawy z perspektywy poszczególnych osób. Nie będę się tutaj dłużej rozwodzić na takim wejściu do zespołu, bo poświęciliśmy na to cały odcinek już dawno temu nagrany. Odcinek 12., do którego odsyłam. Będzie też link do niego w notatce do odcinka. 

Jacek: Drugim przypadkiem, kiedy spotkania 1 na 1 Scrum Mastera z członkiem zespołu mogą mieć sens, są w ramach współpracy Scrum Mastera z Product Ownerem. Oczywiście forma 1 na 1 jest tutaj do omówienia, do dogadania. W szczególności kwestia jakiejś regularności czy spontaniczności tego konkretnego spotkania. Natomiast niewątpliwie obserwujemy, że praktyka rozmów jeden na jeden z Product Ownerem celem przygotowania się do konkretnych wydarzeń Scrumowych czy celem podyskutowania o tym, jak dalej, jakimi technikami, w którą stronę będziemy szli z zespołem, niewątpliwie jest sensowną okazją. O samej współpracy Scrum Mastera i Product Ownera również mamy nagrany odcinek. Również jest to odcinek już wiekowy, ale nadal smakowity. To jest odcinek 11., do którego link, podobnie jak do 12. dołączymy do notatki. 

Kuba: Trzeci przypadek, gdzie wydaje się, że spotkania jeden na jeden mogą mieć spore uzasadnienie. To przypadek, gdy o takie spotkanie prosi ktoś z zespołu. Czyli spotkanie jest zainicjowane z inicjatywą, propozycją takiego spotkania wychodzi dana osoba z zespołu. Prosi Scrum Mastera z jakiegoś powodu, żeby popracować nad czymś, przegadać pewne wątki i to są jakieś wątki lub temat, który wymaga pewnej serii spotkań. Co to może być w szczególności? I tutaj mamy parę takich przykładów bardzo zbieżnych. To przede wszystkim może być np. rozmowa o rozwoju zawodowym, zwłaszcza w relacji takiej juniorskiej. Czyli np. członek zespołu jest na razie mniej doświadczony, ale bardzo świadomy na temat tego, że chce się rozwijać zawodowo i np. Scrum Master ma jakiś potencjał w sobie, który powoduje, że to jest osoba, z którą warto popracować. To może być z jednej strony jakieś dotychczasowe doświadczenie zawodowe osoby, która pełni odpowiedzialność Scrum Mastera. Na przykład wcześniej to był tester albo programista. I może z tej perspektywy tę osobę rozwijającą się wesprzeć w rozwoju. A Scrum Master też najczęściej ma duży potencjał po tej stronie miękkiej. Więc tutaj również to może być rozszerzające. Nawet nie tylko junior, ale dowolny członek zespołu może np. chcieć popracować nad swoją stroną komunikacyjną, przekazywania feedbacku, formułowania myśli. I tu Scrum Master może być fajnym partnerem do takiej rozwojowej rozmowy. No bo skoro Master jest w zespole w miarę na bieżąco, żeby nie powiedzieć ciągle, więc też będzie dobrą osobą do przedyskutowania pewnych wątków, wskazania pewnych możliwości. No i są osoby w zespołach, które z pełną świadomością proponują wejście w taką relację. Podkreślę z własnej inicjatywy. 

Jacek: Kolejny przypadek, kiedy warto wykorzystać formułę 1 na 1. Jest sytuacja, kiedy jako Scrum Master chcemy zrozumieć niejasną sytuację w zespole. Może to być przypadek, kiedy zaczynamy obserwować zespół i pojawiają się jakieś taki e niespodziewane reakcje. Zespół, można powiedzieć się dziwnie zachowuje. Dzieje się coś, co wzbudza w nas niepokój, że być może jest coś, czego nie wiemy, czego nie rozumiemy, czego nie dostrzegamy. I wtedy narzędzie pod tytułem 1 na 1 może być fajnym sposobem, żeby spróbkować członków zespołu. Na zasadzie, pogłębić swoje zrozumienie problemu, dowiedzieć się czegoś nowego i na tej podstawie zbudować sobie jaśniejszy, pełniejszy obraz tego, co konkretnie dzieje się w zespole. 

Kuba: Bardzo podobna myśl to sytuacja, gdy w zespole problem jest ewidentny. Czyli to, co Jacek mówił, to jest takie próbkowanie, próba odkrycia, co tu jest w ogóle grane, bo coś się dzieje dziwnego. No ale są też sytuacje, gdy problem będzie ewidentny. Tutaj piąty przypadek, gdy naszym zdaniem 1 na 1 będzie uzasadnione, to to gdy w zespole jest poważny problem i ten poważny problem nie jest przegadywany w zespole, na forum, jest jakimś tematem tabu. Na przykład dobrałem odpowiednią technikę na Retro, temat został zgłoszony, ale np. niepodjęty. Albo próby rozmowy na poziomie całego zespołu jednak nie przynoszą odpowiednich rezultatów. Być może wtedy odpowiednim środkiem będzie dobór pracy indywidualnej, przepracowanie jakiegoś wątku. Teraz nie chcę wchodzić za duże szczegóły, no ale faktycznie spotykamy czasem zespoły, które albo mają jakiś głęboki konflikt, albo jakąś głęboko ukrytą kwestię związaną z procesem wytwarzania ich produktu. I wtedy faktycznie, zwłaszcza jeśli nie ma na razie w zespole umiejętności i doświadczenia przepracowania wątku na poziomie całego zespołu, to trzeba przegadać temat indywidualnie. Przepracować go w jakimś cyklicznym podejściu, tak, żeby zespół też gdzieś tutaj się ośmielił, albo przygotował do tego, żeby temat wreszcie rozwiązać jako całość. 

Jacek: I ostatni przypadek, kiedy 1 na 1 Scrum Mastera z członkiem zespołu może mieć sens. To jest sytuacja, kiedy Scrum Master przygotowuje nową osobę lub nowe osoby do roli Scrum Mastera w zespole. Może być to sytuacja, w której Scrum Master świadomie szykuje swojego następcę. Być może zmienia zespół, być może zmienia role w organizacji, być może w ogóle opuszcza organizację. No i chce przekazać swoją wiedzę trochę w takiej relacji, jak Kuba już wspominał, trochę takiej mentorskiej, wspomagającej konkretnej osobę bądź konkretnym osobom z zespołu. W szczególności w tym przypadku, jeśli mówimy tutaj o wielu osobach. Czyli w sytuacji, kiedy zespół ma apetyt na wzięcie odpowiedzialności za proces bez posiadania wyraźnej odpowiedzialności Scrum Mastera skupione na jednej osobie, no to takie rozmowy 1 na 1 z różnymi osobami mogą mieć szczególny sens. Z tego powodu, że zrozumienie Scruma może być bardzo różne w zależności od tego, jak bardzo ktoś się tym tematem interesował wcześniej. 

Kuba: Podsumowując, wymieniliśmy sześć przypadków, gdzie naszym zdaniem 1 na 1 ze Scrum Masterem ma całkiem spore uzasadnienie. Przypomnę, że jest to element zapoznania się w zespole, współpraca z Product Ownerem, spotkanie na wyraźną prośbę kogoś z zespołu. Spotkanie, gdy trzeba zrozumieć jakąś niejasną sytuację w zespole. Spotkanie, gdy w zespole ten problem jest już ewidentny, poważny i nie umie zespół go rozwiązać wspólnie. No i ten ostatni wątek wspomniany przez Jacka, czyli przygotowanie nowej osoby do roli Scrum Mastera. Natomiast żeby nie było tak różowo, widzimy też kontrowersje. Czyli są przypadki, gdy 1 na 1 ze Scrum Masterem jest uzasadnione, ale są też sytuacje, gdzie 1 na 1 może nie być odpowiednią formułą. Do każdego z tych przypadków podamy też konstruktywną poradę, na co warto uważać albo jak rozwiązać ten potencjalny kłopot, czy potencjalną pułapkę i sprawić, żeby spotkanie 1 na 1 jednak było wartościowe.

Jacek: Pierwszy powód, dla którego 1 na 1 może być nieodpowiednią formułą, jest taki, że może dać poczucie, że Scrum Master to menadżer zespołu. Jeżeli ktoś w przeszłości pracował ze swoim menadżerem i odbywało się to w formule 1 na 1, to bardzo łatwo zbudować sobie taką kalkę myślową. Na zasadzie to jest taka sama sytuacja, jak wcześniej, której doświadczyłem czy doświadczyłam. No i niestety może postawić zbyt szybko znak równości pomiędzy Scrum Masterem a menadżerem. Na takiej zasadzie, że skoro mój menadżer robił takie spotkania ze mną, to skoro Scrum Master takie spotkania robi, to najprawdopodobniej też jest menadżerem. Co oczywiście jest najczęściej nieprawdą. A druga sprawa jest taka, że może to spowodować, że pewne zachowania Scrum Mastera będą błędnie interpretowane przez konkretną osobę w zespole.

Kuba: I jak sobie poradzić z tą pułapką? Mocno podkreślam, na starcie umówienie się czym jest 1 na 1. Czyli tutaj nie zakładajmy, że skoro nawet w firmie dzieją się jakieś 1 na 1 np. z przełożonym, albo że wszyscy wiemy co to jest 1 na 1, bo przecież to w każdej firmie się robi. Nie wychodźmy z takiego założenia, bo nie w każdej firmie się to robi i nie w każdej firmie wygląda to identycznie. Więc tutaj potrzebny jest bardzo klarowny kontrakt na spotkanie, na początku serii współpracy tego typu. Bez zakładania czegokolwiek. Bardzo prostym językiem, jak najprostszym językiem powiedzenie po co jest to spotkanie? Po co my się spotykamy? Co chcemy razem na nim osiągnąć? Jakimi regułami wiąże się to spotkanie? I być może również dodanie tych reguł, które jeszcze dołożymy w kolejnych punktach tego odcinka. 

Kuba: Druga możliwa kontrowersja ze spotkaniem 1 na 1 to ryzyko, że straci się widok na zespół jako całość. Im bardziej rozmowy są indywidualne, im bardziej też Scrum Master się daje wciągnąć taką bardzo indywidualną perspektywę, takie indywidualne rozkminy, oczami poszczególnych osób patrzy na cały zespół. czy na sytuacje, które w nowym zespole się toczą, tym bardziej jest ryzyko, że damy się wciągnąć. Dam się jako Scrum Master wciągnąć w jakąś kwestię związaną z może jakimiś relacjami międzyludzkimi, jakąś taką indywidualną perspektywę, która akurat nie jest potrzebna tak bardzo Scrum Masterowi, jak moim zdaniem jest potrzeba widzenia efektywności zespołu jako całości. Doskonalenia się zespołu, samozarządzania się tego zespołu, więc wszystkich takich aspektów, gdzie zespół jest takim zbiorowym bytem, a nie sumą pojedynczych indywidualnych perspektyw. Aż do takiego stopnia perspektyw, które mogą być takie wręcz trochę toksyczne, zaraźliwe. Ktoś tam dużo narzeka, ktoś tam widzi wszędzie wady u innych osób. Takie rozmowy 1 na 1 mogą być bardzo różne, zwłaszcza jeśli są bardzo nieustrukturyzowane.

 Jacek: Rozwiązaniem i zasadą, które warto wprowadzić jest ustalenie, że na tego typu spotkaniach rozmawiamy tylko o osobach obecnych na tym konkretnym spotkaniu lub rozmawianie o zespole jako całości. Czyli skupienie się na komunikatach „ja” lub skupienie się na komunikatach typu „my”, my jako zespół. W szczególności warto zwrócić uwagę, żeby unikać komentowania i budowania sobie założeń o innych osobach czy po prostu wykorzystywania tego spotkania, żeby narzekać, marudzić. W szczególności, jeżeli to nie miałoby prowadzić do żadnych konkretów. 

Jacek: Kolejne ryzyko, które płynie z prowadzenia rozmów 1 na 1, jest takie, że może stworzyć poczucie, że dublujemy Retrospektywy. Miejsca 1 na 1 mogą zachęcać do zwierzania się, komentowania, narzekania czy wskazywania wszelkiego rodzaju problemów, pułapek. I w głowach niektórych osób może pojawić się skrót myślowy, że właściwie, jeżeli chcę coś usprawnić w procesie, albo chcę w gorszym wariancie ponarzekać sobie na proces, to ta godzinka ze Scrum Masterem to jest właśnie ten, to jest ten czas. I z jednej strony może zostać wypatrzony sens Retrospektywy. Po co mam iść na Retrospektywę, skoro już wszystko powiedziałem Scrum Masterowi czy Scrum Masterce. No i jednocześnie też zabija w pewnym sensie koncepcję pracy zespołowej. Bo jeżeli ja o problemach opowiadam tylko w relacji 1 na 1, to tak naprawdę mogę usłyszeć swój głos albo głos Scrum Mastera. No i tracimy to, co jest esencją Retrospektywy, w takim sensie, że uczestniczą wszyscy, no i wszystkie głosy, wszystkie pomysły są brane pod uwagę. 

Kuba: Tutaj możliwym rozwiązaniem jest bardzo świadome decydowanie, jakie są dalsze kroki z omówionym tematem. Pewnie nie zatrzymamy tego momentu, gdy ktoś w przypływie szczerości zacznie trochę narzekać. Natomiast myślę, że najbardziej kluczowe jest to, żeby sobie po zakończeniu takiego wątku jasno powiedzieć OK. Co w związku z tym robimy? Żeby tutaj nie było takiego wrażenia, albo takiego niedomówienia, że skoro już Scrum Masterowi lub Scrum Masterce powiedziałem, co sądzę o tej sytuacji, to już w zasadzie już automatycznie zaczną się jakieś działania w związku z tym wydarzać. Myślę, że tutaj domyślnym trybem mogłoby być założenie, że decyzja jest taka, że wyciągniemy temat na Retro, albo Ty, drogi członku zespołu, wyciągniesz wątek na Retro i sobie pogadamy. Ewentualnie jako Scrum Master mogę podbić, mogę, mogę przygotować dobrą technikę, żeby sprawa wyszła. No ale żeby właśnie uniknąć tego wielkiego ryzyka duplikatu Retrospektywy nie sprawiajmy wrażenia albo nie zostawiamy niedomówień na temat tego, co się z tym konkretnie wydarzy. Jest też może czarniejsza strona, że być może osoba, która nam się zwierzyła w przypływie szczerości, jednak nie chce, żebyśmy cokolwiek z tym robili. To też dobrze byłoby bardzo klarownie wyczyścić i po prostu wspólnie podjąć decyzję, co z tym robimy. 

Kuba: Czwartą możliwą kontrowersją, związaną ze spotkaniami 1 na 1, to odkładanie pilnych tematów do kolejnego spotkania. Tutaj może być ofiara cykliczności, czy regularności tych spotkań w postaci takiej, że mamy jakiś ważny temat, jestem członkiem zespołu, a może jestem właśnie Scrum Masterem i mam coś do kogoś. No ale przecież za trzy dni się spotkamy na 1 na 1, bo tak mamy w kalendarzu, więc nie będę Ci zawracać głowę i się wtedy dopiero spotkamy i wtedy sobie to przegadamy. I tutaj możemy stracić okazję. Albo jeśli to jest coś, co gdzieś tam się odbudowuje, to być może za parę dni to będzie jeszcze gorzej, niż jest dzisiaj. Albo np. to było coś punktowego i tak po paru dniach to już np. jakiś feedback czy jakaś obserwacja, czy jakiś komentarz przestaje mieć sens.  W najczarniejszym scenariuszu, wręcz zakładamy sobie jakąś taką regułę ograniczenia komunikacji, bo przecież się komunikujemy. Czyli cykliczne spotkanie, które ma jakiś tam cel, powoduje, że przestajemy ze sobą rozmawiać w sytuacjach, gdy jest to z potrzeby chwili potrzebne tu i teraz.

Jacek: To, co warto wprowadzić, to zasada spontanicznych spotkań. Czyli zamiast tej sztywności, o której Kuba mówił i pewnej takiej powtarzalności, trochę sztuczności, warto promować podejście, w którym komunikujemy otwarcie, że jesteśmy gotowi na spotkania spontaniczne, które są inicjowane wtedy, kiedy są potrzebne i tak często, jak są potrzebne. Czyli w tym przykładzie, który Kuba wspominał, jeżeli jest jakaś sytuacja, którą trzeba omówić teraz, to nie czekamy do kolejnego wtorku, tylko tak naprawdę inicjujemy to spotkanie, wiedząc, że jest taka otwartość. To może w szczególności oznaczać, że takie spotkania w zależności od tematu mogą być częstsze niż byśmy to założyli. Czyli przykładowo, być może pierwotne założenie było takie, że spotykamy się raz na Sprint. Tu konkretna sytuacja może spowodować, że spotkamy się nawet dwa albo trzy razy w trakcie Sprintu, jeżeli oczywiście będzie taka potrzeba. 

Jacek: Kolejny argument, który chłodzi pokusę regularności 1 na 1 Scrum Mastera z członkami teamów jest to, że jest to po prostu czasochłonne dla uczestników. W szczególności jest to czasochłonne dla Scrum Mastera prowadzącego. Myślę, że możemy założyć, że dla przeciętnego zespołu, właściwie jeden dzień w Sprincie śmiało może być poświęcony na takie spotkania. Jest to całkiem sporo czasu, ale to także jest czas poszczególnych osób w zespole plus jakiś czas przełączania kontekstu. Warto się zastanowić, czy ten czas zainwestowany w taką regularną rozmowę, która być może nie zawsze prowadzi do jakiś konkretów, czy too jest najlepiej wykorzystany czas, zarówno Scrum Mastera, który zwykle ma sporo do pracy, jak również członków teamu. 

Kuba: Rozwiązanie może być tutaj dosyć trywialne. Warto wśród zasad spotkania 1 na 1 wprowadzić też zasadę możliwości odrzucenia zaproszenia. Czyli też traktowanie całej sytuacji, że to jest zaproszenie z możliwością nieprzyjęcia. Więc to nie jest ani obligatoryjne, ani nie jest to wymuszone, albo w dobrym tonie, że koniecznie musi się odbyć. I później się zastanawiamy i drapiemy się w głowę, co tam dokładnie powinno się wydarzyć. Po prostu, jeśli ktoś ma ochotę i potrzebę, to się spotka. Może je inicjować każda ze stron. Natomiast jeśli z jakiegoś powodu w danym momencie tego czasu brakuje na inne rzeczy i nie ma żadnego poważnego powodu, żeby jednak wątki przegadać, no to po prostu dać sobie szansę, czy dać obu stronom możliwość odwołania tego spotkania albo odrzucenia zaproszenia na spotkanie, które już zostało zaplanowane. Czy rozszerzając to w ogóle, może po prostu w zespole się umówić, że jest taka opcja, jest taka możliwość spotykania się 1 na 1, ale nie jest ona obowiązkowa i trzeba wyraźny gest wykonać, żeby się spotykać, a nie, że tak jest domyślnie czy z automatu wszyscy dostają zaproszenia i później trzeba uzasadniać odwołanie. 

Kuba: I ostatnia kontrowersja. Jacek już ją trochę nawet nazwał. W ramach innego wątku to to, że 1 na 1 jako osobne spotkanie może być sztuczne. Może ta sztuczność też utrudnić osiągnięcie jakichkolwiek pozytywnych efektów, które mogą się dzięki takim regularnym spotkaniom pojawiać. Jeśli założyć pozytywny scenariusz, że tam jest budowanie jakiejś relacji, zaufanie, to może się okazać, że to nie do końca jest do zrealizowania na jakimś formalnym spotkaniu. W realiach stacjonarnych, gdzie idziemy do jakiejś salki i tam się zamykamy i ktoś robi jakąś formułę. W realiach zdalnych to jest jakieś tam spotkanie, z zaproszeniem w Outlooku, gdzie się zdzwaniamy i tak nie wiadomo kto ma zacząć jaką formułę. A jak wiadomo, że to Scrum Master poprowadzi to spotkanie, to być może jest ono poprowadzone według jakiegoś dosyć rutynowej konstrukcji, jakichś pytań, które być może druga strona nie do końca ich rozumie. Więc tutaj bardzo dużym ryzykiem jest taka właśnie sztuczna forma, która dobre idee zamienia w takie dosyć rutynowe, dziwne spotkanie, z jak to mówię, metalicznym posmakiem w ustach. Że niby wszystko jest jak trzeba, ale jest lekko, lekko, nie wiadomo o co chodzi.

Jacek: To, co warto zrobić zamiast, to poszukać okazji do swobodnej rozmowy. Mówiąc o swobodnej rozmowie mam na myśli nadal rozmowę jeden na jeden. Natomiast może ona wynikać z jakiegoś konkretnego pretekstu. Może się wyłonić ta potrzeba i może również przybrać dowolną formę. To może być rozmowa przy kawie w jakimś tam cichym zakątku, zakładając, że jesteśmy w biurze. To może być spacer, to może być wspólne śniadanie, może być lunch, kawa, cokolwiek, co jest bardziej casualowe, że tak powiem, po staropolsku. No i nie nosi tych znamion, o których Kuba powiedział, czyli pokój, sztywne ramy, formalne spotkanie zawodowe. Może być tak, że w ogóle taka bardziej luźna, niezobowiązująca atmosfera uruchomi też zupełnie inne komentarze. Może poprowadzić też rozmowę na zupełnie inne tory.

Jacek: Podsumowując. 1 na 1 to narzędzie pracy z zespołem, które może wzbudzać kontrowersje i być zrealizowane niedoskonale. Jako spotkania obligatoryjne, pochłaniające czas i o sztucznym przebiegu.

Jacek: Jeśli sytuacja, w której jesteś jako Scrum Master wymaga takich spotkań z członkami zespołu, rozważ następujące porady, by takie rozmowy wypadały lepiej. Umów się czym jest 1 na 1. Rozmawiaj o obecnych na spotkaniu. Decyduj, jakie są dalsze kroki z omówionym tematem. 

Kuba: Wprowadź zasadę spontanicznych spotkań. Daj możliwość odrzucenia zaproszenia i szukaj okazji do swobodnej rozmowy.

Kuba: I na koniec mała reklama. Otwieram oficjalne zapisy na jesienną edycję Prawdziwych Przypadków Scrumowych. 3., 4. października na żywo w Warszawie. Kolejna grupa przepracuje case studies bazujące na realnych historiach zespołów, z którymi współpracowałem albo których byłem częścią. Tym razem nowa edycja będzie bazowała na zupełnie nowych przypadkach, więc jest to oferta również dla osób, które już na poprzednich edycjach były i przepracowały wątki. Tym razem case’y już się nie będą powtarzały. Jeśli chcesz wspólnie z praktykami Scruma przepracować jakieś wątki, popatrzeć na sprawy, które zdarzają się w zespołach z różnej perspektywy, podzielić się też wiedzą i posłuchać, jakie rozwiązania mają inni uczestnicy, to zapraszam, 3-4 października w Warszawie. Zapisy na 202procent.pl/przypadki-scrumowe. 

Jacek: Natomiast notatki do tego odcinka, artykuł, transkrypcja, zapis wideo znajdziesz na stronie porzadnyagile.pl/109. 

Kuba: I to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki Jacek! 

Jacek: Dzięki Kuba i do usłyszenia wkrótce.